Характеристика системы менеджмента в организации

Менеджмент - самостоятельный вид профессиональной деятельности людей, направленные на достижение организацией, действующей в рыночных условиях, определённых целей управления путём рационального использования экономических ресурсов.

Работа в фирме «Бизнес ИТ» построена на коммуникабельности персонала и большинство проблем решаются прямо на нижнем уровне управляющих или, если на нижнем решение не возможно, на среднем. Но последние время идёт расширение предприятия, начала производится новая продукция, в связи с этим высший уровень управления начал развитие принятия управленческих решений.

Активно и на высоком уровне реализуются функции менеджмента в компании:

) функция прогнозирования осуществляется благодаря наличию аналитиков практически в каждом департаменте.

) функция планирования - осуществляется на всех иерархических уровнях. Исходя из стратегических целей компании устанавливаются показатели деятельности для подразделений.

) функция организации - осуществляется всеми подразделениями компаниями, однако, несколько затруднена вследствие несовершенства организационной структуры компании. Отсутствует регламентация взаимодействий подразделений, в связи, с чем тратится большое количество времени на передачу информации от одного подразделения к другому,

) функция координации - осуществляется в организации, но недостаточно проработана, поскольку присутствует некоторая разобщенность между подразделениями, а также имеет место преобладание интересов отдельных подразделений над интересами организации.

) информационная функция имеет как позитивную, так и негативную сторону в организации, поскольку с точки зрения технического обеспечения организация полностью оснащена современным оборудованием, программами, средствами связи. Однако, в связи с некоторыми недостатками организационной структуры предприятия, скорость передачи информации и эффективность от ее использования снижаются,

) функция контроля в организации осуществляется на всех иерархических уровнях, поскольку на каждом уровне установлены планы для каждого подразделения и ключевые показатели эффективности, менеджеры могут отслеживать достижение поставленных целей и задач своими подразделениями,

) функция анализа - реализуется благодаря информационно-техническому оснащению предприятия, а также аналитикам отдельных департаментов,

) функция мотивации - довольно развита в организации. Всем сотрудникам предоставляется социальный пакет, предполагающий покрытие расходов на питание сотрудников, оплату мобильной связи в соответствии с функциональными обязанностями и должностным уровнем сотрудника, оплачиваемый ежегодный отпуск и прочие виды отпусков.

Взаимоотношения подчиненных с руководителем, психологический климат коллектива, результаты работы коллектива зависят от стиля управления, реализуемого руководителем.

В зависимости от целей деятельности фирмы он может быть авторитарным, демократическим либеральным или смешанным.

В фирме «Бизнес ИТ» используется смешанный стиль руководства, что позволяет наладит более доверительные отношения с генеральным директором. Большое внимание уделяется взаимоотношениям внутри коллектива, ведь дружеская обстановка благотворно влияет на работу всех специалистов. Проводятся кофе-брейки, мероприятия связанные с праздниками, соревнования, совместные поездки на отдых (море, горы).

Предприятие фирма «Бизнес ИТ» довольно давно существует на рынке и уже завоевало конкурентоспособные позиции. Фазу жизненного цикла, в которую вступила организация, можно охарактеризовать как фазу зрелости. Ей свойственен стабильный объем продаж, стабилизация структуры, формализованный процесс принятия решений.

ООО «Бизнес ИТ» имеет функциональную организационную структуру (рис. 1).

Рисунок 1- Организационная структура предприятия ООО «Бизнес ИТ».

Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления.

Традиционные функциональные блоки фирмы - это отделы производства, маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются в каждой фирме для обеспечения достижения ее целей.

Если размер всей фирмы или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно в свою очередь подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными, или производными. Основная идея здесь состоит в том, чтобы максимально использовать преимущества специализации и не допускать перегрузки руководства.

К преимуществам функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

Любая фирма функционирует, имея связи с рынком: поставляя на него изделия, услуги и обеспечивая покупателей соответствующей информации. С рынка фирма получает деньги и снова информацию - об объемах и темпах продажи, мнения покупателей, данные о товарах конкурентов и т.д. Таким образом, возникает замкнутая система, функционирующая как единое целое.

Анализ научно-технического и технологического развития общества позволяет вовремя заметить и начать применять в практике достижения современной науки и техники в области рекламы, управления, доставки, продажи, а также в области информационного обеспечения, что может стать значительным конкурентным преимуществом.

Непосредственно на коммерческую деятельность фирмы развитие научно-технического прогресса в области производства влияние не оказывает; этот фактор значим только для фирм, производящих продукцию, которую реализует компания.

Деятельность отдела маркетинга заключается в организации процесса организации торговли конкурентоспособной продукции, организации эффективной системы сбыта, проведении гибкой ценовой политики, управлении продвижения товаров.

Задачами отдела маркетинга в области стимулирования продаж является создание у потребителей мощных эмоциональных стимулов к покупке Их решение направлено на то, чтобы:

. Дать необходимую информацию потенциальным потребителям о новых товарах через средства массовой информации и рекламу.

. Использовать разнообразные средства стимулирования объемов и кратности покупок.

. Повышать имидж предприятия.

Маркетолог - это сотрудник, который занимается исследованием рынка. Вся его деятельность направлена на завоевание новых клиентов и удержание уже существующих. Перед ним стоит непростая задача: добиться, чтобы компания получала максимальную прибыль, используя для этого свои реальные возможности.

Маркетолог относится к категории специалистов. На должность маркетолога назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж по специальности в области маркетинга не менее одного года. Маркетолог назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора организации. Маркетолог должен обладать аналитическими, коммуникационными способностями, способностями к перспективному планированию.

Маркетолог должен знать:

законодательные нормативные акты, методические материалы по организации маркетинга, оценке финансово-экономического состояния и емкости рынка;

методы изучения рыночной конъюнктуры и разработки прогнозов потребности в реализуемой продукции;

порядок рассмотрения рекламаций и ответов на претензии;

особенности организации рекламного дела;

методы работы со средствами массовой информации;

основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции, ее отличие от отечественных и зарубежных аналогов, преимущества и недостатки;

ценообразование и ценовую политику;

методы изучения мотивации потребителей, их отношения к выпускаемой продукции;

условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

стандарты и технические условия на выпускаемую продукцию;

способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

основы трудового законодательства;

экономику производства, методы расчета прибыли, рентабельности и издержек производства;

компьютерные технологии;

организационно-распорядительные документы руководителей организации;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда;

этику делового общения.

Маркетолог в своей деятельности руководствуется должностной инструкцией. Маркетолог подчиняется непосредственно начальнику отдела маркетинга. На время отсутствия маркетолога (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

К обязанности маркетолога входит:

. Изучение рынка ИТ услуг

проведение исследования основных факторов, формирующих динамику потребительского спроса на продукцию, соотношение спроса и предложения на аналогичные виды продукции, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции;

проведение маркетинговые исследования, связанные с изучением сегментации рынка, анализом ценообразования и предпочтений потребителя, прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых рынков, оценкой эффективности рекламы, деятельностью конкурентов;

анализ потребности клиентов и границы ценообразования;

формирование потребительского спроса на выпускаемую продукцию, выявляет наиболее эффективные рынки сбыта, а также требования к качественным характеристикам товара (способу его производства, сроку службы, правилам пользования, упаковке);

исследование факторов, влияющих на сбыт товара, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения;

разработка программы по формированию спроса и стимулированию сбыта, рекомендации по выбору рынка в соответствии с имеющимися ресурсами.

