Диагностика проблем в системе управления предприятием

Как уже говорилось выше для стабильной работы предприятия необходимо своевременно диагностировать проблемы в системе управления на предприятии. От правильного понимания проблемы зависит эффективность ее разрешения. Характер проблем на предприятии может быть различен, как по объему, так и по содержательной стороне. Даже, если проблема касается только одной функциональной области или применения определенных конкретных методов, следует подходить к решению с позиций системной концепции управления, учитывая взаимосвязь всех элементов и процессов. Обычно проблемы предприятия все взаимосвязаны. Среди них есть «проблемы-причины» и «проблемы - следствия», все вместе они образуют сложное "дерево проблем", и попытки решать их изолированно неэффективны. Какие можно выделить трудности при выявлении проблем? Специалисты выделяют следующие [18]:

1. Принятие симптомов за проблемы. Например, для руководства предприятием существуют ключевые вопросы, которые могут вызывать особое беспокойство - снижение сбыта, нехватка оборотных средств, что характерно для России, или рост прогулов, нарушений дисциплины, и т.д. Таким образом, за проблему могут быть приняты следствия, или еще говорят "симптомы".

2. Предвзятое мнение о причинах проблемы. Например, когда руководство имеет стойкое "свое" понимание причин, и не считает необходимым заняться анализом реальной фактической информации.

3. Взгляд на проблему лишь с одной технической точки зрения. Это очень распространенный подход, когда не принимается во внимание междисциплинарный характер управленческих проблем.

4. Игнорирование восприятия проблемы на различных уровнях. Важно знать отношение к проблеме кадрового состава предприятия: от низшего до высшего управленческого персонала, от руководителей до подчиненных.

5. Незавершенное исследование проблемы, предварительная диагностика. Это ошибка может впоследствии дорого стоить, следует рассмотреть проблемы предприятия во взаимосвязи, не упуская, казалось бы незначительных или мелких проблем.

Учитывая возможность ошибки по вышеперечисленным причинам, следует сделать вывод о том, что, начиная диагностическую работу по выявлению проблем, необходимо руководствоваться общей концептуальной основой диагностики системы управления. Это позволить сконцентрироваться на необходимой полезной информации, важнейших аспектах сложной проблемы, и не утонуть в ненужной, несущественной информации. Общие положения диагностики системы управления предприятием будут рассмотрены в следующей главе.

В диагностике проблем на предприятии важно предусмотреть, какой будет конечный результат этой фазы исследования, именно это позволит перейти к фазе решения проблемы. Итак, работа по диагностике проблем на предприятии осуществляется последовательно, включая определения [18]:

проблемы;

причин проблемы;

существенных связей;

возможностей решить проблему;

возможных направлений дальнейших действий.

Кратко рассмотрим содержание этапов диагностирования проблем на предприятии.

Определение проблемы. Как мы уже говорили, важнейшим аспектом является правильная формулировка проблемы или постановка проблемы. Именно от этого зависит дальнейшее решение. Для того чтобы осуществить правильную постановку проблемы, необходимо оценить с каким видом проблемы мы столкнулись. Имеются три основные категории проблем: коррективные, прогрессивные и созидательные. Однако при всех отличительных чертах каждой конкретной проблемы важно понимать, решение любой проблемы требует определенных изменений в системе управления. Отличительной чертой коррективных проблем является то, что при их решении ставится задача на «исправление», т.е., означает, что изменения осуществляются при почти тех же ресурсах, какие имелись в распоряжении предприятия. Решение таких проблем строится на отыскании ошибок в действиях персонала и их причин, и далее их устранение.

Проблемы прогрессивные ставят задачу на усовершенствование, что означает улучшение действующих условий. Это может касаться как методов управления, так и организации управления в целом.

Проблемы созидательные ставят задачу на развитие, что означает существенные прогрессивные изменения, а не простое улучшение или решение неотложной проблемы. Например, предприятие вполне преуспевает, но у руководства есть идеи по развитию бизнеса для новых категорий клиентов или создание зарубежных филиалов.

Проблема может быть определена с помощью пяти основных аспектов:

1. Сущность и содержание. Следует характеризовать низкую эффективность системы управления предприятием, выделить главные показатели, определяющие проблему.

2. Организационное и физическое местонахождение. Следует конкретно определить в каком структурном подразделении выявлена проблема, как затрагивает она другие подразделения организации, как широко охватывает проблема организацию.

3. Категория проблемы. Важно оценить глубину проблемы, является ли проблема "открытой" или "закрытой", как персонал затронут проблемой, на сколько персонал заинтересован в решении проблемы.

4. Количественные оценки проблемы. Необходимо оценить влияние проблемы на результирующие показатели как организации в целом, так и подразделения, выявить абсолютные и относительные критерии решения проблемы.

5. Временные характеристики проблемы. Существенным является оценить временные тенденции проблемы: длительность ее существования, периодичность возникновения, прогнозируемость относительно будущего времени.

Все вышеперечисленные характеристики проблемы позволят осуществить правильную постановку или формулировку проблемы. Для определения причин возникновения проблем, их взаимосвязей необходимо повести анализ ситуации или критический анализ функционирования системы.