Эволюция закупок

Этап I Функция закупок рассматривается как пассивная. Подразделение Закупки не имеют стратегической направленности и в основном реагируют на потребности других подразделений организации (прежде всего, производства). Характеристика – большая доля времени на фиксированные рутинные операции; функциональные и индивидуальные взаимоотношения имеют низкий приоритет; выбор поставщиков базируется на цене и доступности.

Этап II Функция закупок рассматривается как независимая. Подразделение Закупки использует современные методы и процедуры (методы выбора поставщиков, система тендеров), однако его стратегическая направленность независима от корпоративной стратегии компании. Характеристика – закупочная деятельность базируется в основном на сокращении затрат и усилении дисциплины поставок; координационные связи установлены между закупками и техническими подразделениями; топ-менеджмент осознает важность профессионального развития; топ-менеджмент осознает возможности вклада подразделения закупок в увеличение прибыльности бизнеса компании.

Этап III Функция закупок рассматривается как поддерживающая. Подразделение Закупки поддерживает корпоративную стратегию компании за счет методов управления закупками и продуктов, которые усиливаю конкурентную позицию фирмы. Характеристика – персонал подразделения закупок включается в команды управления продажами; поставщики рассматриваются как ресурс с акцентом на опыт, мотивацию и взаимоотношения; рынки, продукты и поставщики постоянно отслеживаются и анализируются.

Этап IV Функция закупок рассматривается как интегративная. Стратегия закупок полностью интегрирована в корпоративную стратегию фирмы и составляет часть общего стратегического плана компании.

Современная система закупочной деятельности на предприятии характеризуется усилением координации с другими службами и подразделениями на предприятии, усилением значимости аналитических и управленческих функций (раньше преобладали простые физических операции – поставка, приёмка, хранение, выдача, учёт и контроль).

Внутренние информационные потоки к отделу закупок

Планово-экономический отдел обеспечивает отдел закупок информацией, важной для будущих долгосрочных (средне- и краткосрочных) потребностей компании (на основе плана производства по срокам и объёмам).

Отдел сбыта (прогнозирования) – отдел закупок должен иметь информацию и предварительные уведомления об объёмах продаж, сроках, возможных корректировках объёмов и сроков с подробным описанием типов/марок продукции.

Отдел бюджетирования и финансового контроля. Информация, которую обеспечивает данный отдел, помогает координировать информацию от планового отдела и отдела сбыта в соответствии с любыми ограничениями, введёнными функцией финансового контроля (например, бюджетом закупок). Такие ограничения могут касаться и операционных расходов системы закупок, а также запрещать закупки без объективной необходимости.

Бухгалтерия снабжает информацией по оплате поставщикам, занимается анализом того, что выгоднее, производить самим, или покупать, и сравнением реальных затрат с бюджетными.

Юридический отдел. Поскольку функция снабжения связана с заключением контрактов, юридический отдел обеспечивает информацией по контрактам и процедурам, а также возможным изменениям.

Служба гл. инженера. Основной обязанностью данной службы является снабжение информацией по вопросу, какие типы сырья необходимы, и спецификациями необходимого количества сырья. Полномочия отдела МТС уточнять спецификации сырья обычно приносят компании большую экономию.

Производственный отдел обеспечивает информацией о качестве сырья. Отдел обычно составляет графики производства, в связи с эти требуется информация, какое сырьё/материал необходимо, и в каком количестве на данный период времени, в соответствии с производственным циклом. Правильно подобранная информация обеспечивает отдел МТС полезными инструментами при планировании закупок

Отдел контроля уровня запасов (склады в системе МТС). Обеспечивает основной информацией о том, что необходимо заказать в конкретный период времени. Использование экономичного заказа будет определяться политикой поддержания определённого уровня запаса, которая управляет инвестициями в запас. На политику компании в области поддержания уровня запаса могут оказать влияние финансовые ресурсы компании, будущие планы, текущие рыночные условия, сроки закупки сырья, надёжность поставщиков.

Отдел контроля качества и отдел получения сырья. Оба эти отдела предоставляют информацию, которая определяет, обладают ли поставщики сырьём в нужном количестве, нужного качества, по спецификациям. Такая информация важна для выполнения своих функций отделом закупок.

Отдел маркетинга (отдел развития, отдел новой продукции). В последние годы возросла важность разработки новой продукции. Если информация о новой продукции/её совершенствования не достигнет отдела МТС в начале проекта, полная реализация обеих функций вряд ли будет успешной.

Потоки внешней информации к отделу закупок

Общие условия рынка. Компетентные специалисты по снабжению становятся экспертами по вопросам общего рынка и условий ведения бизнеса. Проводят семинары, обеспечивают постоянный поток информации о ценах, факторах предложения и спроса, действиях конкурентов.

Новая продукция и информация о продукте. Акцент на создание новой продукции и услуг серьёзно влияет на функцию МТС. Отдел МТС должен обрабатывать информацию о продукции и услугах, получаемых с внешней стороны (от поставщиков) таким образом, чтобы соответствующие отделы компании вовремя получили любую информацию, которая может стать полезной для роста эффективности, сокращения затрат или оказания помощи при разработке новой продукции компании.

Производственные возможности поставщика (оборудование, технологии, режимы труда и отдыха, персонал, условия хранения закупаемой продукции). Потоки информации по этим вопросам имеют огромное значение для определения политики поддержания запасов, гарантий стабильности качества, стабильного снабжения и производства.

Цены, скидки, таможенные пошлины, налог с продаж. Такая информация нужна для эффективного функционирования отдела закупок и компании в целом.

Внутренний поток информации от отдела закупок

Производственный отдел зависит от отдела закупок в плане получения информации о сырье, его наличии, сроках доставки, его заменителях и определении местоположения источников снабжения производственного оборудования

Отдел маркетинга. Работники отдела МТС могут предоставлять информацию по новым компаниям по продажам продукции (т.к. сами работают с внешними поставщиками).

Юридический отдел. Отдел МТС предоставляет информацию, необходимую для составления отдельных контрактов по всем типам сырья, для составления общих контрактов, договоров (цены, условия, значимость сырья для производства – особые условия). Возможна и упрощённая процедура закупок по не основным компонентам.

Склады. Формулирование политики управления запасами зависит от информации относительно временных циклов закупок сырья, его наличия, тенденций в цене и заменителей сырья. Отдел МТС – лучший источник такой информации.

Финансовый отдел и бухгалтерия. Отдел МТС обеспечивает эти отделы информацией, которая составляет основу для бюджета, определения потребностей в наличных средствах. Стоимость сырья и транспортных услуг, тенденции в ценах, существенные для будущих закупок, необходимых в связи с повышением спроса или перебоями в снабжении.

Инженерная служба, гл. технологи. Информация о новых возможностях на рынке закупок, новых видах сырья, технических возможностях должна доходить, в первую очередь, до инженерных и технологических служб.