Этапы и обработка результатов экспертизы ценности документов личного происхождения

Комплектование государственных архивов документами личного происхождения имеет поэтапный характер. Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.

Прием документов личного происхождения в архив осуществляется только от граждан, включенных в список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования, и только на основании решения ЭПК Управления по делам архивов РБ по результатам рассмотрения сдаточной описи, представленной руководителем муниципального архива.

Первичный прием в архив документов от граждан оформляется распиской, в которой указывается общее количество принятых для проведения экспертизы ценности дел, документов (предметов), их состав (кратко).

Сотрудник, проводивший работу по данному архиву, составляет заключение [11, с. 61].

Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.

Одновременно с изучением проводится разъяснительная работа с владельцем личного архива о правовых и процессуальных вопросов передачи документов на государственное хранение, в частности о порядке приема и дальнейшей научно-технической обработке документов, уточнении условий на которых владелец документов готов передать их на государственное хранение (целесообразно оговорить срок хранения.

На документы личного происхождения установлено ограничение по доступу как на содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако можно отменить такое ограничение ранее на основании письменного разрешения гражданина или его наследника.

Однако проводимая на этапе комплектования экспертиза является предварительной, ее главная задача состоит в определении ценности документа (информационной, идейной, художественной и научной. При этом значимость содержания писем, дневников, мемуаров) необходимо оценивать также с точки зрения социально-психологической насыщенности: документ может чрко выражать мысли и настроения определенной социальной группы общества не сообщать каких-либо ценных фактов,

Для более эффективного использования документальной информации, содержащейся в описи архивного фонда в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат.

При составлении титульного листа следует учитывать, что хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода.

На отобранные документы составляется сдаточная (или оценочная) опись. В процессе составления сдаточной описи документы формируются во временные дела. При этом комплексы документов, объединенные самим владельцем личного архива, не подвергаются пересистематизации.

Систематизация материалов состоит из двух этапов:

- первичный разбор;

- разбор внутри основных групп.

Первичный разбор проводится в соответствии с типовыми схемами систематизации. Для личного фонда типовая схема состоит из нескольких разделов (групп документов): биографические материалы; материалы служебной и общественной деятельности, творческие материалы; материалы, собранные фондообразователем для работы; переписка; имущественно-хозяйственные материалы; материалы о фондообразователе; изобразительные материалы; материалы родственников, коллекции.

Разбор внутри основных групп проводят следующим образом: творческие материалы разбираются по произведениям; материалы служебной и общественной деятельности по учреждениям и организациям; переписка по авторам и адресатам писем; мемуарные материалы по их видам (дневники, воспоминания, записные книжки); имущественно-хозяйственные материалы по видам документов и т.д.

Научно-техническая обработка материалов включает в себя следующие основные виды работ: ознакомление с историей жизни и деятельности фондообразователя и материалами фонда; составление схемы систематизации фонда; формирование единиц хранения; нумерация листов в единице хранения и составление заверительной надписи; составление описи и научно-справочного аппарата к ней (предисловия, оглавления, указателей, титульного листа, списка печатных изданий и др.) и т.д.

Документы личного происхождения, поступившие на государственное хранение, могут составлять фонды личного происхождения или архивные коллекции [4, с. 13].

В процессе научного описания выполняются также экспертиза научной и практической ценности документов, выявление особо ценных документов и документов, требующих реставрации [3, с 63].

Документы упорядочиваются в единицы хранения. Единица хранения фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив)), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, диск.

Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо ценных документов – 40-60 листов, для рисунков и чертежей – 10-15 листов. Если группа документов превышает эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц с соблюдением логической и хронологической последовательности. Единицы хранения, сформированные фондообразователем, как правило, переформированию не подлежат.

В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологической последовательности.

Рис. 1 Письмо

Письма с неустановленными датами помещаются после датированных. Письма неустановленных лиц группируются по почеркам, а письма, написанные одним почерком, по датам.

Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки, вырезки из газет и журналов систематизируются в хронологической последовательности, фотографии разных лиц с дарственными надписями и без них - по алфавиту фамилий изображенных лиц.

При описании единиц хранения устанавливаются виды документов, авторство, заглавие произведения или содержание документов, степень их полноты, подлинность или копийность, язык, способ написания и опубликованность, наличие приложений к ним, внешние особенности, крайние даты документов и количество листов единицы хранения. Кроме того проводится аннотирование особо важных документов.

Для указания способа написания или воспроизведения рукописи применяются термины: автограф, машинопись с правкой автора, авторизированная машинопись, фотокопия, ксерокопия, брошюра, вырезка из газеты (журнала, книги).

Если дата на документе отсутствует, она устанавливается по содержанию документа, почерку, бумаге, справочникам, печатным изданиям и т. п. Если точная дата не поддается установлению, документ датируется приблизительно, в пределах от 10 до 25 лет: последняя четверть ХХ века; не ранее 1990 года; не позднее 1980 года. Если даты устанавливаются лишь с известной степенью вероятности, они пишутся в квадратных скобках с вопросительным знаком: [конец ХХ века]?

