Представительские расходы

Если во время нахождения в зарубежной коман­дировке подотчетным лицом были произведены представительские расходы (например, проведен деловой ужин с контрагентами в ресторане), то такие расходы, подтвержденные необходимыми документами, оформленными надлежащим об­разом¹, в соответствии с п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Рас­ходы организации» и подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат учету в бухгалтерском учете и в целях налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом, согласно требованиям п. 2 ст. 264 НК РФ, при исчислении налога на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов в пределах нормативов — в раз­мере 4 % от расходов организации на оплату труда, определенных в соответствии со ст. 255 НК РФ за отчетный (налоговый) период.

¹При документальном оформлении представительских расходов, помимо счета ресторана, также необходимо составление первичных документов с учетом требований приказа Минфина РФ от 15.03.2000 № 26н (в первичных оправдательных документах, прилагаемых к авансовому отчету работника, необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц и участников со стороны организации, конкретное назначение и величину расходов).

Кроме установленных компенсационных выплат работнику возмещаются и иные докумен­тально подтвержденные расходы, в том числе: рас­ходы по оформлению заграничного паспорта и других выездных документов; оплате труда пере­водчика; бронированию гостиничных номеров и авиабилетов: сопровождению, обеспечению транс­портом в месте пребывания работника в команди­ровке и т. д. При этом обязательным условием яв­ляется наличие договора на выполнение соответ­ствующих услуг.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории России и за рубежом ведется с применением счета 71 «Расчеты с подо­тчетными лицами». В учетной политике организа­ции и в рабочем плане счетов целесообразно преду­смотреть субсчета 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях», 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В бухгалтерском учете составляются записи:

Д-т сч.50, субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т сч.52 «Валютные счета» - на сумму поступившей иностранной валюты в кассу органи­зации согласно представленной в уполномоченный банк за­явке и кассовому чеку;

Д-т сч.71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностран­ной валюте»

К-т сч.50, субсчет «Касса в иностранной валюте» - на выдачу командируемому лицу аванса в иностранной ва­люте.

Если авансовый отчет показал перерасход в руб­лях и в иностранной ва­люте, делается следующее.

Сумма перерасхода в рублях выдается из кассы организации, в учете составляется запись:

Д-т сч.71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»

К-т сч.50, субсчет 1 «Касса в рублях».

При погашении суммы аванса в иностран­ной валюте на дату представле­ния авансового отчета возникает отрицательная курсовая разница:

Д-т сч.91»Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»

К-т сч.71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностран­ной валюте».

Д-т сч.99 «Прибыли и убытки»

К-т сч.91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов»

Сумма перерасхода в рублях командирован­ному лицу выплачивается из кассы предприятия после утверждения авансового отчета по загранко­мандировке. При наличии перерасхода по авансу в иностранной валюте на командировочные расходы сумма задолженности перед работником должна быть погашена в соответствии с положением.

«О порядке признания командировочных расходов, произведенных в зарубежных командировках»

Стоимость валюты, которую сотрудник приобрел для служебной поездки за границу, компании следует определять по курсу ЦБ, установленному на дату покупки такой валюты. Если же у сотрудника нет документа, подтверждающего дату покупки валюты, то берут курс на дату утверждения авансового отчета. Письмо ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408.