Распорядительные документы

Распорядительные документы делятся на две группы:

К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией,

собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы

деятельности организации, отрасли и т. д. Решение, выраженное затем в форме распорядительно документа, также принимается совместно.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия

решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней – заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.

В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать

до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полностью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей – вводной (констатирующей) и распорядительной. Например:

«Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации «Об упорядочении

изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. №1268»

«В целях обеспечения качественного набора студентов на новый учебный год…» «На основании решения стипендиальной комиссии техникума…»

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, распоряжение, указание), используется форма изложения текста от первого лица единственного лица и вводная часть определяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»,

«ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиальности, используется

форма изложения текста от третьего лица единственного лица и вводная часть определяется от распорядительной глаголами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть определяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ». Например:

«1. Обеспечить перевозку документов и материальных ценностей в здание Реабилитационного

центра с 11.05.2000 по 15.05.2000 (отв. Лепанова А.В.)» или:

«2. Зам. Директора по учебно-методической работе Чадаевой А.П. организовать учебный процесс в период переезда техникума с 11.05.2000 по 15.05.2000»

Распорядительный документ, изданный на основе единоначалия, имеет одну подпись, изданный на основе коллегиальности – как правило, две подписи – председателя коллегиального органа и ответственность секретаря (или руководителя службы документационного обеспечения управления). Например, постановление коллегии должно быть подписано председателем коллегии и ответственным секретарем коллегии.

Постановления оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.39-97, а юридическим основаниями

для их издания могут быть законы РФ, постановления Совета Федерации, Государственной Думы.

Структура постановления включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления

или другие нормативные правовые акты. Иногда постановления не нуждаются в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной, например:

«Правительство Москвы ПОСТАНОВЛЯЕТ»:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных

документах схеме, т. е. по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило, организационные (инструкции, положения и др.) Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования/

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др. Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «Решил», «Решила», «Решили».

Приказ -правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе

едино-начального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий. Приказы по содержания и способам оформления бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют деятельность самой организации по вопросам

ее создания, реорганизации, ликвидации структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы; организационно – правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационную документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказ оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместном приказе). В приказе по основной деятельности вводная часть всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях и обосновании, и вводная часть опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки. Если руководитель находится в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия. При этом на приказе указывается его должность, например, «и. о. Директора техникума» с указанием Ф.И.О. должностного лица, назначенного замещать руководителя.

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, представление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение. Оформление приказов по личному составу отличается от оформления приказов по основной деятельности.

Приказ по личному составу оформляется также на отдельном бланке с указанием вида документа (приказ), однако заголовок его, как правило, редко формулируется как ответ на вопрос «о чем?» Приказы по личному составу сотрудников часто включают различные пункты – и о приеме, и об увольнении, и об отпуске, поэтому четко сформулировать заголовок не удается. Чаще всего в данных приказа в заголовке указывается – «по личному составу». В учебных заведениях издаются и регистрируются отдельно два вида приказов по личному составу – «по личному составу сотрудников» и «по личному составу студентов (учащихся, обучающихся и

т. д.)».

Особенностью оформления приказов по личному составу является также отсутствие в большинстве случаев вводной части. Большинство приказов по личному составу начинается с распорядительной части – «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т. д. Формулировки пунктов приводятся четкие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующее нормам КЗОТа. К каждому пункту приказа по личному составу должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т. д.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя печатается фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законодательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т. е. должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления.

Приказы по личному составу могут быть оформляются как традиционным способом, так и с

использованием унифицированной формы. Типовые формы первичной учетной документации (в том числе и по учету личного состава – шесть форм) введены в действие с 1января 1998г. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» от 8 июля 1997г. № 8385 они распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации. В число приказов по личному составу, имеющих унифицированные межотраслевые формы, входят:

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т -5)

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1)

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6)

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8)

Увольнение работника производится по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении, Приказ об увольнении, Запись в трудовой книжке, Запись в личной карточке, Закрытие лицевого счета по заработной плате.

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления

документов осуществляется по следующей схеме:

Приказ о переводе на другую должность. Запись в трудовой запись в личной карточке Запись в лицевом счете книжке ф. Т–2 и/или личном деле по зарплате

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно

имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения по сложившейся практике издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий. Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 14 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях.

Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:

«Начальникам структурных подразделений завода»

Текст распоряжения состоит также из двух частей – вводной и распорядительной, причем

вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись – руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения/

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций, других актов данного органа и выше стоящих органов управления.

Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как же было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как и другие виды распорядительных документов.