Оформление первичных документов

Если организация направляет работника в командировку, нужно оформить:

служебное задание (оформляется непосредственным руководителем командируемого работника по форме № Т-10а);

приказ руководителя (на одного сотрудника оформляется приказ по форме № Т-9; если в командировку едут несколько человек, используется форма № Т-9а).

Если работник направляется в командировку в страны СНГ, также нужно оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10) (для командировок в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляют). Формы этих документов приведены в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Обратите внимание: если в документах по командировке будет отсутствовать командировочное удостоверение, это не значит, что фирма не сможет отнести затраты по проезду, проживанию и суточные на расходы при исчислении налога на прибыль. Подтвердить производственный характер поездки можно приказом директора о направлении сотрудника в командировку (письмо Минфина России от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158).

По возвращении из загранкомандировки работник представля­ет в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими фактические расходы. К авансовому отчету в подтверждение произведенных расходов предъявляются также: отчет о выполнении служебного задания (форма Т-10а); билеты; счет из гостиницы за проживание; другие документы. В форме авансового отчета предусмотрено отраже­ние расходов по расчетам с подотчетными лица­ми по загранкомандировкам в рублях и иностран­ной валюте. Соответствие фактических расходов по дан­ным авансового отчета нормам, установленным за­конодательством, определяется при проверке аван­сового отчета.

Если какие-либо из представленных документов составле­ны на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод. Это требование содержится в пункте 9 По­ложения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.

Переводом документов занимаются нотариальные конто­ры. Плата, взимаемая ими, в бухгалтерском учете относится к расходам по обычным видам деятельности. В налоговом уче­те указанные затраты учитываются как прочие расходы по производству и реализации и уменьшают налогооблагае­мую прибыль.

Перевод может осуществляться специалистами самой организации (письмо МФ РФ от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 Порядок оформления и перевода первичных учетных документов составленных на иностранных языках) – «Перевод может быть сделан как профессиональными переводчиками, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лица, осуществляющих перевод».

Если сотрудник едет за границу, то расходы по командировке чаще всего возникают как в ва­люте, так и в рублях. Например, билеты «туда и обратно» обычно приобретаются в России за рубли. А расчет с гостиницей, как правило, про­изводится на месте - наличной валютой или кредитной карточкой. Бухгалтер должен по­мнить, что расходы, выраженные в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли. Для этого используется официальный курс Банка России, действующий на дату утверждения авансового отчета.