Тема 3. Облік фінансово-розрахункових операцій

Вивчення теми передбачає розгляд таких питань:

1. Принципи й форми грошових розрахунків.

2. Облік касових операцій.

3. Облік операцій з іноземною валютою.

4. Облік інших коштів.

5. Облік розрахунків із підзвітними особами.

6. Облік розрахунків із різними дебіторами і кредиторами.

Вивчення матеріалу цієї теми вимагає усвідомлення значення та завдань обліку грошових розрахунків.

Виконання кошторису пов'язане зі здійсненням розрахунків з постачальниками, бюджетом, підзвітними особами, іншими фізич­ними та юридичними особами, з якими бюджетні установи пе­ребувають у господарських відносинах. Операції щодо грошо­вих розрахунків мають бути законними, своєчасно здійснени­ми й завершеними до кінця бюджетного року. Тому головними завданнями обліку розрахункових операцій у бюджетних уста­новах є: чітке дотримання чинного законодавства в обліку роз­рахункових операцій, а саме своєчасне й правильне відобра­ження наявності та руху (надходження та вибуття) грошових коштів, забезпечення наявності первинних документів, конт­ролю за своєчасністю проведення платежів, встановленого по­рядку розрахунків, постійний контроль за раціональним вико­ристанням коштів.

Об'єктами обліку грошових коштів і розрахунків висту­пають:

— облік грошових коштів у касі установи;

— облік грошових коштів установи на рахунках в органах казна­чейства чи установах банків;

— облік розрахунків із підзвітними особами;

— облік розрахунків із різними дебіторами і кредиторами.

Єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків із дебіторами та інших активів регламентує Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, за­тверджена наказом Державного казначейства від 26.12.2000 р. № 242.

Зазначені розрахунки здійснюють за двома формами: безготів­ковими і готівковими.

Безготівкові розрахунки бюджетних установ здійснюють на основі таких принципів:

— обов'язкове зберігання грошових коштів на поточних чи ре­єстраційних рахунках (за винятком перехідних залишків у касі);

— відкриття рахунків не в установах банків, а в органах Дер­жавного казначейства;

— застосування форм безготівкових розрахунків згідно із нор­мативними документами, розробленими методологічним управ­лінням Державного казначейства України;

— проведення списання коштів з реєстраційних рахунків установ за розпорядженням установи;

— терміновість здійснення платежів;

— проведення платежів у межах залишків на рахунках платника.

Безготівкові й готівкові розрахунки в бюджетних установах здійснюють через органи Державного казначейства України. Поря­док їх здійснення регламентує Порядок обслуговування держав­ного бюджету за видатками, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89 та Порядок казначей­ського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений нака­зом Державного казначейства від 04.11.2002 р. №205 із подальши­ми змінами й доповненнями, а також Інструкція № 242.

Відповідно до вказаних законодавчих документів органи Дер­жавного казначейства здійснюють розрахунково-касове обслуго­вування бюджетних установ шляхом проведення платежів із ре­єстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків, відкритих бюджетними установами в органах Державного казначейства, як уже зазначалося в попередній темі, лише відповідно до затвер­джених кошторисів, планів асигнувань загального фонду, планів спеціального фонду та планів використання бюджетних коштів та за наявності відповідного бюджетного зобов'язання.

Здійснення видатків розпорядниками бюджетних коштів за грошовими зобов'язаннями, що виникають у господарських від­носинах, проводять пріоритетно в безготівковій формі на підставі таких розрахункових документів: меморіального ордеру, платіж­ного доручення, вимоги-доручення, розрахункових чеків, акредитивів, векселів, які мають містити реквізити й відповідати вимо­гам щодо заповнення їх відповідно до Інструкції про безготів­кові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердже­ної постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. № 22.

Форми розрахункових документів для здійснення розрахунко­вих операцій установа обирає самостійно і зазначає під час укла­дання договорів на обслуговування. Виходячи з технічних можли­востей установи та обслуговуючого банку вони можуть подавати­ся до банку як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи програмно-технічний комплекс «клієнт-банк». На жаль, в органах Державного казначей­ства програмно-технічний комплекс системи «Клієнт-банк» за ка­сового обслуговування бюджетних установ відсутній.

Найпоширенішими з перелічених платіжних документів у ви­користанні щодо бюджетних установ є платіжні доручення, які є підставою для здійснення видатків розпорядників коштів. їх за­стосовують для розрахунків за фактично отримані матеріальні цінності (виконані роботи, надані послуги), у порядку поперед­ньої оплати, для завершення розрахунків за актами попередньої звірки взаємної заборгованості, для переказу бюджетних коштів підвідомчим установам, для перерахування сум, які належать фі­зичним особам (заробітної плати, стипендії, пенсії та інших гро­шових доходів) на їхні рахунки, відкриті в установах банків.

Подання платіжних доручень до органів Державного казна­чейства здійснюють одночасно в паперовій і електронній формі. Виписки за здійснені операції надають за результатами поперед­нього операційного дня.

Після проведення платежу на платіжних дорученнях, за якими проведено оплату, ставиться відмітка у вигляді штампа казначея «Сплачено».

Форму безготівкових розрахунків вимоги-доручення через ор­гани Державного казначейства застосовують для здійснення без­готівкових розрахунків у разі примусового списання (стягнення) із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків розпоряд­ників, одержувачів та рахунків інших клієнтів лише у випадках, установлених законами України та за рішенням суду.

Порядок примусового списання коштів із рахунків установ та організацій, відкритих в органах Державного казначейства, затвер­джений наказом ДКУ від 05.10.2001 р. № 175. Примусове списання (стягнення) коштів із рахунків, які відкриті на ім'я органів Держав­ного казначейства в установах Національного банку України та ко­мерційних банків, здійснюється в порядку, визначеному постано­вою Правління Національного банку України від 27.12.1999 р. №621 «Про затвердження Інструкції про міжбанківські розра­хунки в Україні» та Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті від 29.03.2001 р. № 135.

Примусове списання (стягнення) коштів із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків, на яких обліковуються кош­ти загального і спеціального фондів установ та організацій, та ра­хунків інших клієнтів, що відкриті в органах Державного казна­чейства, проводять органи Державного казначейства за платіжни­ми вимогами.

