Организация работы в век информации

Одна из причин, почему информационные системы играют большую роль в организациях и почему они влияют на большое количество людей, – возрастающая мощность и уменьшающаяся стоимость компьютеров, которые являются основой информационных систем. Вычислительная мощность компьютеров удваивается каждые 18 месяцев.

Революция в компьютерной технологии породила мощные сети связи, которые организации могут использовать для доступа к крупным складам информации во всем мире и координировать действия вне зависимости от места и времени. Эти сети преобразуют форму деловых предприятий и даже наше общество.

Всемирная самая большая и наиболее широкоиспользуемая сеть – Интернет (Internet). Интернет – международная сеть сетей, которые являются и коммерческими, и публичными. Интернет соединил более 100 000 различных сетей почти из 200 стран во всем мире. Больше 50 млн. представителей науки, образования, правительства и деловых организаций используют Интернет, чтобы обмениваться информацией или поддерживать деловые отношения с другими организациями земного шара.

Технологические основы для этих всепроникающих информационных технологий (ИТ) – не только персональные компьютеры, стоящие на рабочем столе, но и компьютеры, подключенные к сетям. Действительно, некоторые авторы указали на эту всепроникаемость как ясный признак, что мы перешли от индустриальной революции к информационной революции. Эти авторы объявили начало века информации, в котором именно информация (знания), а не сырье или человеческая рабочая сила является наиболее важным средством производства [7].

Информационная революция уже изменила способы работы многих людей сегодня. Хотя точная дата зари этого века информации является дискуссионной, существует широкое мнение, что информационная революция является "подводной". Мы вошли вмир, в котором самый большой книжный магазин находится в киберпространстве. Это – также мир, в котором традиционные средства массовой информации – напечатанные газеты, новости телевидения и радиопередачи – обеспечивают источники новостей века информации и услуги по Интернету.

Приблизительно через одно десятилетие после введения PC IBM работа с локальными сетями для настольных компьютеров стала банальностью. Напротив, потребовалось меньше половины десятилетия, чтобы 50 млн. пользователей во всем мире подключились к глобальной сети Интернет, в которой пользователи компьютеров всех возрастов могут искать информацию, обмениваться сообщениями через электронную почту и покупать изделия и услуги непосредственно из компаний или через новых электронных посредников.

Информационные технологии (ИТ) включают в себя не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации. Сегодня ИТ стали распространенными. Управляющие ИТ включают управление доставкой прикладных ИТ к работникам, которые имеют персональный компьютер на своем рабочем столе внутри их рабочего места. Управляющие ИТ сегодня также включают управляющую речевую почту, электронную почту и ПО рабочих групп, которые позволяют работникам сообщать и разделять информацию с членами их рабочих команд или менеджерами через компьютеры с сетевой структурой. Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют работников с другими географическими регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через Интернет.

Чтобы ознакомиться с некоторыми из новых способов работы, сначала рассмотрим то, что было названо "работником знания". Затем кратко опишем два других главных изменения: новый акцент на командной работе и новые условия труда – в любое время и где угодно.

Работник знания – это новый класс трудящегося, для которого информация и знание являются новым сырьем и продуктом его работы. К работникам знания относятся те, кто назывались раньше "белыми воротничками" в индустриальном веке, но сегодняшние работники знания могут быть и на фабричном этаже.

Хотя вышеупомянутое определение работника знания не включает слова "пользователь ИТ", работники знания – это те, кто зависит от информационных технологий для выполнения своей работы. Они стали все более распространенными с тех пор, как начался взрывной рост в количестве микрокомпьютеров, коммерческом программном обеспечении и сетях начиная с 1980 г.

Связанное с ИТ изменение в способе, которым осуществляется работа на современном производстве, – это новый акцент на совместную работу обычно командой работников. Поддерживаемое общественным мнением проблемно-ориентированное решение задач бригадами в японских фирмах обеспечило высокое качество их изделий. Фирмы США начали с 1980 г. ориентировать команды работников на принятие эксплуатационных решений, рекомендовать усовершенствования непосредственно главным управляющим и узнавать новые способы работы друг от друга. К середине 1990 г. типичный работник знания США использовал электронную связь (e-mail) и другие персональные инструментальные средства на персональном компьютере. В результате стали заметны значимые улучшения производительности рабочей силы благодаря проникновению информационных технологий. Рабочая сила США получила преимущество в производительности по сравнению с работниками других промышленных наций благодаря организационным вкладам в ИТ и в работников, обучающихся использованию этих инструментальных средств.

Третье главное изменение в способе работы – то, что многие работники сегодня могут общаться с другими и имеют доступ к организованной информации в любое время (24 часа в день, 7 дней в неделю), в любом месте (вне офиса или дома). Термин telecommuter (подсоединяющийся извне) был введен в 80-х годах, чтобы выделить тех, кто подсоединялся извне в офисы фирмы через линии передачи данных, чтобы делать их работу. В США обнаружили, что возможна работа на дому. Для некоторых работников способ работы в любое время где угодно означал новые возможности найти лучший баланс между их работой и домашней жизнью. Для других этот новый способ работы сделал трудным уход от работы: пейджеры, сотовые телефоны и портативные компьютеры стали необходимыми карманными предметами.

До недавнего времени информация непосредственно не считалась важным активом для фирмы. Процесс управления выполнялся лицом к лицу благодаря персональному искусству и без обширного, глобального процесса координации. Но сегодня немногие менеджеры могут позволить себе игнорировать то, как информация обрабатывается в их организации.

