Экономика информатики. Экономическая эффективность разработки и реализации проекта внедрения информационных технологий и систем на предприятиях

Под эффективностью информационных системы мы понимаем - степень достижения поставленных перед информационной системой целей в сопоставлении с затратами на их до-стижение. То есть для измерения эффективности необходимо соизмерить результаты или эффекты работы информационной системы с затратами на нее.

Есть две разные точки зрения на понятия эффект и результат. В первой они являются синонимами, то есть имеют одинаковый смысл. Во второй - данные понятие различаются. Термин «результат» не учитывает затраты необходимые для его достижения, а «эффект» рассчитывается как результат, уменьшенный на величину затрат.

Очевидно, что во втором подходе необходимо для определения эффекта сделать расчеты, а это возможно только для результатов, измеряемых количественно. В этом случае измерить качественные эффекты от внедрения и модернизации информационных систем невозможно. В связи с этим в нашем исследовании термин «эффект» и «результат» мы будем считать синонимами. Но в процессе оценки эффективности считаем обязательным элементом - сопоставление эффектов с затратами на них, независимо от того количественные или качественные параметры мы используем.

Рассмотрим типы эффективности информационных систем: аллокативный, адаптивный и социальный.

Аллокативный тип показывает продуктивность распределения и использования ресурсов экономического субъекта (государства, фирмы), т.е. прирост его доходов или снижение расходов, которое возникает в результате внедрения или модернизации информационных систем в соизмерении с затратами них. Здесь можно выделить следующие виды эффективности: коммерческую и бюджетную.

Адаптивный тип характеризует способность приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней окружающей среды. Результаты от внедрения или модернизации информационных систем характеризуются следующими изменениями:

- приростом функциональности самой информационной системы, компании или ее подразделений (функциональная эффективность);

- улучшениями организованности, координации в компании и ее подразделениях (организационная эффективность);

- повышением качества управленческих решений, улучшением управленческого контроля (управленческая эффективность);

- улучшением инновационной активности (инновационная эффективность);

- улучшением мотивации сотрудников компании (мотивационная эффективность);

- повышением устойчивости к рискам и общем снижение уровня риска (эффективность устойчивости к рискам).

Социальный тип реализуется в удовлетворении потребностей людей посредством информационных систем.

Любая методика оценки эффективности построена на определении эффектов от информационных систем. Исходя из предложенной классификации эффективности информационных систем, можно выделить виды эффектов, которые соответствуют аллокативному, адаптивному и социальному типам эффективности. Различные авторы по-разному описывают эффекты от информационных систем и информационных технологий. Постараемся отнести эти эффекты к различным типам эффективности и дополнить их. Предлагаемая классификация отражена в таблице 1.

Рассматриваемые эффекты поделены на два порядка. К первому порядку отнесены прямые эффекты (напрямую возникающие при эксплуатации информационных систем), ко второму порядку зависимые (являются следствием эффектов первого порядка).

Таблица 1. Классификация типов и видов эффектов от информационных систем

К аллокативным эффектам можно отнести коммерческие эффекты от информационных систем, под которыми мы понимаем прирост доходов или уменьшение расходов фирмы в результате эксплуатации информационных систем. Данные эффекты измеряемы количественно через рост величины доходов, объемов производства и продаж, сокращения расходов, сокращении брака и отходов и т.д.

Анализ показывает следующие эффекты деятельности корпоративных информационных систем и их количественную оценку в среднем по миру:

Сокращение незавершенного производства (17%);

Уменьшение неснижаемых остатков на складах материалов (30%);

Снижение затрат на закупку материалов и комплектующих (4%);

Повышение производительности работников и оборудования (10%);

Повышение оборачиваемости запасов (20%);

Повышение оборачиваемости средств в области реализации готовой продукции (12%).

Очевидно, что среди них можно выделить как первичные эффекты, так и зависимые.

Первые 3 эффекта являются первичными, напрямую приводящими к снижению расходов, ос-тальные зависимыми от них. Так, планирование закупок не позволяет высвободить оборотные средства за счет уменьшения ненужных закупок и снижения запасов, что в свою очередь приводит к росту оборачиваемости оборотных активов и запасов.

Кроме того, к коммерческим эффектам от информационных систем, которые возникают вследствие автоматизации ряда процессов в организации, можно отнести снижение потерь рабочего времени, сокращение численности персонала за счет роста эффективности его работы. Все это приводит к росту производительности труда и экономии фонда заработной платы. Имеются данные о том, что рост эффективности работы сотрудников составляет около 20%.

Сбор большого количества информации и ее анализ позволяет определить более рентабельные виды продукции и сосредоточить производство и реализацию на них, что приводит к росту выручки и прибыли предприятия.

Использование информационных систем управления отношениями с клиентами приводит к росту количества клиентов, их повторных общений и, как результат, увеличению объемов продаж. Согласно исследованию независимых компаний, в результате внедрения Siebel eBusiness 2000 в среднем количество повторных обращений увеличилось на 21%, сокращение оттока клиентов составляет 5-10%. Увеличение процента удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль компании на 50-100%. Этому способствует и автоматизация управления скидками клиентам.