Платіжна вимога — розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача або за договірного списання отримувача до банку, який обслуговує платника, здійснити без погодження із плат­ником переказ певної суми коштів із рахунку платника на раху­нок отримувача.

Платіжну вимогу й супровідні документи стягувач подає до банку, що його обслуговує, або до органу Державного казначей­ства, в якому обслуговується установа — боржник. Платіжна ви­мога й супровідні документи є обов'язковими. Розпорядження стосовно примусового стягнення оформляється на бланку платіж­ної вимоги за формою, згідно з вимогами до заповнення реквізи­тів розрахункових документів, затверджених Національним бан­ком України.

За примусового списання коштів на підставі виконавчого до­кумента чи за здійснення примусового списання відповідно до ст. 8 Господарського процесуального Кодексу, стягувач подає до органу Державного казначейства відповідний виконавчий доку­мент, на підставі якого оформлено платіжну вимогу, копію пре­тензії та відповідь платника на претензію.

Платіжну вимогу й супровідні документи, як зазначалося, стя­гувач подає до банку, що його обслуговує, чи до органу Державного казначейства, де обслуговується боржник. Після перевірки установа банку, орган Державного казначейства надсилає їх до органу казна­чейства, де обслуговується платник. Банк стягувача приймає платі­жні вимоги впродовж 10 календарних днів від дати їх складання, а орган Державного казначейства, в якому обслуговується установа-боржник, — упродовж 30 календарних днів від дати їх складан­ня. При надходженні платіжної вимоги до органів Державного каз­начейства безпосередньо від стягувача термін дії платіжної вимоги не має перевищувати 10 днів від дня її складання.

Платіжні вимоги, що надходять до казначейства впродовж операційного часу, виконуються в день їх надходження. У разі відсутності коштів на рахунку розпорядника, одержувача бюджет­них коштів або інших клієнтів для виконання платіжних вимог вимоги в той самий день повертаються без виконання стягувачу.

Примусове списання (стягнення) коштів загального фонду дер­жавного бюджету проводиться органами Державного казначейства в межах асигнувань на поточний рік і за наявності на відповідних реєстраційних рахунках та рахунках інших клієнтів коштів за відпо­відними кодами бюджетної класифікації. Примусове списання кош­тів здійснюється за тим самим кодом економічної класифікації ви­датків бюджету, за яким би здійснювався платіж, якби оплата була проведена не примусово. Витрати, пов'язані із урегулюванням гос­подарського спору, санкцій за іншими видатками, стягуються за ко­дом 1139 «Оплата інших послуг та інші видатки».

Після проведення примусового списання (стягнення) коштів розпорядники та одержувачі бюджетних коштів мають увідповіднити облік зареєстрованих в органах Державного казначейства зобов'язань до проведених операцій і внести відповідні зміни до кошторису доходів та видатків.

Використання банківських платіжних карток, акредитивів та векселів як платіжних документів регулюється окремими норма­тивно-правовими актами Національного банку.

Акредитиви можуть застосовуватися установами як за кошта­ми загального, так і спеціального фондів бюджету. Порядок оформ­лення акредитивів і терміни їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслуговування кошторисів, установлює Державне казначейство України. Це, зокрема, форма розрахунків, за якою банк-емітент за дорученням свого клієнта зобов'язаний виконати платіж третій особі за поставлені товари (роботи, послуги) або надати повноваження третій особі здійснити платіж.

Цією формою розрахунків передбачена участь:

— заявника акредитива — платника, що звертається до банку, який його обслуговує, про відкриття акредитива;

— банку-емітента — банку платника, що відкриває акредитив своєму клієнтові;

— банку-виконавця, що здійснює платіж за акредитивом;

— бенефіціара — юридичної особи, на користь якої встанов­лений акредитив.

Власне, така форма безготівкових розрахунків є різновидом форм договору, оскільки за цими операціями всі зацікавлені сторони мають справу тільки з документами, а не з товарами, послу­гами або іншими видами виконання зобов'язань.

Термін дії акредитива встановлюється відповідно до чинного законодавства.

Меморіальні ордери застосовують для оформлення внутрішньобанківських операцій, операцій щодо списання коштів із ра­хунку платника, здійснення договірного списання з рахунку свого клієнта на підставі його письмового доручення або розпоряджен­ня стягувача про списання коштів із рахунку платника.

Розрахункові чеки використовують у безготівкових розрахун­ках підприємств та фізичних осіб з метою скорочення розрахун­ків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послу­ги), їх застосовують лише для безготівкових переказів із рахунку чекодавця на рахунок одержувача коштів, і вони не підлягають оплаті готівкою (фізичні особи можуть обмінювати розрахунко­вий чек на готівку або отримувати решту із суми розрахункового чека, але не більш як 20 відсотків від суми чека).

Для гарантованої оплати розрахункових чеків чекодавці бро­нюють кошти в банку на окремому аналітичному рахунку «Роз­рахунки чеками»

Термін дії чекової книжки — один рік, розрахункового чека, що видається фізичній особі для одноразового розрахунку, — 3 місяці.

Чекова книжка може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.

Чек із чекової книжки виписується при здійсненні платежу і видається при отриманні товарів, виконаних робіт та наданих послуг. Під час виписування чека чекодавець обов'язково перепи­сує залишок ліміту із корінця попереднього чека на корінець ви­писаного і вказує новий залишок ліміту, а також дотримується всіх правил заповнення.

Розрахункові чеки й чекові книжки є бланками строгого обліку.

Виготовляють чеки на замовлення комерційного банку за зразком, затвердженим Національним банком України, брошу­руються у чекові книжки по 10, 20, 25 аркушів. Для розрахунків, що використовуються фізичними особами для здійснення одно­разових операцій, виготовляються окремі бланки.

Розглядаючи облік готівкових грошових коштів, студенти ак­центують увагу на таких основних завданнях:

— належний порядок приймання і видачі готівки, оформ­лення касових документів, зберігання грошей і ведення касової книги;

— здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни;

— своєчасне та правильне оформлення документів і відобра­ження на рахунках бухгалтерського обліку операцій щодо руху грошових коштів;

— проведення інвентаризації грошових коштів і відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахун­ків з фізичними особами з виплат, пов'язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендії, соціальних виплат підзвітних сум, за спеціальними видами платежів, з відшкоду­вання завданих збитків, а також розрахунків з підприємцями за матеріальні цінності, надані послуги і виконані роботи в межах наявних коштів як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки. До розрахунків готівкою підприємств, відповідно до положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, встановлена гранич­на сума обмеження у десять тисяч гривень. Кількість підпри­ємств і підприємців, з якими проводять розрахунки, впродовж дня не обмежується.

