Формування автоматизованої документно-інформаційної системи вищого навчального закладу

Для створення сучасної інформаційної інфраструктури науки і освіти недостатньо забезпечити тільки доступ до документів і інших джерел інформації. Основне завдання - це організація таких умов, при яких наявність інформації призводить до появи нового знання та нового рівня освіти, а ефективність фінансових коштів, витрачених на інформаційне забезпечення освітнього процесу, стає максимальною.Але діяльність сучасного вузу багатопрофільна, а управління на основі інформаційних технологій - складний процес, що вимагає вирішення цілого комплексу проблем, в тому числі ресурсних, організаційних і технологічних.

Бібліотека як базовий компонент інформаційного простору в певній мірі володіє структурної автономією, що нерідко призводить до відсутності або слабкості її зв'язків з кафедрами. Наслідком цього, як правило, використання інформаційних ресурсів бібліотеки та кафедр ведеться без урахування принципу взаємодоповнюваності, що, безумовно, знижує ефективність освітнього процесу.

Для подолання цієї ситуації дуже актуально об'єднання їх зусиль для створення єдиного інформаційно-освітнього простору і формування єдиного інформаційного фонду, для якого об'єднуючим початком є єдиний довідково-пошуковий апарат і, перш за все, електронний каталог.

Системне єдність усіх складових частин цього фонду дозволяє реалізувати принцип взаємовикористання документів та інформації. Це безпосередньо відноситься і до електронних ресурсів, доступність яких забезпечується за допомогою внутрішньосистемного мережної взаємодії а також, створення єдиного інформаційного простору, який представлено у вигляді сукупності самостійних об'єктів.

У технологічному аспекті створення єдиного інформаційного простору вишу залежить від сумісності автоматизованих інформаційних систем (АІС). З їх допомогою можливі ефективні обробка та зберігання великих обсягів інформації, що отримуються з різних джерел.

Автоматизована бібліотечно-інформаційна система (АБІС) є базовим, системоутворюючою ланкою для всієї сукупності АІС вузу. У зв'язку з цим вельми актуальні питання їх сумісності. Вони виникають уже в момент вибору АБІС, коли бібліотека приймає рішення автоматизувати свою діяльність, а також у процесі впровадження системи через необхідність інтеграції різнорідних і слабоконструктированних даних АБІС з іншими автоматизованими системами організації, а також обміну даними з різними діючими АБІС інших бібліотек.

Сьогодні існує необхідність впровадження АБІС сервісу, що включає:

• автоматизацію бібліотечних процесів з комплектування та обліку фондів, обліку та обслуговування читачів з метою зниження трудомісткості цих операцій;

• автоматизацію пошуку і замовлення читачами літератури з фонду бібліотеки з метою скорочення витрат часу на ці операції;

• формування фонду комп'ютерних видань (ФКІ) або фонду літератури на комп'ютерних носіях, в першу чергу, наукових і методичних розробок;

• забезпечення доступу читачів до джерел поза центром - українським і зарубіжним бібліотекам допомогою мережі Інтернет;

• забезпечення віддаленого доступу до ФКІ і каталогу;

• формування бібліотеки навчальних та навчальних систем, забезпечення віддаленого доступу до них.

Автоматизація бібліотеки неможлива без електронного каталогу, створення якого є першим етапом побудови АБІС. Електронний каталог та пов'язані з ним компоненти сервера БД повинні забезпечити:

• можливість зберігання будь-якого бібліографічного опису;

• конвертація з внутрішнього формату в UNIMARC або в MARC-21 формат і навпаки;

• реалізацію швидкого пошуку бібліографічного опису;

• доступ віддаленим користувачам;

• автоматичне створення пошукових таблиць;

• друкування каталожних карток в будь-якому зручному вигляді;

• можливість виконання cистематизації і присвоєння кожній книзі індексу систематичного каталогу та авторського знака, для чого використовуються таблиці класифікації ББК і УДК.

Паралельно з електронним каталогом створюється підсистема реєстрації читачів, що дозволяє автоматизувати процес оформлення читацьких квитків і формулярів, а також формувати статистичні дані про користувачів бібліотеки.

