Управління фондом бібліотек вищих навчальних закладів

Центральною частиною роботи директора вузівської бібліотеки є управління бібліотечними фондами. Ретельний відбір ресурсів - будь то традиційні книги та журнали або служби електронних даних - дуже важливий, тому що користувачі бібліотеки повинні мати доступ до необхідної їм інформації.

Перш ніж приступити до розгляду проблеми управління фондами бібліотек, необхідно зазначити, що тісна співпраця з користувачами, особливо з викладацьким і дослідницьким складом, дуже важливо, так само як і моніторинг використання одиниць зберігання. Велика частина фонду повинна бути збережена для майбутнього використання, а для захисту матеріалів і всієї бібліотеки від лих повинні бути зроблені відповідні заходи.

Моніторинг використання документних фондів дає можливість визначити коефіцієнт використання фондів та інформаційних ресурсів. Спочатку обчислюють питому вагу (частку у відсотках) різних галузей літератури в складі фонду. Потім ділять питому вагу різних відділів документовидачі на питому вагу відповідного розділу фонду, і при цьому виходить коефіцієнт використання фонду.А також, у зв'язку зі стрімким зростанням документних фондів та інформаційними ресурсами моніторинг дає можливість виявити співвідношення між комплектуванням фондів, документів, джерел та їх використанням.

Термін «метадані» використовуються для інформації, що описує ресурс, який в самому широкому сенсі може означати інформаційну одиницю (наприклад, книгу, журнальну статтю, зображення), колекцію або інформаційного користувача. Іноді метадані визначаються як «дані про дані». Найбільш відомою формою метаданих є каталожний запис.

Важливою частиною формування фонду є відбір документів.

Відбір документів для фонду - велика відповідальність: тут потрібно не тільки добре знання самого предмета і літератури по ньому, але і здатність передбачити потреби користувача і привернути увагу викладацького складу до потенційно цінних документів. Матеріал вибирається на підставі заявок користувачів, найчастіше, викладацького складу, які бажали б покупки матеріалів або для студентів чи для своїх дослідницьких інтересів.При відборі документів для поповнення фонду, крім власне теми, повинні використовуватися ще деякі критерії. До них відносяться знання різних видавництв, оскільки хороша репутація видавця - запорука якості матеріалу.

Фондом вузівських бібліотек переважно залишаються книги і журнали - як у традиційному, так і в електронному видах - разом з матеріалами в форматах, придатних для особливих уявлень, наприклад, у формі слайдів, аудіо-і відеозаписів і т.д. Крім того, бібліотеки зберігають цілий ряд бібліографічних інструментів, що дозволяють користувачам отримують доступ до більш об’ємної літератури.

До відбору документів також можна віднести такий процес як очищення фондів.У кожній колекції з часом накопичуються такі документи, які вже не мало використовується і в майбутньому, швидше за все, зовсім вийдуть з ужитку.Деякі матеріали повинні віддалятися через те, що інформація в них міститься, вже не відповідає дійсності, наприклад, старі підручники по праву - перші претенденти на списання. Але більшості матеріалів таки потрібна експертна оцінка.Статистичні дані, наприклад, кількість перевидань якоїсь конкретної книги за останні три роки, можуть допомогти у визначенні кандидатів на видалення з фонду, але все ж остаточне рішення про видалення повинен приймати експерт. Будь-які загальноприйняті дії по оцінці колекції допоможуть при прийнятті такого рішення.

В деяких вузівських бібліотеках є другорядні сховища, де містяться рідко запитувані матеріали і з яких ці матеріали витягуються за запитом. Такі сховища можуть перебувати на території бібліотеки або в віддаленому місці.

Існують і приклади кооперативного зберігання. У таких випадках виведений зі складу колекції документ може потім міститися в проміжному сховище, а використання її за запитом з цього сховища може показати, що її цінність ще не вичерпала себе. Тим не менш, від застарілих матеріалів все одно необхідно позбуватися, видаляючи їх і даючи місце новим.