Создание стандартных писем

Writerпомогает автоматизировать работу по созданию стандартных писем. Под стандартным письмом понимают документ, имеющий стандартное содержание, но отправляемый разным адресатам. Примером таких документов могут служить различного рода приглашения или информационные письма и т.д.

Создание стандартных писем выполняется в три этапа:

1. Создается основной документ (стандартное письмо), содержащий общую для всех информацию

2. Создается документ с исходными данными и регистрируется либо открывается уже существующий файл - источник данных

3. Выполняется слияние исходных данных с основным документом.

Для регистрации источника данных воспользуйтесь пунктом меню Файл — Мастер — Источник данных адресов. Выберите тип внешней адресной книги. Далее.

В окне «Дополнительные настройки» нажмите Настройки, укажите тип базы данных. Далее

В следующем окне нажмите кнопку Просмотр... Затем найдите свой файл, в котором располагается таблица с адресами. Выберите этот файл нажмите Открыть, Готово.

В новом окне не нажимайте кнопку Назначение полей, нажмите кнопку Далее.

Затем укажите имя адресной книги и Готово.

Слияние исходных данных с основным документом.

Находясь в подготовленном основном документе, выберите Сервис Þ Рассылка писем, откроется соответствующее диалоговое окно. На первом шаге выбираем Использовать текущий документ Далее.

В следующем окне выбираем Письмо

На третьем шаге выбираем список с адресами, создаем или используем предложенный блок с адресами, нажав кнопку Дополнительно. Сопоставляем поля.

На четвертом шаге ОБЯЗАТЕЛЬНО в «Имя поля» - пол, «Значение поля» - ж.

Печать почтовых этикеток

Перед началом этого процесса, проверьте, посмотрев какую марку и тип этикетки Вы имеете.

Чтобы напечатать почтовые ярлыки выберите Файл Создать Этикетки. В окне Этикетки перейдите на закладку Параметры и снимите флажок Синхронизовать содержимое если установлен.

На закладке Этикетки выберите Базу данных и Таблицу. Выберите используемую Марку этикеток, а затем тип этикетки

Из выпадающего списка Поле базы данных выберите первое поле, используемое в этикетке (в данном примере, Город). Нажмите кнопку со стрелкой влево для перемещения этого поля в область Текст Этикетки. Выберите все необходимые поля. Затем нажмите Создать документ. Выполните Файл – Печать. В появившемся окне нажмите Да.

Печать конвертов

Печать конвертов включает в себя два шага: настройка и печать.

Для настройки конвертов, которые будут напечатаны к вашим письмам: