Правила исполнения документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии со стандартом.

Как правило, документы оформляются на бланках (формат А4 и А5), в том числе и на гербовых, подлежащих учету.

Все деловые документы должны иметь такие поля: левое – 20 мм; правое – 10 мм; нижнее – 10 мм; верхнее – 20 мм.

Каждый документ имеет 3 основные части:

- заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

- основную (реквизиты «текст» и «приложение»);

- оформляющую (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Государственный стандарт (ГОСТ Р6.30-97) устанавливает максимальный набор реквизитов для документов – 29. В их перечень входят:

1. Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и учреждений) помещается в верхнем (для бланков поле документов.

2. Герб субъекта РФ (для бланков государственных предприятий и учреждений) помещается в верхнем поле, но ниже 1-го реквизита.

3. Эмблема организации или товарный знак – условное обозначение, зарегистрированное в установленном порядке. Изображается на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. Если уже имеются 1-й или 2-й реквизиты, эмблему не воспроизводят.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, оно пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированном в учредительных документах, и располагается под 3-им реквизитом.

7. Справочные данные об организации. Сюда входят: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса, номер счета в банке, E-mail, Web-sait.

8. Наименование вида документа соответствует его содержанию и указывается заглавными буквами.

9. Дата документа отмечается арабскими цифрами в день подписания документа, его отправления или получения (напр., 20.01.04).

10. Регистрационный номер документа. Номер (обычно порядковый) проставляется на входящих и внутренних документах рядом с датой. Исходящие документы имеют особые номера: индекс структурного подразделения; номер дела; порядковый номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления и издания документа указывается, если это невозможно определить по 6-му реквизиту.

13. Гриф ограничения доступа документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слов конфиденциально, для служебного пользования, коммерческая тайна (КТ) и т.п. Проставляется на документах после 40 знаков от границы левого поля. Под грифом проставляется номер данного экземпляра.

14. Адресат. Этот реквизит оформляется на письмах, справках, факсах, объяснительных записках и пр. Он содержит указание почтового адреса получателя.

15. Гриф утверждения документа. Утверждаются, как правило, планы, отчеты, инструкции, правила, акты, внешние отзывы на диссертации и т.д. Реквизит состоит из: слова УТВЕРЖДАЮ; наименования должности лица, утвердившего документ; его личной подписи с расшифровкой и даты (все – на отдельных строках).

16. Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию (располагается между адресатом и текстом). Реквизит включает Ф.И.О. исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (отправить; подготовить; сообщить; исполнить и т.п.); срок исполнения; личную подпись руководителя; дату подписания.

17. Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа; располагается после 9-го и 10-го реквизитов (напр., «Приказ о направлении студентов на производственную практику»; «Протокол заседания Ученого совета» и т.п.). Заголовок исполняется от границы левого поля без абзаца и отступления после даты и номера.

18. Отметка о контроле ставится только в документах, взятых на контроль (обозначается красным маркером в виде букву «К» или специальным штампом «Контроль»).

19. Текст документа. Передает основное содержание; составляется на государственном языке (русском и национальном).

20. Отметка о наличии приложения. Если к документу имеются приложения, то ставится отметка об их наличии через 2-4 интервала после текста перед подписью от границы левого поля (напр., Приложение: на 3л. в 2 экз.).

21. Подпись – обязательный реквизит документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (от границы левого поля); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) (отступ в 48 печатных знаков от границы левого поля).

22. Гриф согласования документа. Включает слово СОГЛАСОВАНО, наименование должностного лица, с кем согласовывается документ, личную подпись с расшифровкой и дату (все – на отдельных строках и ниже реквизита «Подпись»).

23. Визы согласования документа. Реквизит визы включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «Подпись» от границы левого поля.

24. Печать. В ряде документов, связанных с расходованием денежных средств и т.п., подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.

25. Отметка о заверении копии. Отметка «Верно» располагается ниже подписи и включает наименование должности лица, заверившего копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения.

26. Отметка об исполнителе (Фамилия и номер телефона) указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Сюда входят краткие замечания об исполнении (напр., «В дело №…».

28. Отметка о поступлении документа в организацию. Помещается в его нижней части и состоит из сокращенного наименования организации – получателя документа, даты поступления и индекса.

29. Отметка автоматического поиска документа. Специальная отметка для автоматического поиска документа.