Операції, пов'язані з прийманням і видачею готівкових кош­тів за проведення розрахунків через касу установи з відображен­ням цих операцій у касовій книзі, називають касовими.

Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у на­ціональній валюті в Україні, затвердженого постановою Прав­ління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).

Це Положення регламентує порядок організації готівкових роз­рахунків, оформлення касових операцій, норми й терміни зберіган­ня готівки в касі, ведення касової книги та обов'язки касира, а також визначає контроль та законність проведення касових операцій.

Готівка, одержана установами, має витрачатися суворо за ці­льовим призначенням відповідно до кошторисів бюджетних установ.

За казначейського обслуговування кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи, має зараховуватися на рахунки, відкриті в органах Державного казначейства. Викорис­тання виручки, що надходить готівкою, без попереднього зараху­вання її на рахунки забороняється.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня обмежується лімітом.

Установлення ліміту каси проводиться установою самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним бухгалтером та керівником установи (або уповноваженою ним особою), До розрахунку при­ймається строк здавання установою готівки для її зарахування на рахунки, визначений відповідним договором банківського рахун­ку. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми нака­зами (розпорядженнями) установи.

Кожна установа визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягів касових оборотів (надходжень і видатків за всіма рахунками), установле­них строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку тощо.

Понад встановлені ліміти в касі установи можуть зберігати­ся гроші на виплату заробітної плати, стипендії, допомоги з тимчасової непрацездатності лише впродовж трьох робочих днів, включно із днем отримання готівки в банку. Після цього готівку здають у банк. Якщо в окремі дні немає перевищення ліміту каси, в ці дні готівкову виручку до кас банків можна не здавати.

Готівку в касу із реєстраційних рахунків в органах Державно­го казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.

Порядок видавання готівки розпорядникам бюджетних кош­тів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам здійснюється відповідно до наказу Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89 «Про затвердження Порядку об­слуговування державного бюджету за видатками».

Для оформлення документів на отримання та повернення заробіт­ної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути прове­дені безготівковою оплатою, бюджетні установи й організації по­дають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки та платіжне доручення на переказ готівкових коштів.

Заявки подають у двох примірниках, один із яких після видачі готівки повертається установам із відповідним відбитком штампа казначея, зберігається як обов'язковий документ і є додатком до бу­хгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг і цільове спряму­вання коштів. У заявках на видавання готівки вказують суми прибут­кового податку з громадян, суми нарахувань до фонду соціально­го страхування України, суми страхових внесків до Пенсійного фонду та інші податки й обов'язкові платежі, які утримані та на­раховані на фонд заробітної плати відповідно до чинного законо­давства.

Готівка на придбання продуктів харчування і медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Піс­ля отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства надаються документи, які під­тверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткову накладну, роздавальну відо­мість).

Підтверджувальні документи подають упродовж трьох днів після придбання.

На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи уповноважених осіб, указаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в жур­налі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків і осіб, котрі отримали чекові книжки. Отримання готівки про­водиться з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків Украї­ни. На ці рахунки переказують кошти до виплати без перерахувань.

Невикористана готівка повертається одержувачами бюджет­них коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого обов'язково вказують но­мер реєстраційного рахунку.

Надходження і видача готівки установами відображаються у касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Касова книга — це обліковий регістр, призначений для ана­літичного обліку і контролю касових операцій, що ведеться у ві­домому студентам порядку.

Касова книга може вестися і в електронній формі за допомо­гою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомо­гою якого ведуть касову книгу, має забезпечувати візуальне відоб­раження і роздрук документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Паралельно складається машинограма «Звіт касира». Машинограма «Зведена відомість оборотів за субра­хунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

Наприкінці робочого дня касові операції за день підсумову­ють, виводять залишок готівки в касі на початок наступного дня і передають із прибутковими і видатковими ордерами та підтверджувальними документами до бухгалтерії як звіт касира.

Правильність оформлення касових документів та їх обґрунтованість перевіряє бухгалтер, який проти кожного прибуткового чи видаткового документа проставляє шифр кореспондувальних рахунків.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

Документальне оформлення надходження і видачу грошо­вих коштів бюджетних установ здійснюють на підставі належним чином оформлених прибуткових і видаткових касових ордерів.

Касові ордери — це документи, що засвідчують законність над­ходження грошових коштів до каси і їх витрачання за цільовим призначенням. Типові форми і порядок їх затверджено наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 р. №51 «Про за­твердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Оприбутковування готівки проводять за касовим ордером № КО-1, підписаним головним бухгалтером або особою, уповно­важеною керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція за підписом головного бухгалтера або відпові­дальної особи і касира, засвідчена печаткою (штампом) установи.

Видача готівки з каси установи проводиться за видатковими касовими ордерами № КО-2 або належно оформленими платіж­ними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особами, які на це уповноважені. Якщо на доданих до видат­кових касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний надпис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ор­дерах не обов'язковий.

Прибуткові й видаткові ордери і квитанції до них заповню­ються бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів, які за­безпечують належне збереження цих записів упродовж установ­леного для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається під­става для їх складання і перелічуються додані до них документи.

Видання прибуткових і видаткових касових ордерів і докумен­тів на руки особам, котрі вносять або одержують готівку, заборо­няється. Прий­ма­ння і видачу готівки можна проводити лише у день їх складання. Прибуткові ордери або видаткові касові документи одразу після одержання або видачі за ними готівки підпи­сує касир, а на доданих до них документах ставиться штамп або надпис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові й видаткові касові ордери до передавання їх до ка­си установи реєструються в журналі реєстрації прибуткових і ви­даткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформ­лені на підставі платіжних відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструють після здійснення цих виплат.

Видачу готівки з каси здійснюють лише особі, зазначеній у видатковому документі. До того ж гроші можуть видаватися за дорученням, оформленим в установленому порядку.

