Оптимизация обзора с помощью категорий

Наша система будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.

2. Формы представления «to-do list» в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

1. Стандартные - по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские - те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Категории горизонтов планирования

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Выглядит это примерно так:

Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи элементарные, требующие одного действия (например, написать письмо или позвонить), и задачи-проекты (например, подготовить стандарт магазина), и полномасштабные проекты, растянутые на достаточно большой срок (например, создание сайта компании).

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на три категории в соответствии с горизонтами планирования:

Оперативные задачи – то, что нужно сделать сегодня, или задачи, требующие незначительных усилий по выполнению – написать письмо, позвонить, встреча и т.п.

Тактический горизонт – более сложные задачи, содержащие в себе несколько других.

Стратегический уровень – большие проекты и направления деятельности.

Давайте создадим такие категории – и на этом примере рассмотрим методику создания новых категорий. Чтобы задать категорию для задачи, нужно при ее создании нажать на кнопку «Категории…».

Вот окно создания задачи:

Очень важно при задании параметров задачи снять флажок опции «Оповещение». Оставить его можно только для тех задач, для которых это действительно необходимо – и делать это нужно продуманно и сдержанно, поскольку в противном случае не будет отбоя от напоминаний.

Оптимизировать расходы внимания на оповещения помогает простой прием: в качестве времени оповещения выбирать не дату события, а, например, утро ближайшей предшествующей субботы или другого дня, в который вы переносите «дозревшие» стратегические задачи в тактический раздел (напомним, что такой перенос является необходимым элементом МСВ-планирования). Благодаря такому подходу большинство напоминалок выпадают именно в тот день, когда вы «разгребаете» органайзер и планируете предстоящую неделю, и соответственно, можете присвоить всем «напомнившим о себе» задачам более точное время исполнения на предстоящей неделе.

Кнопка задания категории в увеличенном виде:

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Список содержит стандартные и уже созданные категории, которые можно выбрать, тем самым обозначив принадлежность к ним создаваемой задачи. Задача может принадлежать сразу к нескольким категориям – эту полезную возможность мы также используем в своих целях. Об этом будет сказано ниже.

Если в приведенном выше окне нажать на кнопку «Главный список категорий», то получим меню следующего вида:

Именно в нем можно удалить ненужные стандартные категории и создать пользовательские категории, отражающие ваши потребности. Например:

• Оперативка
• Тактика
• Стратегия

Для удобства обзора списка категорий, который всегда выводится в алфавитном порядке, полезно использовать цифры в названиях категорий. Например:

1_Оперативка, 1_Тактика, 1_Стратегия

2_Люди_Иванов, 2_Люди_Петров….,

3_Проекты_Промстроймаш,… и т.д.

Остается лишь добавить, что если вам нужно «окатегорить» большую группу накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам. После этого наш список задач примет вид: