Преддоговорная работа

6.1 Коммерческие заявки и иные материалы, поступающие в общество и содержащие предложения о заключении, изменении и дополнении договоров подлежат регистрации в канцелярии протокольного отдела в день их поступления и в тот же день непосредственно или через секретаря передаются на рассмотрение генеральному директору или заместителю генерального директора по принадлежности.

Регистрация производится в журнале учета входящей корреспонденции. Журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью.

6.2 Коммерческие заявки и предложения с резолюцией генерального директора передаются руководителю соответствующей службы для организации исполнения согласно наложенной резолюции.

Руководитель подразделения-исполнителя направляет полученные материалы для исполнения ответственному исполнителю с письменным указанием о необходимых действиях и сроках исполнения.

6.3 Перед заключением договора ответственный исполнитель (подразделение–исполнитель) проводит преддоговорную работу по заключению договора, которая включает:

- организацию и ведение переговоров, формирование преддоговорных обязательств;

- определение возможных (потенциальных) внешних и внутренних партнеров;

- проведение маркетинговых исследований;

- анализ сложившихся договорно-хозяйственных отношений с целью определения экономически целесообразной структуры договорных связей;

- анализ имеющихся заявок и предложений о заключении договоров;

- определение материально-технической потребности;

- анализ действующих договоров;

- проверку экономической состоятельности и деловой надежности партнеров;

- определение процедуры закупки (продажи);

- оформление документации для проведения процедуры закупки (продажи);

- присвоение шифра плательщика.

6.4 При приобретении обществом товаров (работ, услуг) до заключения договора в случаях установленных законодательством, подразделением исполнителем оформляется задание на закупку. Форма задания на закупку установлена Постановлением Советом Министров Республики Беларусь «об утверждении примерных форм документов, оформляемых при проведении процедур в конкурсной системе закупок».

6.5 В случаях, когда задание на закупку не оформляется, ответственный исполнитель оформляет ТЭО. В ТЭО отражается результаты маркетинговых исследований.

Форма ТЭО выбора поставщика товаров (работ, услуг) приведена в Приложении Г.

6.6 К заданию на закупку и ТЭО прикладываются документы, подтверждающие проведение работы по маркетинговому исследованию рынка.