Після видачі заробітної плати, стипендії за платіжними відо­мостями касир у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, ставить штамп «Депоновано». Депоновані суми, що підлягають здаванню до банку, оформлюють видатко­вим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі, підставою для цього є квитанція до заявки на внесення готівки до установи банку.

З метою контролю за збереження готівкових коштів в уста­новах та організаціях проводять інвентаризацію кас. Для про­ведення інвентаризації каси за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка по завершенні інвентаризації каси складає акт, в якому за наявності розбіжностей із даними облі­ку вказується сума нестачі або надлишків та обставини їх ви­никнення.

Щоденний звіт касира підлягає ретельній перевірці бухгалте­ром, до функціональних обов'язків якого належить перевірка зві­тів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бух­галтерські записи ведуться на підставі перевірених відривних листків другого примірника касової книги і доданих до них доку­ментів і систематизуються в меморіальному ордері № 1 (Нако­пичувальна відомість за касовими операціями, форма № 380 бю­джет). Якщо касові операції здійснюються в національній та іноземній валюті, тоді меморіальні ордери складають і нумерують відповідно № 1-1, № 1-2 тощо.

Для синтетичного обліку наявності й руху грошових коштів у касі призначений активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» і № 302 «Каса в іноземній валюті».

У накопичувальній відомості за касовими операціями за суб­рахунком № 302 «Каса в іноземній валюті» за кожним звітом ка­сира записи здійснюють окремими рядками в національній та іноземній валюті, яку застосовували для касової операції. За кож­ним найменуванням валюти в обліку установи ведуть окремі рахунки третього порядку залежно від виду валюти. Курсова різ­ниця на готівку, що зберігається в касі установи, відображається в кореспонденції із субрахунком 442 «Інша переоцінка».

Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій наведено у табл. 2.5.

Для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної уста­нови призначені картки аналітичного обліку готівкових операцій, в яких готівкові операції відображають у розрізі кодів бюджетної класифікації і видів коштів, окремо за загальним й спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду. Також у розрізі кодів виводять залишок готівки на початок і кінець дня. Картку відкривають щомісячно, записи в ній здійснюють на підставі кожного звіту касира.

Таблиця 2.5 — Основні бухгалтерські проводки з обліку касових
операцій у національній валюті

Розпорядники бюджетних коштів за окремими напрямами ви­трат, установлених законодавством, можуть виконувати розра­хунки в іноземній валюті. Для здійснення таких операцій організації відкривають рахунки в установах банків за відповідними балансовими рахунками згідно з вимогами нормативних актів Національного банку України.

Після відкриття в установах банків рахунку для обліку опера­цій в іноземній валюті бюджетна установа подає до відповідного органу Державного казначейства довідку банку про відкриття ра­хунку на її ім'я.

При необхідності здійснення розрахунків за зобов'язаннями, пов'язаними з міжнародною діяльністю, бюджетні установи уз­годжують з Державним казначейством України питання про можливість переказу наявних на рахунках Державного казначей­ства України коштів в іноземній валюті чи необхідності здійс­нення її закупівлі. Під час погашення таких зобов'язань Держав­не казначейство України на підставі поданої заявки-доручення, виходячи із наявності коштів на валютних рахунках, відкритих на ім'я Державного казначейства, та потреби в іноземній валюті приймає рішення про переказ коштів із валютного рахунку на ра­хунок бюджетної установи, відкритий в установі банку, і готує платіжний документ на переказ коштів в іноземній валюті з ра­хунку Державного казначейства України на рахунок бюджетної установи, вказаний у заявці.

Якщо розрахунки бюджетних установ здійснюються за зо­бов'язаннями, які виникають за укладання угод, не пов'язаних з міжнародною діяльністю, такі бюджетні установи подають до ор­ганів Державного казначейства України заявку за встановленою формою і платіжне доручення на переказ коштів із відповідних рахунків у національній валюті для закупівлі іноземної валюти на міжбанківській валютній біржі. Разом з платіжним дорученням подають підтверджувальні документи в установленому порядку.

У разі можливості здійснення видатків в іноземній валюті за рахунок коштів, наявних на валютних рахунках, відкритих на ім'я Державного каз­на­че­йства України в установах банків, уста­нова подає до Державного каз­на­чейства України заявку-доручення на здійснення видатків в іноземній валюті.

Проведення видатків бюджетних установ в іноземній валюті регулює Порядок обслуговування державного бюджету за ви­датками, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 року № 89.

Порядок відкриття рахунків в іноземній валюті регулюється Ін­струкцією про відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 12.12.2003 року № 492 зі змінами від 04.04.2005 року.

Надходження валюти до бюджетних установ може здійснювати­ся у вигляді цільового фінансування бюджету на зміцнення матеріаль­но-технічної бази, оплати нерезидентами наданих послуг, виконаних робіт за міжнародними програмами співпраці, оплати ліцензій на впровадження винаходів, новітніх технологій, оплати за навчання, стажування, лікування іноземних громадян, гуманітарної допомоги.

Порядок використання гуманітарної допомоги у вигляді кош­тів в іноземній валюті одержувачами такої допомоги затвердже­ний постановою Кабінету Міністрів України від 22.03.2000 року № 542, згідно з якою іноземна валюта, що надійшла як благодій­на допомога, використовується винятково на цілі, визначені іно­земним договором для:

— розрахунків з резидентами й нерезидентами за придбання товарів (виконання робіт чи надані послуги), відповідно до зако­нодавства;

— продажу на міжбанківському валютному ринку для подаль­ших розрахунків з резидентами за придбання товарів (виконання робіт, надані послуги);

— переказу на власні рахунки в іноземній валюті, відкриті в упо­вноважених банках, фізичним і юридичним особам, які потребу­ють гуманітарної допомоги і яким вона безпосередньо призначена.

Для здійснення розрахунків за придбання товарів (робіт, по­слуг) одержувач благодійної допомоги надсилає заяву й дору­чення на продаж іноземної валюти на міжбанківському валютно­му ринку України з подальшим зарахуванням сум у гривнях на свій поточний рахунок.

