Составление собственно архивной описи дел

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­ная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­кументы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­диненный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со­ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — это «родной» для дела номер, присвоенный в делопроизводстве.

Графа 3 — «Заголовок дела» — отражает информационную фун­кцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном госархивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках — общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии двух сантиметров от левого края графы.

Графа 4 — «Крайние даты» — раскрывает даты начала и окон­чания дела. Наименование месяца, как правило, пишется пропи­сью. При обозначении даты сначала указывается число, затем ме­сяц и год. Если крайние даты включают 1 год, то для их написа­ния в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают 2 года, то — 4 строки.

Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 — «Количество листов» — дает представление об объе­ме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верх­нем углу.