Кроме того, эксплуатация подобных информационных систем, за счет улучшения учета платежей, поступлений, отгрузок, приемок, их упорядочения и своевременности, приводит к снижению дебиторской задолженности.

Введение системы бюджетирования позволяет в целом снизить уровень затрат, за счет нормирования, обеспечения контроля за их обоснованностью и отслеживания их отклонений от плановых значений.

К аллокативным эффектам мы также отнесли бюджетные эффекты, которые выражаются в повышении доходов или сокращении расходов бюджета того или иного уровня. Таким эффектам могут способствовать внедрение информационных систем в налоговых органах. Это приводит к повышению производительности труда их сотрудников, эффективности контроля за соблюдением налогового законодательства, достоверности данных по учету налогоплательщиков, улучшению качества налоговых проверок, снижению расходов на них. Для налогоплательщиков информационные системы способствуют простоте получения информации, заполнения различных форм отчетности, уменьшению количества ошибок при исчислении налогов и сборов и т.п. В результате всего этого возрастают налоговые поступления в бюджеты. Кроме того, происходит улучшение обоснования и снижение расходов органов администрирующих бюджетный процесс, а также других государственных организаций, в связи с совершенствованием финансового контроля за расходованием бюджетных средств. Кроме того, снижается бюджетный дефицит, государственный долг, улучшается его структура. Все это в совокупности приводит к снижению рисков всей бюджетной системы.

Вышеназванные коммерческие эффекты проявляются не во всех компаниях, однако адаптивные эффекты в разной степени имеются везде, где эксплуатируются информационные системы. Эти эффекты являются качественными, и измерить их гораздо сложнее чем аллокативные.

К функциональным эффектам относят:

Ликвидацию рутинной работы, занимающей много времени персонала; экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей, поиск информации по бумажным картотекам и т.п.

Повышение скорости работы с информацией. Большинство информационных систем ускоряют ее поиск, сбор, передачу, обработку. В результате сокращается время составления заявок, сводок, отчетов, предоставления оперативной информации, калькуляции скидок, наценок, расчета зарплаты и налогов, времени обслуживания клиентов и т.д. Все это в результате может привести к сокращению персонала занятого подобной работой, а также к сокращению очередей при обслуживании клиентов.

Рост функций, выполняемых отдельными подразделениями и организацией в целом, изменения в профилях работы, в связи с повышением их возможностей и учетом дополнительной информации.

Формирование систем внутренних и внешних коммуникаций за счет появления значительного количества неоднородных, разрозненных источников информации которые можно объединить.

Сокращение времени выполнения бизнес-процессов, например производственных, документооборота и др.

Организационные эффекты:

Информационные системы позволяют видеть картину в динамике, делают прозрачной загрузку персонала, ресурсов, от этого они начинают работать лучше, что в результате приводит к повышению качества работы подразделений организации и выполняемых ими функций.

Оптимизация процессов в производстве происходит за счет снижения потерь рабочего времени, минимизации переналадок, уменьшение нарушений графика производства.

Улучшения координации в компании и ее подразделениях. Происходит за счет обеспечение и координация информационного потока на всех иерархических уровнях.

Улучшается обратная связь с микросредой, регулирование конфликтов за счет управления межфункциональными связями и совместного принятия решения всеми участниками бизнес-про-цессов.

Улучшение согласованности стратегий и целей партнеров, стабильности взаимодействия, за счет большей открытости информации и возможности совместного принятия решений, приводит к повышению уровня доверия, росту лояльности партнеров.

Снижается количество задержек при поставках продукции заказчикам, за счет роста координации между подразделениями, и более тщательному контролю за данным процессом.

Оптимизация организационной структуры управления на уровне исполнителей и владельцев бизнес-процессов. Автоматизированные средства, могут рассчитать оптимальную численность сотрудников разных подразделений на реализацию процессов в разные периоды времени, смоделировать порядок прохождения независимых участков процессов, выявить «узкие места». Это средства потокового, динамического, имитационного моделирования, такие как IThink, Arena, PowerSim и др.

Оптимизация структуры бизнес-процессов.

К управленческим эффектам можно отнести:

Автоматизацию расчетов, позволяющих взвесить различные варианты управленческих решений, что приводит к сокращению времени их принятия, и повышению их качества и обоснованности. Владея информацией, точной, неискаженной и в нужное время, люди принимают более обоснованные, более адекватные управленческие решения.

Улучшение качества финансового планирования и контроля в организации, уменьшение ошибок в данном процессе.

Формирование пооперационных планов производства с учетом всех требований и условий (то есть выстраивание очереди обработки, порядка производственных «бизнес-процессов», загрузки производственных мощностей и др.) при помощи математических методов оптимизации и близких к ним алгоритмов, что приводит в результате к снижению производственных затрат. Кроме того, снижаются потери рабочего времени.