Грошові кошти в іноземній валюті обліковуються окремо за кожною валютою у переведенні на грошову одиницю України за офіційним обмінним курсом НБУ. Використання готівкової іноземної валюти установами з власних поточних рахунків регулюється постановою НБУ від 26.03.1998 року № 119 «Про затвердження Правил використання готівкової іно­земної валюти на території України» з останніми змінами та до­повненнями від 23.12.2003 року №571. Відповідно до вказаних правил використання готівкової іноземної валюти бюджетним уста­новам та організаціям дозволяється для забезпечення витрат пра­цівників установ на відрядження за кордон (оплата добових, витрат, пов'язаних із найманням житлового приміщення, оплатою готелю, бронюванням місць у готелях, транспортних витрат). Порядок ви­дачі готівкової валюти здійснюється згідно із чинним законодавст­вом України про відшкодування витрат на відрядження за кордон (див. розділ 3.5 «Облік розрахунків із підзвітними особами»).

Облік коштів в іноземній валюті, які надходять і використо­вуються бюджетними установами, здійснюється згідно з вимо­гами, визначеними Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казна­чейства України від 24.07.2001 року № 126.

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті бюджетни­ми установами здійснюють на тих самих класах рахунків, що й облік гривневих операцій за субрахунками, встановленими Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ (табл. 2.6).

Облік наявності та руху грошових коштів в іноземних валю­тах на валютному рахунку в банку здійснюють на активному субрахунку № 318 «Поточні рахунки в іноземній валюті», підста­вою для записів у якому є виписки банків з валютних рахунків установи. Операції з руху коштів загального фонду державного бюджету в іноземній валюті оформлюють окремими меморіаль­ними ордерами за видами валют — меморіальний ордер № 2, фор­ма № 381; за операціями руху коштів спеціального фонду в іно­земній валюті — в меморіальному ордері № 3, форма № 382.

Аналітичний облік операцій за кожною валютою ведуть на картках: форма № 292-а або в книгах ф. № 292.

Облік готівкової валюти в касі виконують на активному субрахун­ку № 302 «Каса в іноземній валюті». Для аналітичного обліку на­явності та руху валютної готівки відкривають окрему касову кни­гу, в якій обліковують кожну валюту окремо. Меморіальні ордери № 1, форма № 380 за касовими операціями за кожним ви­дом валюти складають окремо.

Таблиця 2.6 — Основні бухгалтерські проводки з обліку операцій
з іноземною валютою

Бухгалтерський облік операцій в іноземній валюті відобра­жається в регістрах бухгалтерського обліку в національній ва­люті України шляхом переведення суми іноземної валюти за ва­лютним курсом з одночасним відображенням операцій в іно­земній валюті.

Переведення операцій, здійснених в іноземній валюті, в наці­ональну валюту України проводять на дату здійснення операції. Сума авансу (попередньої оплати) в іноземній валюті, надана ін­шій установі або отримана від інших осіб, переводиться в націо­нальну валюту України за валютним курсом на дату одержання авансу чи попередньої оплати.

Статті балансу, що відображають грошові кошти в касі, на ра­хунках в установах банків, а також активи й зобов'язання, що бу­дуть сплачені у фіксованій чи визначеній сумі грошей, — це монетарні статті. Вони відображаються в національній валюті України за валютним курсом на звітну дату. Курсова різниця ви­значається на дату здійснення операції й на звітну дату.

Основні засоби, матеріали та інші статті (отримані безкоштов­но) — немонетарні статті, що пов'язані з операціями в іноземній валюті, у національну валюту України переводять за валютним курсом на дату визначення справедливої вартості.

Курсова різниця відображається у складі власного капіталу як результат переоцінок і фіксується в обліку на субрахунку № 442 «Інша переоцінка». Від'ємну суму курсової різниці ві­дображають за дебетом вказаного рахунку, за кредитом субрахунку здійснюють бухгалтерський запис у разі збільшення курсу.

Залишки коштів у бухгалтерському обліку за субрахунками рахунків № 31 і № 32 мають відповідати залишкам коштів за ви­пискою органу Державного казначейства або установи банку з відповідного реєстраційного, спеціального реєстраційного, пото­чного рахунку установи.

До класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» належить та­кож балансовий рахунок № 33 «Інші кошти». На рахунках цієї групи обліковуються оборотні активи бюджетних установ у фор­мі еквівалентів грошових коштів, тобто коштів, що містяться в акредитивах, у чекових книжках, в оплачених талонах на бензин (смарт-картках), оплачених путівках до санаторіїв, будинків від­починку турбаз, пансіонатів, в оплачених проїзних документах, талонах на харчування, у повідомленнях на поштові перекази, поштових марках і марках держмита, облігаціях позик, у бланках трудових книжок і вкладишах до них, атестатів, дипломів, студент­ських та учнівських квитків, залікових книжок, бланках посвід­чень і інших грошових документах. На рахунках цієї групи також обліковують кошти в дорозі.

Цей рахунок активний, він розподіляється на чотири субрахунки:

№ 331 «Грошові документи в національній валюті»;

№ 332 «Грошові документи в іноземній валюті»;

№ 333 «Грошові документи в дорозі в національній валюті»;

№ 334 «Грошові документи в дорозі в іноземній валюті».

Студенти детальніше ознайомлюються з обліком операцій за рухом грошових документів у національній валюті. Передусім це стосується визначення поняття грошових документів. Грошови­ми документами вважаються документи, що перебувають в касі установи, прийом і видача яких через касу бюджетної установи оформлюється відповідно прибутковими і видатковими касовими ордерами, на яких ставиться штамп «Фондовий» або робиться та­кий само надпис від руки червоним чорнилом. Облік цих опера­цій ведуть окремо від грошових коштів. Реєстрацію прибутко­вих і видаткових фондових ордерів виконують в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на окремих арку­шах Грошові документи зберігаються в касі установи у сейфах чи металевих шафах. Вимоги щодо збереження грошових доку­ментів ті самі, що й до грошових коштів у касі бюджетної установи.

Одним з видів грошових документів є акредитив. Акредитиви можуть застосовуватися установами за коштами як загального, так і спеціального фондів бюджету.

Акредитивну форму розрахунків застосовують з метою гаран­тування платежів постачальникові. її сутність полягає в тому, що платник доручає своєму банку здійснити платіж за місцем знахо­дження постачальника. Умови та порядок здійснення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між одержувачем пла­тежу та заявником акредитива. Порядок здійснення безготівкових розрахунків за акредитивною формою детальніше описано у роз­ділі 3.1. Додамо тільки, що порядок оформлення акредитивів і тер­міни їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслугову­вання кошторисів, встановлює Державне казначейство України; для установ, рахунки яких згідно з чинним законодавством зали­шені в установах банків, — Національний банк України.

Суми коштів за акредитивами обліковують на субрахунку № 331 і відображають в обліку такими бухгалтерськими записами:

На суму виставленого акредитива:

Дебет субрахунку №331

Кредит субрахунку № 313, 323.

На суми використаних акредитивів:

Дебет рахунків № 10, 20, 23

Кредит субрахунку №331.

Невикористані суми акредитивів зараховуються як неказначейські чи банківські рахунки. Аналітичний облік ведуть окремо за кожним відкритим акредитивом на картках форми № 292-а.

Окремим видом грошових документів є лімітовані чекові книжки, на яких обліковують депоновані суми для скорочення термінів розрахунків готівкою за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи й надані послуги, які використовують лише для перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок отриму­вача коштів і які не підлягають сплаті готівкою. Депоновані суми за лімітованими чековими книжками виступають касовими видат­ками установи за відповідним кодом програмної й економічної класифікації видатків. Суми невикористаного ліміту чекової книжки при зарахуванні на казначейські чи банківські рахунки відображають в обліку як відновлення касових видатків за відпо­відними програмними класифікаціями видатків.

Форми розрахункових чеків затверджуються Національним банком України. Порядок заповнення розрахункових чеків (чеко­вих книжок) та механізм розрахування ними визначаються нор­мативними документами Національного банку України відповід­но до чинного законодавства.

Аналітичний облік операцій руху коштів за лімітованою чеко­вою книжкою здійснюється в накопичувальній відомості форми № 323 (меморіальний ордер № 4). Записи здійснюють за кожним платіжним дорученням, рахунком, чеком в міру виконання опе­рації, але не пізніше наступного дня після надходження докумен­тів до бухгалтерії. На початку кожного місяця із накопичувальної відомості за минулий місяць заносять залишок невикористаного ліміту на початок місяця. За дебетом субрахунку відображають депоновані суми за лімітованими чековими книжками. Сплачені суми за чеками за придбані матеріальні цінності або виконані ро­боти, надані послуги заносять до кредиту. По завершенні місяця підбивають підсумок і виводять залишок невикористаного ліміту.

Придбання установою талонів на пальне, поштових марок, марок держмита відображається в обліку за дебетом субрахунку № 331 і кредитом субрахунків № 313, 321, 323, 364.

На суму отриманих повідомлень на грошові перекази здійс­нюють запис:

Дебет субрахунку № 331

Кредит субрахунку № 364.

Після зарахування коштів за переказами до каси установи здійснюють запис про надходження грошових коштів до каси і зменшення суми грошових документів:

Дебет субрахунку № 301

Кредит субрахунку №331.

Видача талонів на пальне, поштових марок та марок держ­мита відображається за дебетом субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». їхня вартість вважається дебіторською за­боргованістю. Видача під звіт цих грошових документів здійс­нюється в установах за розпорядженням їх керівника, повторна видача без попереднього звітування не допускається.

Списання витрат на придбання марок поштової оплати, марок держмита й талонів на пальне на видатки установи здійснюють за касовими й фактичними видатками в розрізі кодів економічної класифікації видатків і відображають в обліку такими записами:

— на підставі дорожніх листів, отриманих від підзвітних осіб-водіїв:

1. Дебет субрахунку № 235

Кредит субрахунку № 362.

2. Дебет субрахунків № 801, 802, 811

Кредит субрахунку № 235;

— на підставі актів на використання поштових марок:

Дебет субрахунку № 801, 802, 811

Кредит субрахунку № 362.

Під час отримання паливних і мастильних матеріалів деякі установи застосовують смарт-картки. Порядок відображення в обліку придбання паливних і мастильних матеріалів із застосу­ванням смарт-картки відрізняється від відображення операцій з придбання цих матеріалів лише тим, що вартість самої смарт-картки потрібно обліковувати як малоцінні та швидкозношувані предмети.

Облік путівок на санаторне лікування й оздоровлення застра­хованих осіб здійснюють разом з іншими грошовими коштами установи. Він регулюється інструкцією «Про порядок плануван­ня, обліку, видачі путівок на санаторно-курортне лікування та оздоровлення застрахованих осіб і членів їхніх сімей, придбаних за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності», затвердженою постановою Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездат­ності від 24.12.2001 року №51.

Облік і ведення трудових книжок у бюджетних установах та організаціях здійснюють відповідно до інструкції «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і ор­ганізаціях», затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціально­го захисту населення України від 29.07.1993 року №58. Зразок бланка трудової книжки затверджено постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 року № 301.

Бланки трудових книжок та вкладишів до них установи й ор­ганізації зберігають в касі разом з іншими документами строгого обліку. Бухгалтерія, своєю чергою, веде спеціальну книгу, форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 року №277 — «Книга обліку бланків трудових кни­жок і вкладишів до них» (форма № 449). До неї вносять операції, пов'язані з отриманням і використанням бланків та вкладишів із зазначенням їх серії та номерів.

В обліку вартість трудових книжок і вкладишів, виданих під звіт особі, відповідальній за заповнення трудових книжок, відно­сять у дебет субрахунку № 362.

Для обліку руху грошових документів — бланків суворої звіт­ності, застосовують типові форми первинного обліку, затвердже­ні наказом Міністерства статистики України від 11.03.1996 року № 67, до яких належать:

— прибутково-видаткова накладна на бланки строгої звітності (форма № С3);

— прибутково-видаткова книга обліку бланків строгої звітно­сті (форма № С3);

— акт на списання використаних бланків строгої звітності (форма № С3-3);

— акт перевірки наявності бланків строгої звітності (форма № С3-4);

— картка-довідка за виданими і використаними бланками строгої звітності (форма № С3-5).

У бухгалтерському обліку бланки суворої звітності одночасно з обліком на основних рахунках обліковуються на позабалансо­вому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».