Деятельность в области рекламы:

участие в разработке стратегии проведения рекламных мероприятий;

контроль проведения рекламных кампаний в средствах массовой информации, прямой почтовой рассылке, Интернете и т.д.;

организация разработки печатных рекламных материалов собственными силами или силами сторонних организаций, проводит тестирование этих материалов, дает предложения по дизайну печатных рекламных материалов или исходную информацию для их разработки, контролирует пополнение запасов этих материалов. Ведет предварительную оценку разработанных сторонними организациями рекламных материалов;

анализ эффективности рекламных мероприятий;

разработка предложения по формированию фирменного стиля компании и фирменного оформления рекламной продукции.

Режим работы маркетолога определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

Рекламная политика - это система утвержденных правил и идей, на основе базовых ценностей компании, регламентирующие целенаправленное управление средствами распространения рекламы, в отношении деятельности субъекта, по отношению к объектам, с целью формирования отношений между ними.

Субъектом рекламной политики является организация.

средств распространения рекламы;

Проводятся следующие программы тренингов навыков:

Тренинг телефонного этикета

Цели тренинговой программы: создание и поддержание единого корпоративного стандарта телефонного этикета организации, освоение сотрудниками международных стандартов телефонного поведения; приобретение навыков ведения эффективного телефонного диалога; приобретение навыков эффективного общения с «трудными» клиентами.

Личная подготовка к рабочему дню:

• эмоциональная подготовка;

• информационная подготовка;

• поза и голос.

Используемые техники: информационные блоки, кейс-стади.

Деловой телефонный этикет:

• необходимость правил и их соблюдение;

• типичные конструкции, вводные обороты, формы вежливости, принятые в международном этикете;

• имидж фирмы: «фирменный стиль» в телефонном общении;

• корпоративный стандарт телефонных переговоров. Используемые техники: информационные блоки, ролевые и деловые игры.

Ответ на телефонный звонок - технологии:

• ответ на звонок;

• обращение к собеседнику;

• соединение;

• вызываемый абонент отсутствует;

• правила предоставления информации;

• навыки прекращения разговора.

Используемые техники: информационные блоки, ролевые игры, обсуждения.

Особенности телефонного общения - методики и техники:

• техника активного слушания;

• техники определения типа собеседника;

• факторы хорошего владения голосом и речью;

• техники начала разговора;

• приемы установления и поддержания контакта;

• особенности работы в ситуации недостатка информации;

• «присоединение» к абоненту, использование его особенностей для эффективной коммуникации;

• техники убеждения на сознательном и бессознательном уровнях. Используемые техники: информационные блоки, упражнения, ролевые игры.

«Трудный» разговор:

• типология «трудных» абонентов;

• приемы защиты от агрессии;

• позитивное переформулирование претензий и критики. Используемые техники: информационные блоки, упражнения, ролевые игры, обсуждения.

Утомляемость при избыточном телефонном общении - проблемы и пути разрешения:

• способы сохранения интереса и внимания в разговоре;

• приемы снятия стресса и усталости при физическом и психологическом дискомфорте.

Используемые техники: информационные блоки.

Подведение итогов: обсуждение результатов тренинга.

Тренинг продаж

Цели тренинговой программы: формирование стратегии поведения персонала с целью повышения эффективности продаж; отработка навыков эффективной презентации услуги или продукта.

Категории обучаемого персонала: портье службы размещения; бармены, официанты, метрдотели.

Личные качества персонала, занимающегося продажами. Используемые техники: фокус-группы.

Продажа: начальный этап:

• установление контакта;

• правило 15 секунд;

• важность первого впечатления;

• правило «плюсов»

Используемые техники: ролевая игра с последующим обсуждением.

Коммуникация в процессе продажи:

• невербальная коммуникация, язык жестов;

• вербальная коммуникация, техники активного слушания;

• использование «языка клиента»;

• техника сенсорно-специфических слов;

• вопросы, их типология;

• ответы, их типология;

• психологические механизмы и закономерности в процессе общения. Используемые техники: мини-упражнения, ролевые и деловые игры, обсуждения.

Подведение итогов тренинга: обсуждение.

На предприятии разработаны должностные инструкции и положения об отделах, которые являются важнейшими элементами системы менеджмента, регламентирующие права, обязанности, правила взаимодействия органов управления.