Три мощных процесса в мире изменили окружающую среду бизнеса. Первое изменение – появление и укрепление глобальной экономики. Второе изменение – преобразование индустриальной экономики в экономику, основанную на знании и информации. Третье изменение – преобразование делового предприятия. Эти изменения в деловой окружающей среде и климате порождают ряд новых вызовов деловым фирмам и их управлению.

Глобализация включает в себя:

1. Управление и контроль в глобальном рынке.

2. Конкуренцию в мировых рынках.

3. Глобальную групповую работу.

4. Глобальные системы доставки.

Преобразование индустриальной экономики включает:

1. Экономику, основанную на знаниях и информации

2. Производительность.

3. Новые изделия и услуги.

4. Знание как основу производительности и стратегическую ценность.

5. Конкуренцию, основанную на времени.

6. Уменьшение жизни изделий.

7. Бурлящую окружающую среду.

8. Ограничение базы знании служащих.

Преобразование предприятия включает:

1. Выравнивание.

2. Децентрализацию.

3. Гибкость.

Локальная независимость включает:

1. Снижение стоимости сделок и координации.

2. Полномочия.

3. Совместную работу и командную работу.

Подъем американской экономики и других продвинутых индустриальных экономик в Европе и Азии зависит от импорта и экспорта. Внешняя торговля – экспорт и импорт – составляет более 25 % товаров и услуг, произведенных в Соединенных Штатах, и даже больше в странах, подобных Японии и Германии. Этот процент будет расти в будущем. Успех фирм сегодня и в будущем зависит от их способности оперировать глобально.

Глобализация всемирных индустриальных экономик значительно расширяет значение информации для фирм и предлагает новые возможности предпринимателям. Сегодня информационные системы обеспечивают связь и аналитическую мощь, которая укрепляет потребность в проведении торговли и руководстве предприятиями в глобальном масштабе. При управлении обширной глобальной корпорацией с распределенными подразделениями и поставщиками, поддерживающими связь 24 часа в день в различных национальных окружающих средах, обслуживание местных и международных сообщений стало необходимой реакцией на деловые потребности, требует мощных информационных возможностей системы.

Глобализация и информационные технологии также приносят новые угрозы местным деловым фирмам: из-за глобальной связи и систем управления клиенты теперь имеют магазин во всемирном рынке, надежно получая цену и информацию о качестве 24 часа в сутки. Это явление усиливает конкуренцию и вынуждает фирмы действовать в открытом, незащищенном всемирном рынке. Чтобы стать эффективными и выгодными участниками на международных рынках, фирмы нуждаются в мощной информации и системах связи.

Соединенные Штаты, Япония, Германия и другие главные индустриальные силы испытывают третью экономическую революцию. В первой революции Соединенные Штаты в 1890 г. преобразовали себя от колониального болота до аграрной страны, способной прокормить большую часть населения мира. Во второй революции Соединенные Штаты к 1920 г. преобразовали себя от аграрной страны девятнадцатого века до первоклассной индустриальной державы. В третьей революции, которая сейчас происходит, страна трансформирует свою экономику в основанную непосредственно на знаниях и информации.

Информационная революция началась в конце двадцатого столетия и постепенно ускорялась. К 1976 г. число конторских служащих в США, использованных в офисах, превзошло число сельскохозяйственных рабочих, рабочих сферы обслуживания и рабочих на производстве. Сегодня большинство людей больше не работает на фермах или фабриках, но заняты в торговле, образовании, здравоохранении, банках, фирмах страхования и адвокатских конторах; они также обеспечивают деловые услуги: одноименное копирование, развитие программного обеспечения или поставки. Эта деятельность прежде всего сводит работу к распределению или созданию новых знаний и информации. Фактически знание и информационная работа теперь обеспечивают 75 % американского валового национального продукта и почти 70 % рабочей силы.

В основанной на знании и информации экономике информационные технологии и системы приобретают большое значение. Например, информационные технологии составляют больше 70% инвестированного капитала в эксплуатации отраслей хозяйства, подобных финансам, страхованию и недвижимому имуществу. Информационные системы необходимы, чтобы оптимизировать поток информации и знания внутри организации и помогать управлению максимизировать ресурсы, знания фирмы.

Третье главное изменение в деловой окружающей среде – сама природа организации и управления. Появились новые возможности для организации и управления. Некоторые фирмы начали пользоваться преимуществом этих новых возможностей.

Традиционная деловая фирма была и все еще является иерархическим, централизованным, структурным построением специалистов, что естественно при установленном наборе стандартной эксплуатационной техники, чтобы производить серийно изделие (или обслуживание). Новый стиль деловой фирмы сглажен (менее иерархический), децентрализован, имеется гибкое распределение управляющих, которые полагаются на почти мгновенную информацию, чтобы поставлять массовые изделия и услуги, однозначно подходящие для определенных рынков или клиентов. Этот новый стиль организации еще нетвердо укрепился – он все еще развивается. Однако направление понятно, и это новое направление было бы невозможным без информационных технологий.

Традиционная группа управления действовала и все еще работает на формальных планах, твердом разделении труда, формальных правилах и поддерживает порядок, чтобы гарантировать обычное функционирование фирмы. Новый менеджер ориентирован на неформальные обязательства и сети, чтобы установить цели (вместо формального планирования), гибкое расположение групп и личностей, образующих целевые команды, ориентацию на клиента, чтобы достигнуть координации среди служащих, и обращение к профессионализму и знанию, чтобы гарантировать непрерывное развитие фирмы. Именно информационные технологии, делают возможным этот стиль управления.

Информационные технологии вызывают изменения в организации, которые делают фирму даже более зависимой, чем в прошлом, от знания, изучения и принятия решений индивидуально служащими.