Установка контроля над временем и своей жизнью

Одна из привычек персонального менеджмента за­ключается в том, чтобы сосредоточиться на выполнении нескольких дел, которые можете делать только вы. Я имею в виду те дела, отличное выполнение которых отли­чает вас от других сотрудников и дает вам преимущества в работе. Кроме того, вы должны постоянно развивать в себе творческий подход к делу и не делать больше, чем вам необходимо для качественной работы. Наоборот, вы должны по возможности уменьшить, исключить или пе­редать другим те обязанности, которые для вашей дея­тельности не представляют особой ценности.

По сути, вы можете контролировать свое время и жизнь и увеличить продуктивность работы только до той степени, до которой перестанете делать маловаж­ные вещи. Это единственный способ, который позволяет высвободить больше времени для тех дел, которые дей­ствительно важны в вашей работе.

Выработайте привычку перед выполнением той или иной работы постоянно задавать себе следующие вопросы:

- Необходимо ли вообще делать эту работу?

- Должна ли эта работа быть выполнена непре­менно мной?

- Нужно ли делать эту работу прямо сейчас?

- Есть ли кто-то еще, кто может выполнить эту ра­боту так же хорошо, как я?

Всякий раз, когда это возможно, перепоручайте вы­полнение тех или иных заданий другим сотрудникам. Это необходимо для того, чтобы вы могли сосредоточиться на делах, которые можете сделать только вы и которые действительно важны для вашей компании.

МЕТОД АБВГД

Когда вы перед началом рабочего дня расставляете приоритеты в списке своих дел, попробуйте применить Метод АБВГД. Его использование выработает у вас при­вычку заранее продумывать все возможные результаты выполнения или невыполнения той или иной работы. Работа, которая может повлечь за собой серьезные ре­зультаты и последствия, должна выполняться в первую очередь. Работа, результаты и последствия которой весьма незначительны, является второстепенной. Глав­ным критерием важности работы всегда являются ее возможные результаты или последствия. Именно они определяют, когда вам следует выполнять ту или иную задачу–сейчас, позже или вообще никогда.

Теперь просмотрите ваш рабочий список и возле ка­ждого дела, в зависимости от его степени важности, по­ставьте буквы А, Б, В, Г или Д.

Работа, обозначенная как "А",– это всегда работа, которую вам просто необходимо выполнить. Ее выпол­нение или невыполнение непременно повлечет за собой весьма серьезные последствия. Исполнение этой работы очень важно для вашего успеха и в работе, и в личной жизни. Посчитайте, сколько у вас получилось дел, возле которых поставлена пометка "А". Если их несколько, расставьте такие задачи в зависимости от срочности вы­полнения и пронумеруйте как А-1, А-2, А-3 и так далее.

Работа "Б" – это работа, которую вам следовало бы выполнить. Ее необходимо будет закончить к опреде­ленному времени в будущем. Если вы ее не сделаете, то доставите кому-то беспокойство или неудобство. В то же время, выполнение или невыполнение этой работы влечет за собой умеренные последствия. Правило здесь заключается в том, что вы никогда не должны выпол­нять работу "Б", пока у вас еще не выполнена работа "А".

Работа "В" – это работа, которую хорошо бы сделать, но которая не влечет за собой никаких последствий: ни для вас, ни для кого другого. Говоря другими словами, со­вершенно не важно – сделана эта работа или нет. При этом никогда не следует выполнять работу "В", если у вас еще не выполнена работа "Б". (Как вы помните, за работу "Б" не следует приниматься, пока не завершена работа "А".)

Работа "Г" – это работа, которую вы можете и долж­ны перепоручить другим. Сделайте для себя правилом не брать на себя обязанности, которые прекрасно могут быть выполнены другими сотрудниками. Это позволит вам высвободить больше времени для важных и полез­ных дел, которые можете делать только вы.

Работа "Д" – это работа, которую вы можете и долж­ны исключить, и по возможности быстрее. Только уст­ранив все неважные дела и избавившись от работы, не имеющей никакой ценности, вы сможете контролиро­вать свое рабочее время. При этом вы сможете сконцен­трироваться только на действительно важной работе, которая отличает вас от других.

Наиболее эффективный инструмент вашего успе­ха – это способность думать. Она становится особенно важной при выборе наиболее важных дел, которым не­обходимо уделять время в первую очередь. Правиль­ность выбора главных и второстепенных дел, а также распределения рабочего времени определяет большую часть того, что происходит с вами в жизни. При этом вы всегда свободны в своем выборе.

Принцип Парето

Очень полезно развить в себе привычку применять ко всем делам Правило 80/20, открытое итальянским эконо­мистом Уилфредом Парето в 1895 году. Это правило гла­сит, что 20% усилий, потраченных на выполнение той или иной работы, определяют 80% полученных результатов.

Это значит, что 20% ваших потенциальных клиентов дадут 80% реальных; 20% клиентов купят 80% ваших товаров или услуг, а 20% товаров или услуг составят 80% вашей прибыли. Это правило также означает, что 20% ваших клиентов станут причиной 80% ваших про­блем и расходов.

В любом рабочем списке из 10-ти пунктов будут два дела, ненамного менее ценные, чем все остальные, вме­сте взятые. Выработайте в себе привычку применять Правило 80/20 в любой сфере вашего бизнеса и личной жизни. Сосредоточьтесь на выполнении 20% задач, важность которых в несколько раз превосходит важ­ность других обязанностей, для выполнения которых нужно столько же времени.

Большинство людей распределяет свое рабочее вре­мя в зависимости от количества задач, которые им необ­ходимо выполнить. При этом эффективные люди рас­пределяют свое время в зависимости от важности каж­дого конкретного дела. Если вы хотите достичь успеха, вам следует поступать таким же образом.