Функции и структура службы управления персоналом

Служба управления персоналом является функциональным подразделением, так как по своей сути непосредственно не участ­вует в основной деятельности, но обеспечивает нормальное функ­ционирование организации.

Служба управления персоналом - совокупность специализиро­ванных структурных подразделений в сфере управления предпри­ятием вместе с занятыми в них должностными лицами, призванны­ми управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Движение от управления кадрами к управлению человеческими ресурсами характеризуется следующими основными изменениями в деятельности службы управления персоналом:

• переходом от подбора и расстановки кадров к участию в формировании стратегии бизнеса и организационных изменений;

• оказанием наряду с выполнением традиционных функций помощи линейному руководству;

• профессионализацией сферы управления персоналом и со­кращением в ней роли технических исполнителей, призванных просто фиксировать состояние кадров;

• участием в формировании и реализации политики социаль­ного партнерства;

• ориентацией на развитие человеческих ресурсов в тесной связи с целями организации, не сводящееся лишь к тренингу и повышению их квалификации и обеспечивающее ее высококва­лифицированными, всесторонне развитыми и образованными со­трудниками.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществля­ется текущая кадровая работа по формированию трудовых ресур­сов. Суть кадровой работы в этом направлении состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно де­латься на практике в данный момент в сфере управления персона­лом. Решение этих повседневных задач основывается на админист­ративных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориен­тировано на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практиче­ских мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Функции управления персоналом - это конкретные виды уп­равленческих работ, которые образуют циклический процесс уп­равления персоналом.

Имеет место несколько подходов к классификации кадровых функций. Согласно первому группа функций объединяется опреде­ленной направленностью работы с персоналом.

1.Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости, безопасных условий труда, охраны труда.

2.Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы персонала как системы урегулирования кон­фликта между интересами организации и интересами работников и иных субъектов управления персоналом.

3.Воспитательная. Отражается в способах мотивации работ­ников.

4.Информационно-аналитическая. Заключается в информаци­онном обеспечении деятельности организации.

5.Контрольная. Позволяет службе персонала отслеживать складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рын­ке труда.

Согласно другому подходу деятельность кадровых служб мож­но вычленить в отдельные блоки и внутри блоков выделить от­дельные функции.

♦ Функция делопроизводства (подготовка приказов по лично­му составу, ведение табельного учета и иные функции).

♦ Административная деятельность (принятие основных за­конодательных положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров).

♦ Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод).

♦ Группа функций, связанная с развитием кадров (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников).

♦ Функции поддержания и стабилизации персонала (матери­альное вознаграждение, социальные вопросы).

♦ Группа разнородных функций (управление дисциплиной, ус­ловия труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями).

В научной литературе обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия:

- обеспечение кадрами; подготовку, переподготовку и повыше­ние квалификации кадров;

- оформление трудовых правоотношений; организацию оплаты труда; выявление социальной напряженности в коллективе и сня­тие ее;

- развитие отношений с органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации условий труда и соблюде­нию техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами.

Современные службы персонала ориентированы на реализацию инновационных кадровых функций, к числу которых относятся:

- определение потребности в персонале, как на текущий пери­од, так и на перспективу;

-разработка разделов бизнес-плана «Персонал», их баланси­ровка с другими разделами и обеспечение реализации;

- организация и осуществление анализа содержания труда, ат­тестации рабочих мест и разработки профессиограмм, определяю­щих требования рабочего места к работнику;

- разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантной должности, организа­ции и нормирования труда, разработка предложений по их совер­шенствованию;

-разработка документов, определяющих трудовые отношения на предприятии;

- организация подбора персонала на основе профессиограмм, должностных инструкций, памяток и инструкций, положений о подразделениях, обеспечение их согласования и утверждения;

- планирование карьеры работников, обеспечение перемеще­ний, организация системы кадрового резерва;

- организация и обеспечение работы по развитию персонала, повышению квалификации и переквалификации работников с ис­пользованием потенциала как предприятия, так и иных образова­тельных учреждений;

- проведение исследований по выявлению мотивации работни­ков к труду и разработка мероприятий по повышению удовлетво­ренности трудом;

- разработка систем группового и индивидуального матери­ального и морального стимулирования работников с учетом мо­тивации;

- проведение работ по повышению творческого уровня работ­ников, развитию инновационного поведения;

- проведение исследований в целях создания эффективных ра­бочих команд;

- организация принятия совместных решений, проведения важ­ных деловых встреч и переговоров, в том числе по обеспечению социальной защиты работников;

- анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов;

- организация учета персонала и предоставление необходимой отчетности, проведение аналитической работы по управлению пер­соналом.

