Анализ существующей системы управления

ОАО «Московское речное пароходство».

Управление персоналом должно все меньше основываться на административных методах и все в большей степени ориентироваться на осознанную кадровую политику, базирующуюся на системе интересов государственного служащего и органов государственного управления. Поэтому необходимы новейшие научные знания и эффективные технологии в области управления человеческими ресурсами, методы формирования и управления трудовым коллективом, освоение инновационных технологий работы с кадрами. Нужны новые подходы к таким проблемам, как: кадровое планирование, профотбор и оценка служащего; формирование резерва и планирование карьеры; руководство и обучение кадров в процессе трудовой деятельности; нормативно-правовая база управления персоналом; стиль управления персоналом и оптимизация труда руководителей; контроль в системе управления персоналом; этика и этикет деловых отношений; формирование здорового морально-психологического климата в коллективе и другое.

Решение указанных проблем позволит повысить эффективность кадрового обеспечения государственной службы, пополнить органы государственного управления и организации высококвалифицированными специалистами, способными эффективно трудиться в условиях демократического, информационного общества, а также сформировать современную систему правления персоналом государственной службы.

Следовательно, формирование эффективной системы управления персоналом является одной из наиболее важных задач современного управления. В данной дипломной работе будут изложены методические основы системы управления персоналом, принципы и методы ее построения, оценка эффективности ее работы, а также анализ отечественного и зарубежного опыта построения систем управления.
На рисунке 1.12 показана структурная схема организации управления работой ОАО «Московское речное пароходство».

Дирекция организует свою деятельность, руководствуясь существующей нормативно-правовой базой на водном транспорте и внутренними организационными документами.

Работник отдела кадров осуществляет работу по подбору, отбору и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.

- Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

- Организует медицинский осмотр и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.

- Выдает работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, райвоенкоматы, суды, органы МВД и т.д.

- Подбирает руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформляет на них необходимые документы.

- Изучает деловые качества служащих и на основе чего вносит предложения руководству предприятия о выдвижении, создает резерв для выдвижения на руководящую работу. Осуществляет по указанию Генерального директора и начальника службы управления персоналом замещение вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР, служащих и рабочих.

- Заключает договора на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования.

- Ведет учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.

1.4 Анализ существующей системы управления и информационных потоков в ОАО «Московское речное Пароходство».

Персонал – это наиболее ценный ресурс любой компании. И как любой ресурс он требует учета и эффективного управления. От того, как выстроено управление персоналом, во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить качество работы и конкурентоспособность любой компании.

Формирование науки об управлении персоналом началось вместе с формированием теории управления как науки, что произошло более ста лет назад, в самом начале периода промышленной революции. Тогда управление организацией и управление её персоналом не различалось. Более того, ключевые проблемы науки об управлении относились к управлению персоналом. Другими словами, теория и практика управления персоналом являлась основой управления как науки.

Управление людьми имеет важное значение для всех организаций, так как без людей нет и организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Руководители процветающих фирм любят повторять, что главный потенциал их предприятий заключен в кадрах. Какие бы ни были прекрасные идеи, новейшие технологии, благоприятные внешние условия, без хорошо подготовленного персонала высокой эффективности работы добиться невозможно. Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания фирмы. Человек является важнейшим элементом производственного процесса на предприятии. Финансовые средства, капитал для осуществления новых инвестиций при создании нового предприятия можно получить на рынке капиталов, найти же компетентных сотрудников гораздо сложнее.

Управление персоналом – целенаправленная деятельность руководящего состава организации, а также руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, которая включает разработку концепции и стратегии кадровой политики, закономерностей, принципов и методов управления персоналом.

Концепция управления персоналом - система теорико-методологических взглядов на понимание и определение сущности, содержания, целей, задач, критериев, закономерностей, принципов и методов управления персоналом, а также организационно-практических подходов к формированию механизма её реализации в конкретных условиях функционирования организации. Она включает: разработку методологии управления персоналом, формирование системы управления персоналом и разработку технологии управления персоналом.

Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом.

Цель отдела кадров – сохранение квалифицированных работников в условиях нестабильного производства и наем работников. Функции этого отдела: обеспечивать кадрами организацию (наем, расстановка, увольнение); вести кадровое делопроизводство; анализировать текучесть кадров и дисциплину труда; учитывать движение персонала; подготавливать кадровые приказы.

Перед отделом кадров ОАО «Московское речное пароходство» стоят не лёгкие задачи, с которыми не просто справиться

- приём и увольнение работников;

- кадровое планирование;

- организация, подбор и расстановка работников;

- формирование кадрового резерва руководства;

- организация труда;

- оценка деловых и профессиональных качеств работников;

- мотивация и стимулирование работников;

- подготовка и повышение квалификации работников;

- кадровое перемещение.