Аналітичний облік грошових документів, крім бланків трудо­вих книжок, ведуть на картках (форми № 292-а) за їх видами, або в книзі поточних рахунків і розрахунків (форма № 292).

Операції щодо руху грошових документів у касі оформлюють меморіальним ордером (форма № 274). Записи в меморіальному ордері здійснюють окремо за кожним видом грошових документів.

На субрахунках № 333 «Грошові кошти в дорозі в національ­ній валюті» та № 334 «Грошові кошти в іноземній валюті» облі­ковуються кошти, які перераховані на поточні чи реєстраційні рахунки в останні дні місяця і будуть зараховані в наступному місяці.

За дебетом субрахунків № 333 та № 334 відображаються гро­шові кошти в дорозі, при цьому кредитуються субрахунки рахун­ків № 68, 70, 71. За кредитом, після зарахування грошових сум на відповідні рахунки на підставі пояснювальних документів, відоб­ражається списання грошових коштів в дорозі, при цьому дебе­туються субрахунки рахунків №31, 32.

Аналітичний облік операцій з іншими коштами здійснюють у довільній формі за кожним грошовим документом і кожною су­мою в дорозі. Записи за операціями із грошовими документами в дорозі групують у меморіальному ордері форми № 274 бюджет.

Розпочинаючи вивчення розрахунків з різними дебіторами, зазначимо, що на рахунках цієї групи обліковуються оборотні ак­тиви бюджетних установ у формі дебіторської заборгованості, тобто у вигляді вимог установи до інших юридичних чи фізичних осіб щодо грошових коштів, товарів, робіт і послуг. Тут обліко­вуються розрахунки з покупцями, замовниками, іншими дебіто­рами: у порядку планових платежів, із підзвітними особами, за відшкодування завданих збитків, а також розрахунки з іншими дебіторами установи. Наголосимо, що бюджетні установи всі розрахунки із юридичними і фізичними особами (крім розрахун­ків із підзвітними особами) за товари, роботи та послуги, здійс­нюють після їх отримання. Попередня оплата дозволяється у ви­падках, передбачених чинним законодавством України.

Для обліку розрахунків з іншими дебіторами установи при­значений рахунок № 36 «Розрахунки з різними дебіторами».

Одним з видів розрахунків із дебіторами є розрахунки за плановими платежами, коли умовами договору передбачена оплата товарів не за окремими операціями постачання, а шляхом періодичного переказування коштів у певні терміни й в установ­лених розмірах незалежно від отримання товару.

Таку форму розрахунків застосовують бюджетні установи й організації за наявності постійних господарських зв'язків з різ­ними суб'єктами підприємницької діяльності за поставками ма­теріальних цінностей та наданням послуг. Переважно через фор­му розрахунків у порядку планових платежів здійснюють роз­рахунки з продовольчими базами за продукти харчування, з госп­розрахунковими аптеками за медикаменти, з організаціями гро­мадського харчування за талони на харчування учнів, з автопідприємствами за послуги автотранспорту.

Суми кожного планового платежу і терміни перерахування сто­рони встановлюють на поточний місяць (квартал), з огляду на пері­одичність платежів та обсяги поставок чи закупівель, надання послуг за договорами, угодами або фактичні поставки за минулий місяць.

Для обліку розрахунків із постачальниками в порядку плано­вих платежів передбачено активно-пасивний субрахунок № 361 «Розрахунки в порядку планових платежів». Перерахування установою постачальникам планового авансу супроводжується записами в дебет субрахунку № 361 «Розрахунки в порядку пла­нових платежів» та кредит субрахунків з обліку грошових коштів на поточних, реєстраційних рахунках.

Отримання продуктів харчування, медикаментів та перев'язу­вальних засобів від постачальників супроводжується записами в кре­дит субрахунку № 361 «Розрахунки в порядку планових платежів» в кореспонденції з дебетом субрахунків № 232,233,331, 801, 802.

Аналітичний облік розрахунків за субрахунком № 361 ведеться в накопичувальній відомості (форма № 408) меморіальний ордер № 7. Облік ведуть окремо за кожним постачальником, для якого відво­дять необхідну кількість рядків з метою відображення операцій упродовж місяця в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Операції, здійснювані за рахунок коштів спеціального фонду, фік­сують в окремому ордері. Записи в меморіальний ордер здійснюють за кожним документом (платіжним дорученням, рахунком) мірою здійснення операції. На кінець місяця за субрахунком № 361 обчис­люють загальний залишок та окремий за кожним постачальником у розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Облік розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів можна вести на картках (форма № 272-а) або в книгах (форма № 292).

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений субрахунок № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Суми під звіт видають з каси установи або переказують на карткові рахунки на оплату видатків, які неможливо або недоцільно здійснювати шляхом безготівкових розрахунків. Підзвітні суми ма­ють цільове призначення і витрачаються винятково на ті цілі, на які вони видані, згідно із кодами бюджетної класифікації видатків.

Підзвітні суми в бюджетних установах видають як аванс на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження і наукові експедиції, виплата заробітної плати, стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіж­на чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу по завершенні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видають під звіт лише за дозволом керівника установи і попереднього звітування за раніше отримані аванси.

Суму авансу на господарські потреби обчислюють на підставі інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей.

Видача сум під звіт працівникам, за якими є непогашена забор­гованість за попередні суми, не дозволяється.

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулю­ється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а та­кож Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 15.12 2004 року №637, затвердженого по­становою Правління Національного банку України.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видаєть­ся під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний термін до іншого населено­го пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвер­дженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 року № 59 із подальшими змінами.

Витрати бюджетної установи на відрядження мають плановий характер і включаються до видатків за загальним і спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'я­зок такого відрядження із основною діяльністю установи.

Установа, яка відправляє працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, де зазначено мету поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. За відрядження за кордон вказують умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення додається його копія з перекладом), кошторис ви­трат. Потім працівникові оформлюють посвідчення про відряджен­ня, форму якого затверджено наказом ДПАУ від 28.07.1997 року № 260.

Термін відрядження визначає керівник установи. Цей термін не може перевищувати 30 календарних днів, а за кордон — 60 календарних днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування, підвищення кваліфікації на двосторон­ніх засадах (міждержавних) військовослужбовців, аспірантів і студентів відповідно до укладених сторонами угод.

