Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фикса­ции) на различных носителях и оформлению по установ­ленным правилам информации, необходимой для осуще­ствления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, ма­шинописные документы, в том числе телеграммы, теле­фонограммы, машинограммы),'а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и другое).

Состав управленческих документов определяется:

• компетенцией и функциями организации;

• порядком решения вопросов;

• объемом и характером взаимосвязей с другими орга­низациями;

• закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается при­менением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

В соответствии с действующим законодательством и ком­петенцией органы управления издают следующие распо­рядительные документы: решения, постановления, распо­ряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех слу­чаях, когда необходимо принять нормативный или инди­видуальный акт по основным вопросам компетенции орга­низации. Распоряжения и указания издаются по оператив­ным вопросам и для организации исполнения постановле­ний, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и другое), оформляются как совместное ре­шение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот до­кумент.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих ор­ганов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятель­но. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установ­ленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (из­менен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного докумен­та может быть приостановлено соответствующими компе­тентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту при­лагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы офор­мляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, спра­вок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и другого). Если ход заседания сте­нографируется, текст стенограммы расшифровывается, пе­чатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уров­ней управления могут направлять письма при осуществ­лении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и дру­гими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен инфор­мацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т. д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стан­дарты, уставы, положения, правила и другое. Проект уп­равленческого документа должен быть согласован с испол­нителями (авторами текста), руководителями заинтересо­ванных структурных подразделений или организаций.

Date: 2015-09-05; view: 591; Нарушение авторских прав