Інвентаризація товарів та облік її результатів

Інвентаризація є процедурою перевірки фактичної наявності товарів та порівняння з записами на рахунках з метою відображення реального становища у бухгалтерському обліку. За Законом України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність” підприємства торгівлі зобов’язані проводити інвентаризацію товарів для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку. Періодичність проведення інвентаризації визначається самим власником підприємства. Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94р. №69, із змінами і доповненнями, регламентуються порядок проведення, документальне оформлення та терміни інвентаризації.

Так, інвентаризацію на підприємствах оптової торгівлі непродовольчими товарами повинні проводити не менше одного разу на рік, продовольчими товарами – два рази на рік. У підприємствах роздрібної торгівлі непродовольчими товарами – не менш двох разів на рік, продовольчими товарами – один раз у квартал, або при передачі робочої зміни (бригади), у підприємствах ресторанного господарства - один раз у квартал.

Проведення інвентаризації не самоціль, а вирішення таких проблем:

- виявлення розбіжностей між фактичною наявністю товару та даними обліку;

- встановлення товару, які вже втратили свою первісну якість;

- відбір товару, який потребує швидкої реалізації у зв’язку з наближенням терміну реалізації;

- переоцінка товару за різними причинами;

- перевірка додержання умов зберігання тощо.

Крім того, варто обов’язково проводити інвентаризації, якщо змінюється керівництво підприємства, чи матеріально-відповідальна особа; при встановленні фактів крадіжки чи псування товару; у випадках стихійного лиха, пожежі; при проведенні ревізій, аудиту; ліквідації підприємства.

Для забезпечення інвентаризаційної роботи керівником підприємства назначається постійно діюча комісія. У обліковій політиці підприємства назначаються відповідальні особи та члени комісії, які здійснюють за наказом керівника інвентаризацію у встановлені терміни. Вона полягає у виконанні конкретного завдання та документальному засвідченню результату перевірки. На підставі фактичного перерахунку, зважування, перемірювання товару в кожному складі матеріально відповідальною особою, на збереженні якої знаходяться товари, тара, гроші складається інвентарний опис товарів, матеріалів, тари і грошових коштів в торгівлі за типовими формами: № інв-12 у оптовій торгівлі; № інв-13 у роздрібній торгівлі.

Інвентарний опис остатків продуктів харчування та напівфабрикатів на підприємствах ресторанного господарства товарів, матеріалів, тари і грошових коштів в торгівлі за формою № інв – 14 у підприємств ресторанного господарства складається у двох примірниках. Перший примірник опису передається до бухгалтерії. Другий – зберігається у матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації від кожної відповідальної особи береться товарний звіт, на якому затверджуються підписом голови комісії слова „до інвентаризації”, та розписка про підтвердження даних про наявність товарів та тари на момент інвентаризації. Розписку включено до титульної частини опису. На останній сторінці інвентаризаційного опису відповідальна особа своїм підписом зазначає, що всі цінності перевірені у його присутності та що претензій до інвентаризаційної комісії немає.

З метою прискорення проведення інвентаризації товарів, особливо якщо мова йде про планові інвентаризації, допускається застосування інвентарних ярликів за формою № інв-2. Рух товарів під час інвентаризації відображується на зворотній стороні.

На товари відвантажені, термін оплати яких не настав, та на товари відвантажені, але несплачені вчасно, складаються окремі акти в одному примірнику, підписуються інвентаризаційною комісією і передаються до бухгалтерії.

При інвентаризації товарів, прийнятих на відповідальне збереження, записи в Інвентарний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (переданих) на відповідальне збереження за формою № інв-5 проводиться комісією на підставі перевірки і перерахунку фактично наявних товарів.

Акт інвентаризації товарів, що знаходяться в дорозі (форма № інв-6) застосовується для виявлення кількості та вартості товарів, які на момент інвентаризації знаходяться в дорозі.

Для відображення результатів інвентаризації товарів, матеріалів та тари, за якими виявлені відхилення від облікових даних, бухгалтером оптового підприємства чи ресторанного господарства складається в одному примірнику Порівняльна відомість за формою № інв-20.

У результаті інвентаризації, за даними порівняльної відомості, можуть бути два варіанти:

- фактичні залишки товарів співпадають з даними бухгалтерського обліку за рахунком 28”Товари”;

- дані бухгалтерського обліку не співпадають з даними порівняльної відомості.

Другий варіант може бути пов’язаний з нестачею чи надлишками товару. Виявлену суму нестачі по товарах за порівняльною відомістю, коли вже зараховані природні втрати, пересортиця, необхідно списати, бо у бухгалтерському обліку, незалежно від причин, треба зазначити реальне становище за рахунком 28”Товари”. Негативна інвентаризаційна різниця списується в такій послідовності:

1) нестача товарів у межах природної втрати. Порядок визначення та списання природних втрат товару наведено у п.2.7;

2) нестача товарів понад встановлені норми природних втрат чи товарів на які взагалі нема таких норм. У цьому випадку рішення про списання нестачі приймає керівник підприємства.

Якщо у недостачі товару винувата матеріально відповідальна особа і вона признає свою вину, чи доказана вина через судові органи влади, то на дебеті рахунка 375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” треба показати суму, яка підлягає відшкодуванню у розмірі, розрахованому згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей № 116, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 р. з доповненнями.

Розмір збитків визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Державний комітет зі статистики, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору, за формулою 2.5.:

Рз = [(Бв – А) х Iінф. + ПДВ +Азб] х 2 (2.5)

де: Рз – розмір збитку;

Бв – балансова (первинна) вартість;

А - амортизація;

І - індекс інфляції;

2 - коефіцієнт

Щодо торгівлі та підприємств ресторанного господарства, то ця формула буде мати такий вигляд (2.6.):

Рз = [(Первинна вартість товару х Iінф) + ПДВ +Азб] х 2 (2.6)

Кредитуються рахунки 716 „Відшкодування раніше списаних активів” на суму, що дорівнює нестачі, та 719 „Інші доходи від операційної діяльності” на суму, яка дорівнює різниці між сумою, визначеною за встановленим Порядком № 116 та фактичною нестачею, що підлягає перерахуванню до бюджету.

Якщо винувата особа не встановлена, то нестачу списують так, як це наведено у п.2.8 – за рахунок підприємства. Наприклад. За результатами інвентаризації сума нестачі товару за первинною вартістю склала 1000.0грн. Встановлена винна матеріально-відповідальна особа. Порядок відображення результатів інвентаризації наведено у таблиці 2.23.

Таблиця 2.23

Відображення в обліку результатів інвентаризації

На підприємствах торгівлі можуть виникати пересортиці. Зарахувати нестачу лишками можливо у випадку, якщо вони виникли у однієї матеріально-відповідальної особи, по однаковій групі товарів, кількості та за один й той же звітний період.

У бухгалтерському обліку списується сума нестачі, а лишок товарів прибуткується. Сумова нестача стягується з винної особи, а сумовий лишок зараховується як інші доходи. Надлишки товару оприбутковують у кореспонденції із рахунком 719 „Інші доходи від операційної діяльності”.