Документирование операций, документооборот

Документооборотом является движение первичных документов в бухгалтерском учёте ТОО – создание или получение первичных документов от других организаций, принятии к учёту, обработка, передача в архив.

2.2.1.Бухгалтерская документация ТОО включает в себя: первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Все хозяйственные операции, проводимые ТОО, оформляются первичными оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности ТОО применяет Типовые формы первичных документов, утвержденных приказом Министерства финансов РК №562 от 20.12.2012г., формы первичных документов, предусмотренные в программе «1С:Бухгалтерия 8.2» и не типовые формы, разработанные самим ТОО, утвержденные в ТОО, которые являются приложением к настоящей учетной политике.

Любой первичный документ должен иметь следующие реквизиты:

- дата составления документа,

- подпись и расшифровку подписи лица, составившего документ,

- четко написанную информацию самого документа (наименование ТМЗ, услуг, единицы измерения, количество, цену, сумму и т. д.),

- заполнение всех реквизитов, указанных в бланке первичной документации,

- все подписи должны содержать расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов подписавшегося лица.

Первоначальными документами для фиксирования финансово-хозяйственных операций являются договоры, контракты, соглашения, официальные письма, приказы и т.п., которые оформляются в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса РК и договоренности сторон.

2.2.2. Регистры бухгалтерского учета (ведомости учета хозяйственных операций, ведомости учета сгруппированных показателей активов, обязательств и собственного капитала) составляются в формате, предусмотренном программой «1С:Бухгалтерия 8.2», на базе которой ведется бухгалтерский учет в ТОО.

2.2.3. Руководство ТОО определяет лиц, имеющих право подписи на организационно-распорядительных, финансово расчетных документах, и утверждает иерархию права подписи в зависимости от занимаемой должности, сферы действия и сущности операции.

Документы, служащие основанием для приёмки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей подписываются материально - ответственными лицами, заверяются главным бухгалтером и директором предприятия.

2.2.4. Документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не принимаются, а передаются главному бухгалтеру ТОО для принятия решения.

При обнаружении ошибок в первичных документах необходимо внести исправления.

В кассовых документах (расходные, приходные кассовые ордера) и в банковских документах (платежные поручения) никакие исправления не допускаются. В этом случае документы, при допущении ошибки, документы составляются заново.

В остальных первичных документах исправления допускаются, но лишь с согласия с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильная запись зачёркивается, а сверху над зачеркнутой записью пишется правильное значение, Зачёркивать необходимо одной чертой, чтобы можно было прочитать зачёркнутую запись. Затем зачёркнутая и исправительная запись оговаривается записью «исправленному верить», ставится дата внесения исправления и заверяется подписями лиц, внесших исправление.

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то принятие документа к учёту осуществляется в случае, если исправления внесены в выше изложенном порядке. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, т.е. подтвердить своё согласие с исправлением.

На исправление ранее допущенных неправильных записей составляется бухгалтерская справка об исправительной проводке (в произвольной форме с описанием содержания хозяйственных операций).

В случае выявления ошибок, допущенных при составлении финансовых отчетов предыдущих периодов, сумма корректировки ошибок учитывается при расчете чистого дохода или убытка за текущий период (используется альтернативный метод).

2.3. Хранение документов бухгалтерского учёта

Документы группируются и хранятся по однородным операциям, т.е. по счетам учёта. Производится ежемесячно распечатка по состоянию на последнее число отчётного месяца журналов-ордеров и ведомостей по счетам, к которым подшиваются первичные документы. Накладные и доверенности на получение материальных ценностей подшиваются к материальным отчетам, счета-фактуры – к реестру полученных и выставленных счетов.

Для хранения определенных документов создаются дела (единицы хранения) за каждый отчетный месяц, квартал в соответствии с номенклатурой дел.

В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года. При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.

По окончании текущего месяца первичные документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Документы группируются и хранятся по однородным хозяйственным операциям, т.е. по счетам учёта.

Производится ежемесячно распечатка по состоянию на последнее число отчётного месяца журналов-ордеров и ведомостей по счетам, к которым подшиваются первичные документы. Накладные и доверенности на получение материальных ценностей подшиваются к материальным отчётам, счета-фактуры - к реестру полученных и выставленных счетов.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Ответственность за сохранность при хранении в бухгалтерском архиве и ведение архивной книги возлагается на главного бухгалтера.

Установлены следующие сроки хранения:

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Для документов, по которым установлен срок хранения 75 лет – исчисление срока хранения производится с учётом возраста работника к моменту окончания дела.