Наступним етапом є створення та впровадження підсистеми комплектування та обліку для вирішення завдань формування замовлень на придбання літератури, обліку надходить літератури, сумарного обліку наявної літератури, передплати на періодичні видання та внесення відповідних записів в електронний каталог.

Ще одним етапом буде рішення задачі взаємодії з читачами та створення підсистеми замовлення літератури. При цьому, система повинна надавати можливість роботи як в локальній мережі, так і через глобальну мережу Інтернет. У повністю автоматизованій системі читачі можуть отримувати інформацію про існування будь-якого документа в бібліотеці, замовляти цей документ, і, якщо документ має електронну копію, отримати її.

В даний час в роботу бібліотек введені електронний каталог, підсистеми комплектування та обліку документів, введення існуючого каталогу за допомогою сканування каталожних карток, автоматизована реєстрація користувачів.

Будь-яка АБІС повинна забезпечувати найбільш просте, з точки зору співробітника бібліотеки, управління бібліотечними ресурсами, а також отримання реального стану об'єктів бібліотеки, таких як відділ, читальний зал, сховище, а також книги, періодичні видання.

При надходженні нового видання у фонд якої-небудь бібліотеки АБІС генерує сповіщає пакет, який містить бібліографічний опис видання. Цей пакет АБІС розсилає в усі бібліотеки, які в разі відсутності такого видання у власному фонді поповнюють електронний каталог посиланням на це видання в іншій бібліотеці. Вирішення цього завдання зажадає впровадження АБІС, що мають уніфікований зовнішній інтерфейс у всій бібліотеці, або установки шлюзів у вже існуючих системах та розвитку мережі комунікацій між бібліотеками певного регіону.

Для створення єдиного інформаційного простору вузу необхідно забезпечити взаємодію АБІС з системами адміністративно-організаційного управління, зокрема, з системами відділу кадрів, бухгалтерії та деканатів. Це дозволить спростити роботу бібліотекарів з користувачами, пропустили термін повернення документа, спростити процедуру підпису обхідних листів, а також забезпечити автоматичну реєстрацію нових співробітників і новоприбулих студентів.

Важливим передумовою сучасних вимог документно-інформаційної бази навчання вузу є наявність інформативного матеріалу і матеріалу для контролю знань (наприклад, після вивчення модуля можуть здійснюватися різними способами (за допомогою текстів, контрольних питань), але при цьому слід врахувати, що електронна форма документування важливою навчальної інформації буде ефективна лише за умови, якщо програми для обслуговування студентів спрямовуються на облік особливостей конкретного суб'єкта.

Основу сучасної документно-інформаційної бази вузу складає електронний посібник, де містяться необхідні для споживача відомості. Документування інформації в такому посібнику вимагає дотримуватися певних умов: визначення цільового ознаки його виділення із загального потоку інформації, фіксування будь-яким знаковим чином, дає можливість їх раціонально використовувати.

В залежності від того, наскільки глибоко користувач освоїв матеріал, при необхідності можна повторити вивчений модуль, або відкоригувати, змінити методику навчання. Якщо з'ясовується, що він не доступний для більшості, його можна подати в більш доступній формі. В цьому і полягає переваги електронного носія інформації.

Завдяки включенню в електронний посібник нових розробок, повнотекстової і орієнтованої баз даних його можна використовувати більш тривалий час і затребуваність його є набагато вище. Але це дещо не зменшує ролі традиційних носіїв інформації. Вони повинні гармонійно доповнювати один одного, виступати частинами єдиного освітнього середовища.Тепер, про документ можна сказати що, це виділена інформація відповідно певної мети (призначення), яка зафіксована в будь-якій формі, зі встановленими реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати, і подана на якому носії.

Створення різних моделей представлення знань, які, в одному випадку, представляють об'єкти, характерні для логічного мислення, в іншому-надання чистої інформації, а в третіх-образи, якими оперує образне мислення, дає можливість оптимізувати і максимально активізувати процес навчання. Включення різноманітних тестів на початковому етапі роботи з електронним посібником дає можливість ідентифікувати особистісні якості того, кого навчають, а потім здійснити настроювання для нього і рекомендувати відповідну методику засвоєння знань.