Область действия информационных систем

Рис. 2.6 объясняет новую связь между организациями и информационными системами. Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных, – с другой. Изменение в любом из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит того, что системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации.

Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет какой информацией, относительно кого, когда и как часто) и установленные изменения "сущности" (какие изделия и услуги произведены, при каких условиях и для кого).

Рисунок 2.6 – Взаимозависимость между организациями

и информационными системами

Организации как системы. Существует несколько схем, для того чтобы осмыслить, как информационные системы вписываются в организационные системы. На рис. 2.7 графически представлены четыре основных компонента в организации: персонал, технологии, задачи (методики) и организационная структура, которые должны работать вместе, чтобы давать экономический эффект.

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы (задачи/методики), преобразование структуры организации.

Рисунок 2.7 – Взаимосвязь между компонентами организации

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информа­ционные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организа­ции, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Опишем некоторые из главных возможностей преобразования организаций, которые сделали доступными информационные технологии.

В настоящее время стало возможным организовать глобальную работу в отдельных рабочих местах. Информационные технологии, такие, как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую координацию географически рассеянных сотрудников в различных часовых поясах и культурах. Совместная бригадная работа через тысячи километров стала реальностью, поскольку проектировщики могут работать над проектом нового изделия вместе, даже если они расположены на различных континентах. Так, двигатель Форда был разработан совместно с сотрудниками разных континентов (например, проект 1994 г. – Ford Mustang).

Компании не ограничены физическим расположением для обеспечения производства изделий и услуг. Информационные системы с сетевой структурой дают возможность компаниям координировать их географически распределен­ные подразделения как виртуальные корпорации (или виртуальные организа­ции), иногда называемые организациями с сетевой структурой. Виртуальные организации используют сети, чтобы связать людей, имущество и идеи, соеди­няя с поставщиками и клиентами, чтобы создавать и распределять новые изде­лия и услуги без ограничения традиционными организационными границами или физическим расположением. Одна компания может пользоваться возмож­ностями другой компании без физического соединения с ней. Например, одна компания могла бы отвечать за конструкцию изделия, другая за сборку и произ­водство и третья за администрацию и продажи. Рис. 2.8 поясняет концепцию виртуальной корпорации.

Финансовая компания

Рисунок 2.8 – Виртуальная корпорация

Информационные системы с сетевой структурой позволяют различным компаниям соединиться, чтобы обеспечить производство товаров и услуг. Например, компания "Calyx and Corolla", которая имеет штаб-квартиру в Сан-Франциско, создала организацию с сетевой структурой, чтобы продать цветы непосредственно клиентам взамен традиционного цветочного магазина. Компания получает заказы через бесплатный номер телефона и входит в центральный компьютер, который передает их непосредственно к хранилищам производителя. Фермеры выбирают цветы и складывают их в ожидании рефрижераторов. "Calyx and Corolla" поставляет цветы в течение дня или двух к их конечному месту назначения. В результате клиент получает более свежие цветы, чем купленные в цветочном магазине.

Современная технология передачи данных предоставила многим организациям возможность организовать работу более гибкими способами, повышая способности этих организаций реагировать на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим и маленьким организациям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие организации могут использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и возможностей больших организаций. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие организации могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких организаций.

Информационные системы, основанные на передаче данных, позволяют выполнять работу по осуществлению платежей и заказов на товары с помощью электроники среди различных компаний. Организации могут также разделять деловые данные, каталоги или отправлять сообщения через такие системы. Системы, связывающие компанию с клиентами через распределительные элементы, названы межорганизационными системами, потому что они автоматизируют поток информации через организационные границы. Межорганизационные системы, которые обеспечивают доступ ко многим организациям, связывая вместе покупателей и продавцов, создают электронный рынок. Через компьютеры и передачу данных эти системы функционируют, подобно электронным посредникам, но с пониженными затратами для типичных рынков. Покупатели и продавцы могут закончить закупку и продажу в цифровой форме независимо от их места расположения.

Интернет создает глобальный электронный рынок, где крупный массив товаров и услуг объявляется, покупается и обменивается во всем мире. Коммерческое использование Интернета является возможным благодаря World Wide Web (Всемирная паутина сетей), которая допускает, чтобы компании объединили графику, текст и звук в привлекательные электронные страницы, рекламные объявления, руководства, изделия и бланки заказа.

Начиная с первых использований информационных технологий в бизнесе с начала 50-х годов, информационные системы прогрессивно заменили процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой организации в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, новый менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами и группами, задачи которых были бы невозможны в традиционных организациях.