Раздел 3. Основные проблемы и методические рекомендации по улучшению работы по созданию архивов с документами личного происхождения

Как говорилось ранее, архивный фонд документов личного происхождения весьма ценен не только в нашей стране, но и в современном обществе в целом. Разве сохранились бы известные литературные произведения, музыкальные композиции, картины и др.

Работа по проведению экспертизы ценностей документов личного происхождения, созданию единиц хранения, семейных фондов достаточна сложна и требует немалых усилий, профессиональных навыков. Предложу некоторые рекомендации по улучшении работы архивов.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста. Первым шагом в этом направлении является работа по выявлению владельцев документов, изучение биографии, трудовой деятельности гражданина. При выявлении граждан – возможных источников комплектования документами личного происхождения следует использовать все возможные источники информации:

- региональные СМИ (газеты, радио, телевидение);

- советы ветеранов;

- органы социальной защиты населения, ведущие учет граждан, имеющих особые заслуги и льготы;

- отраслевые органы управления, ведущие учет специалистов отрасли, имеющих почетные отраслевые звания, награжденных орденами и медалями.

Следующим шагом является установление личных контактов с гражданином, проведение встреч и переговоров о преимуществах передачи документов на хранение, оговариваются условия передачи документов, порядок доступа к документам, возможность и формы их использования.

Для успешного решения этих проблем от специалиста архивного учреждения требуются профессиональные навыки, умение установить нормальные человеческие контакты, а также способность разъяснить важность проводимой работы [6].

Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

Документы от частных владельцев поступают на хранение по заявлению владельца этих документов, либо его родственников. В заявлении владелец документов вправе оговорить условия доступа к передаваемым документам.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

- Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

- Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

- Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

- Сбор воспоминаний, составление хроники событий;

- Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Обработка документальных материалов фонда личного происхождения необходимо начинать с изучения истории жизни и деятельности фондообразователя, истории фонда, состава и содержания документальных материалов фонда. Для этого рекомендуется:

- изучить произведения, освещающие историческую обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя, просмотреть энциклопедии, статьи и другие печатные источники, в которых есть сведения о фондообразователе;

- ознакомиться с имеющимся в архиве справочным аппаратом к данному фонду (если он уже поступал на хранение);

- просмотреть документальные материалы фонда с целью ознакомления с их характером, содержанием и степенью упорядоченности;

- при наличии в архиве других фондов, материалы которых переплетаются или имеют непосредственную связь с данным фондом, необходимо ознакомиться с ними для выяснения возможности объединения их.

В результате этого легче уточняются даты жизни фондообразователя и род его деятельности; устанавливается круг лиц, связанных с фондообразователем родственными и деловыми связями, круг учреждений и организаций, в которых работал или с которыми был связан фондообразователь; крайние даты документов фонда; степень его использования; полнота материалов, их состояние.

Архивисты, получившие информацию преимущественно личного характера из документов личного происхождения (дневников, писем и др. документов) не только об их создателях, но и упомянутых в них лицах в процессе выполнения своих служебных обязанностей, не должны рассказывать и обсуждать ее вне стен архива [9].

И здесь нелишне вспомнить Международный этический кодекс архивистов, принятый в Пекине в 1996 г., который в том числе напоминает нам о том, что «архивисты должны уважать интереcы как доступа, так и защиты тайны частной жизни и действовать в границах соответствующего законодательства. /…/ Они должны уважать право частной собственности отдельных лиц, создавших документы или сведения, которые эти документы содержат, в особенности тех, кто не имеет права голоса в деле использования и хранения материалов».

Решая проблему использования документов личного происхождения в целом и их популяризации в частности, прежде всего, необходимо обозначить основные формы этой работы:

Совместные издательские проекты:

- археографические сборники;

- сборники исследований в различных отраслях архивоведения;

- выпуски тематических фотоальбомов, периодических альманахов,

- справочников и др.;

Выставочные проекты:

- персональные и тематические выставки на базе одного архива с участием других архивов;

- межархивные тематические выставки;

- персональные выставки и архивные чтения совместно с фондообразователем (фондообразователями) и фондовладельцами личных архивов;

- персональные и тематические выставки, организованные совместно с музеями, учреждениями, организациями на их площадях (в том числе передвижные);

Масс-медиа проекты:

- журнальные и газетные рубрики, основанные на использовании документов личного происхождения;

- подготовка радиосценариев, где одним из «действующих лиц» является документ, и др;

- использование документов в телевизионных фильмах и телепередачах с участием архивистов и др.

Вышеперечисленные формы использования документов личного происхождения применимы и в практике работы других архивов. Их выбор в каждом конкретном случае может зависеть от нескольких факторов: актуальности того или иного проекта, его конечной цели, степени разработки концепции, а также кадрового обеспечения архива и др.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной работы в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

В настоящее время работу с документами личного происхождения наряду с государственными архивами ведут библиотеки и музеи, в т.ч. мемориальные и краеведческие. Широкий размах собирательской деятельности требует укрепления научно-методической базы на основании современных достижений архивоведения и с учётом передового опыта всех государственных хранилищ. Необходимо работать над сближением методики комплектования, обработки, учёта и хранения документов личного происхождения в архивах, музеях и рукописных отделах библиотек.

Сейчас существующие правила работы архивов не разрешают принимать в составе фондов художников живописные работы, в фонтах журналистов - фотонегативы, в фондах актёров - звукозаписи: т.д. Это обедняет фонды личного происхождения и часто ведёт к распылению непринятых документов по частным коллекциям.

В архивах не всегда есть возможность для постоянного экспонирования документов, что неблагоприятно для многих фондов личного происхождения, например, деятелей литературы и искусства, и ставит архивы в неравные условия с музеями.

Государственные хранилища, осуществляющие собирание документов личного происхождения, должны отвечать требованиям по наличию соответствующих помещений для хранения документов, иметь необходимую штатную численность сотрудников, вести учёт в требуемых формах.

Всю эту трудоемкую работу, которая называется проведением экспертизы ценности документов, а по сути — это определение сроков хранения документов, нужно рассматривать как определение сроков жизни тех или иных документов с перспективой на будущее. Никогда не нужно забывать о том, что по тем документам, которые мы оставим на постоянное или долгосрочное хранение через много лет наши потомки будут изучать тот временной промежуток истории, в который мы с вами живем, ведь документы — это явление материальной культуры, то, что остается после нас.

В заключение хотелось сказать, что роль документов личного происхождения возрастает с каждым годом. В сущности все исторические и социально-культурные процессы преломляются в тысячах индивидуальных судеб и жизней. И если исследователь хочет реконструировать прошлое в его живых красках, он должен реконструировать личности, социально-психологический облик людей, условия их жизни, систему ценностей, определяющую их поведение. А это можно сделать в результате глубокого изучения документов личного происхождения.