Функции службы управления персоналом определяют ее орга­низационную структуру. При организации службы, структуриро­вании ее состава необходимо исходить из следующих посылок. Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управле­ния персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления. Принципиальное построение службы персонала в современных условиях не имеет общепризнанной формы.

Сегодня в России работа с кадрами рассредоточена в основ­ном между разными службами и подразделениями организации. Так, численность персонала, общий фонд заработной платы обычно определяет плановый отдел; подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров осуществляет отдел техниче­ского обучения; нормирование труда, анализ производительности труда, установление разрядов, форм и систем заработной платы, численности специалистов, составление штатного расписания являются обычно функцией отдела труда и заработной платы; приемом и увольнением сотрудников, анализом их движения, поддержанием трудовой дисциплины занимается отдел кадров; обоснование норм труда, проведение мероприятий по их коррек­тировке, механизации и автоматизации производственных про­цессов находятся в ведении технического отдела. Эти недостатки следует учитывать при разработке структуры службы персонала конкретного предприятия или организации. По мнению исследователей, на большинстве отечественных предприятий кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подраз­делений, участвующих в управлении персоналом, не было, однако наметились тенденции изменений.

Построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурными подразде­лениями, а внутри структурного подразделения между исполни­телями может варьировать в большом диапазоне, поскольку зави­сит от многих моментов. Среди них следует отметить размер предприятия (численность занятого на нем персонала); объем управленческих работ каждого вида; понимание руководством задач управления персоналом: несмотря на эффективность ком­плексного подхода к управлению персоналом, на одних предпри­ятиях тем не менее во главу угла ставится, например, подбор кад­ров, на других - планирование трудовой карьеры, на третьих - оценка результатов и оплата труда. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными.

После определения функциональной структуры службы персо­нала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро) решается вопрос о перечне задач каждого структурного подразделения, его функциях, численном составе и должностной структуре занятых в нем работников, должностных обязанностях каждого из них, а так­же о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках службы персонала и с другими подразделениями предприятия, как в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.

Количественный состав службы управления персоналом опре­деляется организационно-штатными структурами и Уставом орга­низации. При расчете необходимой численности штатных работни­ков кадровой службы учитываются такие факторы: общая числен­ность работников организации; сфера деятельности организации, ее масштаб; социальная характеристика организации, структурный состав ее работников; техническое обеспечение управленческого труда. Основным критерием формирования штата службы персо­нала является численность работающих. Расчет численности служ­бы управления персоналом нельзя признать рациональным, так как при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку со­трудников данного подразделения. Например, при большом коли­честве работников предпенсионного возраста кадровая служба будет тратить значительное время на оформление пенсий; при по­вышенной текучести кадров - на оформление приема и увольнения с работы.

Численность персонала кадровых служб молено определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого расчета. Наиболее распространенным и доступным методом рас­чета, численности работников кадровой службы является ее опре­деление через трудоемкость.

Должностной состав службы управления персоналом в каждом конкретном случае утверждается руководством организации. Ква­лификационным справочником установлены категории должностей и их названия.

При немногочисленности персонала и соответственно незначи­тельной суммарной трудоемкости функций службы персонала вы­полнение отдельных задач может быть поручено конкретному спе­циалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организации, состав функций отдела остается посто­янным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Оптимальным является соотношение, при котором на 70-100 сотрудников предприятия приходится один специалист по работе с персоналом.

Рассмотрим последовательность проведения первоочередных мероприятий по созданию службы персонала.