Фотодокументы и видеодокументы включаются в опись, каждый снимок (видеокассета, диск) – отдельной единицей хранения. Заголовок единицы хранения фотодокумента составляется по правилам составления аннотаций к фотодокументам, заголовки видеодокументов – по соответствующим правилам.

При определении количества включенных в единицу хранения документов со стихами следует учитывать как отдельный документ каждое стихотворение.

Плакаты, афиши и другие документы большого формата заключаются в специальные обложки или папки, соответствующие размеру документа. Документы малого формата (удостоверения, мандаты и т. п.) вкладываются в конверты.

При описании единиц хранения, содержащих копии документов, за крайние даты принимаются даты подлинников, а даты изготовления копий указываются в заголовке после слов "Копия" в тех случаях, когда расхождение между ними существенно. Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходно-расходные книги датируются временем первой и последней записи в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических книг - датой их выдачи. Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов, находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних датах не отмечаются [5, с. 8].

Фотографии и рисунки нумеруются на оборотной стороне. Лист, сложенный в несколько раз, нумеруется в развернутом виде как один лист. На листе, состоящем из нескольких наклеек, нумеруются все наклейки валовой нумерацией (в том числе и почтовые марки).

Если авторская нумерация сделана постранично, листы рукописи не перенумеровываются, а в заверительной надписи и на обложке единицы хранения указывается, что это страницы (20 с.).

Если в деле имеется несколько небольших произведений, тетрадей или записных книжек, имеющих собственную нумерацию, они нумеруются в валовом порядке. На открытках номер ставится на стороне с текстом, а не с адресом. Конверты нумеруются вслед за письмом.

Хочу остановиться на некоторых особенностях формирования дел и составления заголовков. В том случае, если документы ограниченного доступа (и закрытые владельцем и выявленные при научном описании), не выделяются в отдельную опись, а остаются внутри фонда, формирование дел из таких документов может иметь свои особенности. При групповом описании документов, когда, к примеру, группа писем к одному адресату или одного корреспондента формируются в одно дело, письма, содержащие информацию ограниченного доступа, целесообразно сформировать в отдельные дела, даже если письмо лишь одно. При необходимости помимо отметки об ограничении доступа к тем или иным делам в описи, такие отметки можно вынести и на обложку дела при техническом оформлении, что позволит хранителям сразу фиксировать эти дела при заказе их пользователями. Заголовки дел, содержащие информацию конфиденциального характера, должны быть составлены таким образом, чтобы из них не усматривалась суть этой информации. Заголовок должен быть лишен конкретности и отражать общую тему, вид(ы) документов и т.п.

При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путем специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные, но являющиеся бесспорными, в квадратные скобки не заключаются.

При этом полные тексты не оговариваются, а для частично сохранившихся документов указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные листы», «неполный текст», «без начала», «без конца» и т.д.

В заголовке единицы хранения, сформированной из нескольких произведений одного автора, перечисляются все их названия. Если единица хранения содержит большое количество произведений малоизвестного автора, указываются только два-три названия основных произведений. В сборниках стихов названия стихотворений можно не указывать. Например: И. И. Иванов. «Оттепель». Сборник стихов. Автограф.

В заголовках единиц хранения, содержащих лекции, выступления, доклады, их планы и тезисы, указываются автор, название, жанр, место выступления, если оно известно. Если нет названия, раскрывается содержание. Например: 1. А.А. Иванова. «Воспитать патриота». Лекция. Автограф.

2. А. А. Иванова. «Воспитать патриота». Доклад на августовском совещании учителей 26.08.2006. Авторская машинопись.

В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, указываются группы корреспондентов и (или) тема переписки. Например: Письмо Ивановой Елены Андреевны (дочери) редактору газеты «Беларусская Нива» с рассказом о работе А. А. Ивановой по патриотическому воспитанию учащихся.

В заголовках единиц хранения, содержащих альбомы, указывается фамилия владельца альбома, дается краткое описание содержащихся в нем записей, фотографий или других документов и его внешних особенностей. Наиболее ценные фотографии аннотируются в заголовке. Например: Альбом А. А. Ивановой с фотографиями членов семьи, друзей, учеников, с надписями. В бархатном переплете. Имеется снимок родителей А. А. Ивановой 1910 г.

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу, актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Завершающим этапом работы с фондом личного происхождения является каталогизация материалов фонда, основной принцип которой - отражение в каталоге каждого дела.

Таким образом необходимо отметить, что документы личного происхождения занимают важное место в составе Архивного фонда Республики Беларусь. Поэтому личные архивы - это важнейшие исторические источники, позволяющие наряду с официальными документами дать представление об ушедшем времени, раскрыть его во всем многообразии.