Содержание должностной инструкции менеджера включает:

. Общие положения.

. Объем работы и ее качество.

. Принципы, которыми должен руководствоваться менеджер, методы решения задач.

. Права и ответственность.

. Взаимодействие с другими подразделениями, руководством, подчиненными.

. Требуемое образование, квалификация, опыт работы, навыки.

Сущность менеджмента - организация большая и процедура управления отработана на отлично. Технологии в управлении не требует большого развития, но с появлением нового оборудования, появились и новые возможности, что дало стимул к развитию и совершенствованию технологий, также в связи с расширением, необходима закупка нового оборудования.

3. Организация и управление финансовыми ресурсами.

Необходимо проанализировать фирму «Бизнес ИТ» со стороны ассортимента предлагаемой продукции и услуг, прибыльности, рентабельности и затрат для определения финансового положения дел, чтобы выяснить не является ли она убыточной, выявления финансовых проблем.

Таблица 3 - Анализ ассортимента товарной продукции ООО «Бизнес ИТ»

Из таблицы 3 мы видим что пункт оказание консалтинговых услуг увеличился более чем в 2 раза с 2009г. по 2011г., а именно с 1421,28 тыс.руб.до 3761,56 тыс. руб.Пункт Разработка индивидуальных специализированных конфигураций и решений на платформе "1С:Предприятие 8" <http://www.biz-it.ru/competence/uko/uko/> на 2011г увеличился на 2366,4 тыс. руб., что является самым большим изменением за изучаемых три года. Наименьшее изменение произошло в Разработка бизнес-планов и финансовое моделирование на 52,24 тыс. руб., т.е. на 8%. Так же анализирую всю таблицу в целом, можно увидеть, что все изменения с 2009г. до 2011г произошли в сторону увеличения, что безусловно положительно для фирмы.

Для последующего анализа ООО «Бизнес ИТ» необходимо сравнить показатели за последние 3 года по прибыли.

Таблица 4 - Анализ динамики прибыли предприятия ООО «Бизнес ИТ»

Анализ прибыли, представленный в таблице 4 показал, что за исследуемый период выручка от продажи продукции изменялась на 249 тыс. руб.

Себестоимость реализованной продукции увеличилась на 210 тыс. руб. за исследуемый трехлетний период.

Валовая прибыль ООО «Бизнес ИТ» увеличилась и составила в 2011 году 132 тыс. руб. по сравнению с 93 тыс. руб. в 2009 году. Как видно из таблицы управленческие расходы в 2011 году были выше, нежели в 2010 году снизилась на 12 тыс. руб.

В целом прибыль от продаж увеличилась, если в 2009 году она составляла 80ыс. руб., то к 2011 году - 120тыс. руб.

Об эффективности предприятия дает возможность судить уровень его рентабельности, который отражен в таблице 5.

Таблица 5 - Рентабельность работ на ООО «Бизнес ИТ»

Уровень рентабельности зависит от объема произведенных работ и себестоимости их выполнения, рационального использования основных и оборотных средств предприятия. Анализируемый показатель рентабельности позволяет сделать вывод, что к 2011 году он увеличился до 7,9 %. Тогда, как в 2009 и 2010 годах он составил 4,8% и 5,2% соответственно.

Таблица 6 - Динамика затрат предприятия ООО «Бизнес ИТ».

Амортизация основных средств, что с каждым годом увеличивается, с 2009 года по 2011 год она увеличилась на 64 тыс. руб. что составило 48%.

В целом прочие затраты увеличились на 16 %, если в 2009 году она составляла 66 тыс. руб., то к 2011 году - 75тыс. руб.

Материальных затрат увеличились на 3% (с 602 тыс. руб. до 623 тыс. руб.).

Отчисления на соц. нужды так же увеличились на 16%.

Проанализировав финансовые показатели ООО «Бизнес ИТ» мы выяснили, что данная организация является прибыльной, рентабельной и развивающейся.