В целях оптимизации финансовых и временных затрат на созда­ние и начало эффективного функционирования службы персонала предлагается реализовать следующую последовательность действий.

1.Провести общую диагностику эффективности функциональ­ного взаимодействия между структурными подразделениями орга­низации и выборочный анализ делового потенциала определенных категорий работников, выявить «болевые точки», требующие пер­воочередного «лечения» с помощью вновь создаваемой службы управления персоналом.

2.На основе полученной информации сделать сопоставитель­ный анализ реального состояния организационной культуры с имеющимся у руководства представлением о ее уровне, выработать план первоочередных и перспективных мероприятий по приведе­нию в соответствие организационной культуры со стратегическими целями предприятия.

3.Осуществить корректировку предложенной организационно-штатной структуры службы персонала и детализацию объема фи­нансовых затрат на ее создание и обеспечение эффективного функ­ционирования.

4.Подобрать дополнительный персонал для службы и обучить специально выделенных сотрудников (при необходимости) совре­менным технологиям изучения делового потенциала персонала и его «нацеливания» на достижение целей организации.

В рыночных условиях современному предприятию необходима четко организованная структура по управлению персоналом, во главе с руководителем и подготовленными специалистами. Приме­ром может служить одна из ведущих компаний на рынке информа­ционных технологий - «Информационные бизнес - системы». Штат компании - около 500 человек. Управление по работе с персона­лом - служба, поддерживающая основной бизнес и стремящаяся в максимальной степени активизировать весь потенциал человече­ских ресурсов, используя различные технологии. В отделе персо­нала работают шесть человек, каждый из которых ведет свое на­правление:

• директор по персоналу в статусе вице-президента, курирую­щий все направления деятельности отдела по работе с персоналом;

• специалист по поиску и подбору - поиск, организация со­беседований соискателей с руководителями подразделений, веде­ние базы данных по потенциально интересным кандидатам, отсле­живание специалистов в конкурирующих компаниях (в том числе среди участников семинаров, проводимых специалистами), работа с вузами, работа с агентствами по подбору персонала;

• специалист по развитию - организация обучения, подго­товка и проведение аттестаций, формирование кадрового резерва компании, ротация кадров, разработка систем мотивации, как де­нежной (премии, участие в прибыли в различной форме - с выслу­гой лет, по подведению итогов работы, опционы акций компании, пенсионные схемы), так и нематериальной (продвижение по карь­ерной лестнице);

• инспектор по учетно-денежному распределению - расчет премий, компенсаций;

• специалист по работе с социальными программами - ме­дицинская страховка, оздоровительные, культурные мероприятия; организация отдыха, подписание и ведение договоров с оздорови­тельными центрами, концертными залами, театрами, домами отды­ха, пансионатами;

• инспектор по ведению кадрового делопроизводства.

Для оптимизации работы кадровой службы был проведен тен­дер, и сейчас принимается решение на установку глобальной ком­пьютерной программы по управлению персоналом. Результаты аттестаций, проводимых один раз в полгода, являются исходными данными для программы.

Один из динамично развивающихся банков - «Экспобанк» - имеет штат около 400 человек. Численность службы персонала - четыре сотрудника: руководитель службы; два специалиста по кад­ровому делопроизводству; специалист по подбору персонала. Функциональные обязанности закреплены следующим образом.

Руководитель службы. Решаемые задачи: руководство работой отдела в целом, аттестация персонала, работа с кадровым резервом, ротация.

Специалисты по кадровому делопроизводству - ведение кадро­вого делопроизводства, разработка должностных инструкций, по­ложений об отделах.

Специалист по подбору персонала - поиск, оценка и отбор кан­дидатов на открытые вакансии.

Вся служба в целом занимается разработкой тематических про­грамм и проведением внутренних обучающих мероприятий с при­влечением ведущих специалистов отделов.

Вне зависимости от выбранной схемы функционирования службы вновь формируемое подразделение имеет единую цель: содействие в увеличении индивидуального вклада каждого работ­ника в достижение целей организации на основе постоянного раз­вития и максимально полного использования делового потенциала персонала.