Критический анализ функционирования системы управления

При исследовании системы управления на предприятии необходимо руководствоваться условием, что описание системы управления не самоцель. Это достаточно трудоемкая работа, не только для исследователя, но и для персонала, вынужденного отвечать на вопросы при исследовании. Как сэкономить время при описании действующей системы управления? Простая логика как бы подсказывает, что необходимо собрать больше информации об организации управления, полнее ее описать и затем сравнить с передовым опытом и теорией, завершить рекомендациями "что и как" улучшить.

Практика исследовательской работы подсказывает, что обычно времени на длительное и детальное описание нет, а главное такой подход нерационален, следует начинать с обследования эффективности выполнения системой управления ее конечных задач. Выяснив, что какая то часть функций системы управления выполняется неудовлетворительно, все дальнейшее исследование и описание следует вести уже только в этом направлении, учитывая все существующие взаимосвязи с другими функциональными подсистемами. Таким образом, необходимо выявить "узкое место" и провести исследование. В этих целях используется критический анализ существующей организации управления. Схема проведения такого анализа может быть представлена следующим образом [8, с.141]:

1. Почему делается «то», что делается? Иными словами, чем обосновано направление и содержание действий рассматриваемого подразделения или специалиста, соответствуют ли они целям системы и выявленным путям их достижения? Необходимы ли эти действия?

2. Почему делается «там», где делается? Правильно ли распределены функции управления по подразделениям, оправдана ли принятая структура системы управления?

3. Почему делается «тем», кем делается? Это продолжение той же проблемы распределения функций управления и конкретных работ, но уже не между подразделениями, между отдельными работниками. Здесь должны быть рассмотрены вопросы передачи полномочий и разгрузка квалифицированных специалистов от работ, которые могут выполняться менее квалифицированными работниками.

4. Почему делается «тогда», когда делается? Правильно ли приняты сроки выполнения работ, обоснованы ли они? Обеспечат ли они своевременность решений, взаимную увязку по срокам отдельных мероприятий?

5. Почему делается «так», как делается? Речь идет о методическом обеспечении работ и технической оснащенности труда.

Для критического анализа характерно использование анализа причинно-следственных связей. Для этих целей устанавливается причина, вызвавшая негативные проявления и следствия, т.е. проявление этой причины. Решение проблем в целом должно быть направлено не столько на устранение внешних проявлений недостатков объекта и системы управления, сколько на преодоление причин их возникновения и предотвращение. Таким образом, необходимо устранить проблему «причины», прежде чем браться за устранение проблемы «следствия».