Виды и особенности контроля

Контроль - это самая главная составляющая управленческой деятельности любой организации. Он необходим для осуществления успешной работы, достижения поставленных целей. Практически виды контроля можно разделить на три этапа [9, с.88].

Предварительный. Он осуществляется до начала функционирования организации. Цели его сводятся к анализу готовности предприятия в целом, подготовленности его персонала, обеспеченности средствами и т. п. В целом этот процесс можно разделить на контроль персонала, контроль материально-технической базы и финансов. Предварительный контроль работников подразумевает понимание персоналом своих задач, знание нормативов, прав, требований, системы ответственности и поощрений. Кроме того, такой контроль в организации подразумевает анализ качественного и количественного состава необходимых сотрудников, подготовку кадров и их переподготовку, создание условий для роста, контроль состояния здоровья и т.п.

Текущий контроль. Его главная цель - своевременная констатация и ликвидация отклонений от решения главной задачи, возникающих по внешним или внутренним причинам. Осуществляется в процессе работы, должен быть систематическим. Текущие виды контроля невозможны без обратной связи, т. е. данных о результатах, полученных в процессе наблюдения и анализа. Текущий контроль в компании может осуществляться либо как стратегический, либо как оперативный. Стратегический ориентирован на конечный результат. Обычно представляет собой сбор и обработку информации о выполнении плана, качестве работы, уровне внедрения новейших технологий во всех отделах и подразделениях организации. Оперативные виды контроля призваны получить информацию о текущем процессе. Чаще всего проверяют рациональную загруженность персонала и оборудования, соблюдение всех операций и должностных обязанностей, соблюдение графиков, дисциплины, наличие всех необходимых ресурсов.

Заключительный контроль, также основанный на обратной связи (например, утверждение готового проекта), проводится по достижении цели. Проведя все заключительные виды контроля и сделав выводы, руководство вправе изменить цели системы или организации, ее структуру, характер работы. Цель такого контроля - добиться полного соответствия достигнутых результатов поставленным целям.

Внешние и внутренние виды контроля [20, с.123]:

- Внешний контроль - это мониторинг действия персонала вышестоящими или специально утвержденными лицами, например, начальниками отделов, контролерами и т. п. Именно эти виды контроля позволяют рационально распределить поощрения для передовых (лучших) или выбрать наказания для провинившихся сотрудников. Считается, что внешний контроль позволяет стимулировать неответственных работников. Его эффективность зависит от адекватности целей, четкой системы поощрений и наказаний.

Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств [3, с.66]:

- должна быть предусмотрена «защита от хитреца», то есть от того, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью манипулирования показателями. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем.

- цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми.

- по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание.

Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более экономически и трудоемко невыполнимой.

- Внутренний контроль или самоконтроль. Подразумевает, что работник контролирует себя самостоятельно, сам ищет пути решения возникающих проблем. Такие виды контроля или самоконтроля возможны только в коллективе со здоровым психологическим климатом и при наличии демократического стиля руководства.

Выбор соотношения внутреннего и внешнего контроля зависит от [7, с.87]:

1. От стиля управления организацией.

2. От возможности получать надежную объективную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за выполненные задания. Если это возможно, преобладает внешний контроль.

3. От характера подчиненных.

4. От микроклимата в коллективе.

5. От принятой системы вознаграждений. Индивидуальная – внешний, коллективная – внутренний.