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава предприятия;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

С этими задачами и функциями отлично справляются:

1. Начальник отдела кадров;

2. Заместитель начальника отдела кадров;

3. Старший инспектор.

Мотивация труд а – это стремление работника удовлетворить свои потребности посредством трудовой деятельности.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: руководство работой отдела; обеспечение выполнения работ; разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; создание условий для роста и повышения квалификации персонала; контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; обеспечение составления уставной отчетности.

Организация системы управления в отделе кадров ОАО «Московское речное пароходство» представлена на рис.1.13.

Рис.1.13 Организация системы управления в отделе кадров ОАО «Московское речное пароходство»

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет. На рис.1.14 изображена схема подбора персонала.

Рис.1.14. Процесс приема сотрудников на работу.

1.5. Анализ используемого программного обеспечения для решения задач по управлению персоналом в ОАО «Московское речное пароходство».

Для удобного и эффективного планирования своей работы отдел кадров ОАО «Московское речное пароходство» пользуется такими программами как:

1. Microsoft Office Word

2. Microsoft Office Exel

3. Microsoft Office Outlook

4. Программа 1С-Предприятие (версия 8.2)

5. Сотрудники предприятия 2.6.8

6. 1С: Зарплата и управление персоналом

7. Консультант Плюс

8. Программа "Кадры"

9. Отдел Кадров Плюс 2013

Microsoft Office Word - текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.

Microsoft Office Exel - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS.

Microsoft Office Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов.

Программа 1С-Предприятие (версия 8.2) - 1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства.. Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.

Сотрудники предприятия 2.6.8 - Бесплатная программа “Сотрудники предприятия” предназначена для ведения базы данных сотрудников организации. Программа будет полезна для отделов кадров предприятий. “Сотрудники предприятия” позволяет вести учет сотрудников в нескольких базах данных, по нескольким организациям. Помимо карточек сотрудников, в которых ведется полная информация о сотрудниках в соответствие с профессиональными навыками и ростом, программа позволяет вести приказы о приеме на работу, печатать их на основе введенных шаблонов. Учет трудовых договоров также реализован в программе “Сотрудники предприятия”.

Консультант Плюс - компьютерная справочно-правовая система по законодательству России и Белоруссии. Разрабатывается ЗАО «Консультант Плюс» и содержит 20 286 399 документов, по состоянию на 2 февраля 2013 года.

Программа «Кадры» - позволяет вести учет таких данных как:

- персональные данные – фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, адрес регистрации и фактический адрес местожительства, сведения о документе, удостоверяющем личность, предусмотрена возможность вставки фотографии работника;

- налогообложение – заносятся данные, учитываемые при налогообложении доходов работника и формирования отчетов: ИНН, Код ИМНС (формируется автоматически на основании первых цифр ИНН), сведения об инвалидности, предоставление стандартных вычетов, учет доходов с прежнего места работы, сведения об инвалидности, стандартные вычеты, полученные доходы с предыдущего места работы;

- долги – в данной закладке заполняются начисленные, но не выплаченные доходы прошлых лет, долг налогоплательщика по налогу на доходы на начало года;

- начисления – заносятся данные о постоянных начислениях и удержаниях, на основе которых производится автоматическое начисление зарплаты;

- прочее - сведения о семейном положении работника, воинский учет;

- кадровые данные – заносятся сведения, относящиеся к рабочей деятельности сотрудника: табельный номер, статус, место работы, условия труда, характер работы, стаж, сведения о трудовом договоре, категории плательщика страховых взносов и номер страхового свидетельства в ПФР;

- перемещения - программа обеспечивает учет кадровых перемещений (прием на работу, переводы, увольнение). Информация вводится в отдельные поля, а общий наглядный отчет об имеющихся перемещениях выводится в виде таблицы;

- больничные – возможность заведения сведений о периодах болезни сотрудника с последующим автоматическим заполнением табеля рабочего времени за соответствующий период болезни и автоматическим расчетом «больничных» после выхода на работу с помощью функции «Постоянные начисления» в Расчете зарплаты;

- отпуск – возможность составления графика отпусков;

- командировки - программа обеспечивает учет сведений о командировках;

- образование - сведения о виде образования и учебном заведении работника, информация о послевузовском образовании, аттестация, квалификация, переподготовка, знание иностранных языков, профессия работника и т.д.

- прочее - сведения о поощрениях (наградах), льготах, на которые имеет право работник, возможность ввода любых дополнительных сведений.

Отдел Кадров Плюс 2013 - автоматизация работы отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров и автоматизировать кадровый документооборот. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение программы существенно снижает время, необходимое на обработку информации и оформление кадровых приказов и документов.