Обробка і зберігання документів

Прийняті до обліку документи надходять у бухгалтерію, де вони перевіряються та обробляються. Процес перевірки та обробки містить наступні етапи:

- складання первинних документів;

- підготовка звітів матеріально-відповідальних осіб і передача їх у бухгалтерію;

- прийняття звітів, перевірка їх за формою і суттю;

- арифметична перевірка;

- підготовка документів для синтетичного і аналітичного обліку;

- узагальнення даних синтетичного і аналітичного обліку;

- запис у Головну книгу;

- складання оборотного балансу та інших форм звітності.

При надходженні документів в бухгалтерію здійснюється їх перевірка:

- за формою (перевірка відповідності стандарту, наявності реквізитів,

своєчасності складання і подання до бухгалтерії);

- за змістом (змістовна перевірка правильності відображеннягосподарської операції, відповідність її законодавчим і нормативним вимогам та інтересам власника);

- арифметична (перевірка правильності цін і тарифів,повторнаперевірка розрахованих сум та підсумків шляхом множення ціни на кількість. У випадку відсутності ціни здійснюється розцінка, тобто розрахунок ціни).

Бухгалтерська обробка прийнятих до виконання документів здійснюється

з використанням наступних прийомів:

1) Групування документів –об'єднання однорідних за змістомпервинних документів в накопичувані та групувальні відомості з визначенням загального підсумку за кожною групою з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку;

2) Розцінка (таксування) документів полягає у наведенні у відповіднихграфах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Розцінка здійснюється шляхом наведення у документі ціни; таксування здійснюється шляхом множення натурального показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (накладні-вимоги, лімітно-забірні картки тощо),

оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники.

3) Контирування(проведення) – процес визначення (розмітки)

кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа. У переважній більшості контирування здійснюють на чистих берегах первинного документа,

а потім узагальнюють за кожною однорідною групою на першому документі або шляхом заповнення меморіального ордера. На бланках окремих документів для зазначення кореспонденції рахунків відведені окремі графи.

Оформлені належним чином первинні документи використовують для подальшого відображення господарських операцій в регістрах синтетичного та аналітичного обліку. На цьому робота з первинними документами закінчується.

Первинні документи після їхньої остаточної обробки та складання річної бухгалтерської звітності підлягають передачі в архів.

Розрізняють поточні та постійні архіви.

Поточний архів організують безпосередньо в бухгалтерії,в спеціальнихзакритих шафах. В поточному архіві зберігаються документи за поточний і минулий рік, як правило, в зброшурованому або переплетеному виді. Після закінчення звітного періоду документи поточного архіву передають на зберігання до постійного архіву.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні тапризначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі після відповідного опрацювання, яке передбачає:

- систематизацію документів у хронологічному порядку;

- прошивку і маркування ярликами (рубриками).

Зберігання документів забезпечує керівник підприємства відповідно до встановлених чинним законодавством порядку і термінів. Терміни зберігання документів установлені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України для кожного виду документів, але не менш 3-х років. Зокрема, для більшості первинних документів встановлений термін 3 роки; розрахунково-

платіжні відомості, акти документальних ревізій, податкових перевірок

зберігаються 5 років; листування з органами державної митної інспекції – 10

років; особові рахунки працівників – 75 років; установчі документи – постійно.

По закінченню встановленого терміну зберігання важливі матеріали передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші – використовують як макулатуру або знищують.

Бухгалтерські документи з моменту їхнього складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів проходять певний шлях.

Своєчасний та якісний облік забезпечується визначеним порядком опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборот – порядок і шляхи руху документів з моменту їхскладання чи надходження на підприємство до моменту здачі в архів.

Головний принцип документообороту – прискорення руху документів,

забезпечення їх проходження найкоротшим шляхом та з мінімальними витратами праці. Документооборот рекомендовано оформляти у вигляді графіка або схеми і розміщувати на видному місці бухгалтерії.

Графік документообороту –затверджений порядок обробки інформації,

яким регулюються терміни складання, надходження в бухгалтерію та опрацювання первинних документів.

Питання для самоконтролю:

1) Первинний облік, його роль в бухгалтерському обліку.

2) Функції, які виконують бухгалтерські документи.

3) Класифікація документів за порядком складання.

4) Класифікація документів за способом використання.

5) Класифікація документів за призначенням.

6) Роль та значення в обліку розпорядчих документів.

7) Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів.

8) Технологія складання та подання бухгалтерських документів.

9) Методи вдосконалення бухгалтерських документів.

9) Види перевірки документів при надходженні їх в бухгалтерію.

10) Зміст прийому групування первинних документів.

11) Сутність прийому розцінки (таксування) первинних документів.

12) Застосування прийому контирування первинних документів.

13) Порядок зберігання первинної документації.