Трансформация организации в саморегулирующуюся.

Инновационные эффекты:

Возникновение технических новаций, которые становятся преимуществом на рынке;

Изменение линейки продуктов и услуг, повышение их качества.

Рост инновационной активности организации.

К мотивационным эффектам относят:

Регулирование конфликтов за счет управления межфункциональными связями и совместного принятия решения всеми участниками бизнес-процессов.

Рост возможностей для развития личности.

Создание единой среды сотрудничества. Организация получает дополнительный импульс к развитию за счет того, что каждый ее сотрудник работает на достижение прозрачных, понятных и общих целей.

Эффекты в области рисков:

Повышение стабильности работы информационной системы и различных подразделений организации.

Снижение риска ошибок в различных процессах. Так из-за ошибок в исчислении налогов компании придется платить штрафы после налоговых проверок. Или в результате ошибок в производственном процессе у предприятия возрастает процент брака, производственных потерь, снижаются объемы производства и растут временные затраты на него.

Повышение устойчивости бизнеса является следствием снижения риска утраты платежеспособности, за счет улучшения управления дебиторской и кредиторской задолженностью и повышения качества финансового планирования.

Повышение конкурентоспособности бизнеса, а как следствие и снижение риска потери клиентов. Этот эффект возникает, например, за счет снижения задержек с отгрузкой готовой продукции, отсутствия очередей, повышение культуры обслуживания, выбора оптимального ассортимента продукции и т.д. Этот эффект называется повышением рыночной привлекательности компании (т.н. “бонус Wall Street”) – рынок благосклонен к тем компаниям, которые демонстрируют внимание к деталям своей деятельности. Также выделяют подобный эффект - создание рыночного преимущества для первых фирм новаторов, для остальных снижение риска потери доли рынка или выхода из бизнеса.

Видами социальных эффектов информационных систем являются: для общества в целом, для работников организации, для контрагентов.

Эффекты для работников организации заключаются в удовлетворении потребностей работников компании, эксплуатирующей информационную систему: повышение степени автоматизации труда и облегчение работы сотрудников компании, экономится их свободное время. Повышается удовлетворения потребности работников в познании, творчестве, самореализации, престижности и т.д. За счет необходимости повышения квалификации работников для успешной работы с информационными системами происходит рост их информационной компетентности. Все это приводит к повышению удовлетворенности работой.

Эффекты для контрагентов организации выражаются в повышении удобства работы с компанией для контрагентов (покупателей, поставщиков, партнеров и т.п.) и росту уровня их удовлетворенности посредством возрастания объемов предоставляемой информации, увеличения дистанционных услуг, ускорения транзакций и т.д.

Эффекты для общества в целом могут иметь только информационные системы, предназначенные для очень широкого и заранее неограниченного круга людей. Примерами таких систем являются государственные порталы, социальные сети, порталы общественных организаций. Здесь можно выделить такие эффекты как: рост удовлетворенности общества качеством государственных услуг, повышение легитимности власти, решение общественных проблем, уменьшение социальной напряженности и т.п.

На основе предложенной классификации эффектов от информационных систем можно заметить, что все они положительные и складывается впечатление, как будто организации, которые эксплуатируют информационные системы, получают только плюсы в своей работе. Очевидно, что это не так. Рост положительных эффектов зависит от ряда факторов, среди которых выделяют экономические, технологические, социальные и правовые.

В экономические факторы входят: соответствие информационной системы отраслевой специфике предприятия; инвестиции в информационные системы. Среди технологических факторов выделены: уровень защиты информации от несанкционированного доступа; функциональная полнота информационной системы; ее научно-технический уровень; используемые операционные системы, системы управления базами данных, языки программирования должны быть общепринятыми и проверенными практикой. К социальным отнесены: обеспеченность людскими ресурсами и знания, навыки работников организаций, внедряющих ИКТ; сопротивление персонала нововведениям. Правовые факторы: соответствие ИКТ национальным законодательствам и стандартам. Кроме того, большое воздействие на результаты эксплуатации информационных систем оказывает организационная зрелость предприятия.

При отрицательном воздействии этих факторов могут наблюдаться ряд негативных эффектов. Например, «с ростом сложности структуры предприятия происходит одновременный рост количества процедур, которые необходимо выполнять в его учетной системе для получения своевременной информации. При большем объеме данных все большая часть организации должна заниматься поддержанием собственной информационной структуры, и затраты на обеспечение уп-равления могут уже оказаться неэффективными (то есть усилия по сбору и обработке такого объема информации превысят эффект)».

В связи с этим вложения предприятий в информационные системы должны быть соразмерны с потребностями в них, то есть покупать дорогостоящие системы и тратить огромные деньги на их обслуживание необходимо только крупным компаниям, так как эффекты от эксплуатации таких систем для них велики и необходимы.

Вопросы по дисциплинам профессионального цикла (104 вопросов)