Вправе ли налоговый агент вести учет доходов и налога на доходы физических лиц по форме, отличной от 1-НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ)?

Ситуация актуальна для отношений, возникших до 01.01.2011.

Налоговые агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ).

В силу п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, по форме, установленной Минфином России. При этом соответствующая форма Минфином России не утверждена.

Последняя форма (1-НДФЛ) налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц была утверждена на 2003 г. Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Может ли налоговый агент вести учет доходов и налога на доходы физических лиц по форме, отличной от 1-НДФЛ, законодательство не разъясняет.

По данному вопросу есть две точки зрения.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что для учета доходов, полученных физическими лицами, налоговые агенты могут использовать самостоятельно разработанную форму. Есть судебный акт, в котором указано, что налоговый агент не может быть привлечен к ответственности за представление сведений по форме, отличной от 1-НДФЛ. Аналогичная точка зрения выражена и в авторских работах.

В то же время ФНС России согласилась с мнением, высказанным Минфином России ранее (Письмо от 30.11.2006 N 03-05-01-04/322): до установления финансовым ведомством новой формы 1-НДФЛ учет доходов, полученных от налоговых агентов физическими лицами, нужно вести по форме, утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Подробнее см. документы

Позиция 1. Налоговый агент вправе вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, по самостоятельно разработанной форме

Письмо Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155

Разъясняется, что до установления Минфином России новой формы для учета доходов, полученных физическими лицами от налоговых агентов, последние могут использовать для этих целей самостоятельно разработанную форму или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ.

Письмо Минфина России от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6

Финансовое ведомство разъясняет, что налоговые агенты для учета доходов, полученных от них физическими лицами, могут использовать самостоятельно разработанную форму или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год".

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005

Суд установил, что налоговый агент был привлечен к ответственности по ст. 126 НК РФ за то, что представил инспекции документы, содержащие сведения об учете доходов, выплаченных физическим лицам, по неустановленной форме, а не по форме 1-НДФЛ. Суд указал, что привлечь к ответственности организацию нельзя, поскольку сведения фактически представлены.

Статья: Карточка 1-НДФЛ: налоговый регистр по НДФЛ ("Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 1)

Авторы разъясняют, что по ст. 126 НК РФ могут оштрафовать только за непредставление сведений об учете выплаченных физическим лицам доходов. Если же документы представлены не по форме 1-НДФЛ, а по самостоятельно разработанной форме, привлечь к ответственности нельзя. Автор обосновывает свой вывод следующим образом: согласно п. 1 ст. 230 НК РФ учет нужно вести по форме, установленной Минфином России. Однако финансовое ведомство до сих пор такую форму не утвердило. Кроме того, нарушение порядка ведения учета доходов не образует состава правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 126 НК РФ.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Особенности заполнения карточки 1-НДФЛ (Начало) ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 7)

Статья: НДФЛ: особенности заполнения карточки 1-НДФЛ (Начало) ("Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 5)

Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 06.03.2008 N 03-04-06-01/49 ("Акты и комментарии для бухгалтера", 2008, N 8)

Статья: Претензии со стороны налоговых органов к плательщикам ЕСН и налоговым агентам по НДФЛ ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 4)

Консультация эксперта, 2009

Автор разъясняет, что представление инспекции документов об учете выплаченных физическим лицам доходов по самостоятельно разработанной форме расценивается налоговыми органами как их непредставление, в связи с чем организацию могут привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ. Автор же считает, что оштрафовать можно только за непредставление документов, предусмотренных Налоговым кодексом РФ и иными актами налогового законодательства. Приказ, которым утверждена форма 1-НДФЛ, к законодательству о налогах и сборах не относится (ст. ст. 1, 4 НК РФ), поэтому привлечение налогового агента к ответственности в данном случае неправомерно.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Можно ли вести карточку 1-НДФЛ по самостоятельно разработанной форме ("Главная книга", 2009, N 7)

Позиция 2. Налоговый агент должен вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, по форме 1-НДФЛ, утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583

Письмо ФНС России от 01.06.2009 N 3-5-04/709

Налоговое ведомство согласилось с мнением, высказанным Минфином России в Письме от 30.11.2006 N 03-05-01-04/322. В нем говорится, что до установления финансовым ведомством новой формы 1-НДФЛ учет доходов, полученных от налоговых агентов физическими лицами, нужно вести по форме, утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583, и разъясняется порядок заполнения данной формы.