Установа, що відряджає працівника в межах України, забезпе­чує його коштами у вигляді авансу на поточні потреби в розмі­рах, передбачених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

За кожен день (включно з днем приїзду та від'їзду) перебу­вання працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі, ви­плачуються добові в межах граничних норм, встановлених по­становою Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 року № 663, незалежно від статусу населеного пункту.

За наявності підтверджувальних документів установа відшкодо­вує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового при­міщення в розмірі фактичних витрат із урахуванням додаткових по­бутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, прасу­вання одягу), за користування холодильником, телевізором. Праців­никові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50% його вартос­ті за добу згідно із поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовують також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, користуванням постільними ре­чами у потягах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

У разі відрядження працівників за кордон установи забезпе­чують їх коштами в національній валюті держави, до якої виру­шає працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді аван­су на поточні витрати у розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування згідно із встановленими норма­ми. Якщо аванс видається не в доларах США, а в національній валюті, то спочатку граничні норми добових, установлених у гривнях, перераховують у долари США з огляду на прогнозова­ний курс, а потім суму в доларах помножують на крос-курс, роз­рахований за офіційним курсом на день видачі авансу.

Норми добових витрат і граничні норми відшкодування ви­трат на наймання житлових приміщень для державних службов­ців, а також інших осіб установ та організацій, що утримуються за рахунок коштів бюджету, за відрядження за межи України, в разі зміни прогнозованого офіційного обмінного курсу національ­ної валюти до долара США за поданням Міністерства фінансів України переглядаються після ухвалення Закону України про Державний бюджет на наступний рік.

Отримання авансової суми коштів для виплати на відряджен­ня здійснюється згідно з Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України від 26.03.1998 року № 119. При цьому для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунка установа подає до уповноваженого банку роз­рахунок передбачених витрат, в якому зазначено:

— номер і дату наказу;

— прізвище, ім'я, по батькові осіб, які виїжджають за кордон;

— термін перебування за кордоном;

— розрахунок витрат.

До того ж надається доручення на отримання валюти на від­рядження в касі уповноваженого банку.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає Звіт про ви­користання коштів на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

До Звіту обов'язково додають підтверджувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи, транспортні квит­ки, багажні квитанції, страхові документи, документи про най­мання житла, чеки, квитанції.

Звіт подають упродовж трьох банківських днів після повер­нення із відрядження. Залишок невикористаних коштів, згідно зі Звітом, підлягає поверненню до каси установи в термін його зда­вання у тій валюті, в якій було видано аванс. У бухгалтерії уста­нови здійснюють перевірку авансових звітів: перевіряють прави­льність оформлення первинних документів, здійснюють ариф­метичну перевірку, визначають законність зроблених витрат. Ке­рівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів при­йняти рішення щодо затвердження перевірених Звітів.

Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюють на активному рахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особа­ми». За дебетом цього рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, які відшкодовує підзвітна особа; за кредитом — витрати суми авансу і повернені залишки під­звітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ­люють спеціальними проведеннями.

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунку № 362

Кредит субрахунків № 301, 302.

Списання на видатки установи, затверджені суми витрат згід­но із поданим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811

Кредит субрахунку № 362.

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302

Кредит субрахунку № 362.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ве­дуть в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет), в розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійс­нюються за рахунок коштів спеціального фонду, фіксують в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 обчислюють загальний та окремо за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків, причому він може бути як де­бетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок указує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не надано звітів. Кредитовий відображає розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отрима­ними під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показують у скла­ді оборотних активів, кредитове — у складі зобов'язань установи.

До розрахунків з дебіторами бюджетних установ належать розрахунки за заподіяними установі збитками у вигляді нестач і розкрадання грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також суми, що згідно із чинним законодавством України належать утриманню з посадо­вих осіб, винних у порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Суми завданих збитків установам від розкрадання та нестач матеріальних цінностей, грошових документів та коштів, що віднесені на рахунок винних осіб, інші суми, що підлягають утриманню в установленому порядку, обліковують на активно­му субрахунку № 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків». У дебет цього субрахунку відносять суми виявлених нестач, крадіжок, псування матеріальних цінностей та інші в кореспонденції з кредитом відповідних субрахунків з обліку грошових коштів, необоротних активів, запасів на підставі оформ­лених належним чином документів (актів перевірок, ревізій, порівняльних відомостей).

Відшкодування сум збитків, завданих установі, визначається відповідно до Закону України від 06.06.1995 року №217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» та Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псуван­ня) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабі­нету Міністрів України від 22.01.1996 року № 116 із подальшими змінами та доповненнями. Згідно із Порядком, розмір збитків ви­значається за балансовою вартістю цих цінностей (без зносу), але не нижче 50 % балансової вартості з урахуванням індексів інфля­ції, які щомісяця визначає Держкомстат, податку на додану вар­тість та акцизного збору.

Порядок обчислення штрафу, суми утриманого податку і терміни подання авансового звіту регламентуються такими но­рмативними документами: Законом України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 року, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, за­твердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 року № 637.

Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення, псування бланків цінних паперів і документів суворого обліку визначають відповідно до постанови КМУ від 27.08.1996 року № 1009 (допов­нення до Порядку № 116 п. 7).

Відображення в бухгалтерському обліку сум, що надходять до каси установи або утримані із заробітної плати, стипендії на від­шкодування завданих установі збитків, здійснюють за кредитом субрахунку № 363 і дебетом рахунка каси.

Кореспонденцію рахунків, за якими в обліку відображають роз­рахунки з відшкодування завданих збитків, наведено в табл. 2.7.

Суми заборгованості за нестачами, втратами і розкраданнями мають перебувати під постійним контролем і відшкодовуються незалежно від притягнення винних осіб до кримінальної чи адмі­ністративної відповідальності.

Виявлені суми крадіжок і витрачань матеріальних цінностей відносять на винних осіб у сумі, що вказана в акті ревізії чи перевірки. У разі необхідності документи про виявлені розтра­ти і розкрадання передають до судових чи слідчих органів і встановлюють контроль за проходженням справ у судових ін­станціях.

Таблиця 2.7 — Основні бухгалтерські проведення обліку розрахунків
із відшкодування завданих збитків