Принципы создания обзора в Outlook

Основное условие обзора – материализация информации. Все, что хранится только в голове – ненадежно. Как говорят военные, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Outlook выводит «материализацию» на качественно новый уровень по сравнению с бумагой, позволяя как угодно копировать и форматировать информацию.

Итак, ваши мысли и задачи «материализованы» в Outlook. Создание их оптимального обзора – задача противоречивая. Это всегда поиск баланса между противоположными требованиями:

· С одной стороны, в идеале вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.

· С другой стороны, информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.

Единственный способ справиться с этим противоречием при работе с бумажными документами – структурировать информацию, дробить ее на несколько папок. Что, естественно, затрудняет общий обзор всей информации, мешает видеть «картину в целом».

В Outlook такой подход также возможен. В классическом тайм-менеджменте существует понятие «ключевые области»: 7-9 основных направлений вашей деятельности, по которым можно организовать всю информацию и задачи. Простой способ сформировать для себя список ключевых областей – выписать на карточки как можно больше ваших типичных дел и задач, и раскладывать эти карточки на несколько групп по смыслу, перекладывая до тех пор, пока не получится достаточно убедительная структура. При желании внутри ключевых областей можно выделить еще несколько поднаправлений.

Рис. 2. Упорядочение задач по ключевым областям

На рисунке показана структура папок, организованных по «ключевым областям», которую я применяю для обзора «дальних» задач. В основном это полезные мысли и информация по соответствующим темам, которые необходимо время от времени перечитывать. Для обзора «задач к исполнению» такой метод не годится, поскольку Outlook не позволяет устанавливать «напоминалки» для задач, находящихся не в основной папке «Задачи». Кроме того, разложенные по этим папкам задачи невозможно видеть из «Календаря» встреч на неделю.

К счастью, в отличие от бумажных носителей, в Outlook есть более удобный способ разрешить «противоречие обзора». Это – настройка пользовательских представлений.

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рис. 3. Доступ к настройке представлений из меню

Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.