Государственный и административный контроль в процессе реализации управленческих решений

Принятие управленческих решений в организации характеризуется как процесс определения проблемы (отслеживается информация об условиях внешней обстановки и самой организации в целях определить уровни эффективности и выявить причину недостатков) и решения проблем (рассматриваются альтернативные варианты действий, затем выбирается и внедряется один вариант).

Реализация и контроль управленческих решений предусматривает реализацию выбранной альтернативы и организацию контроля для определения успеха реализации управленческого решения.

Планирование – функция номер один в менеджменте. Реализуя ее, ЛПР на основе глубокого и всестороннего анализа проблемной ситуации формулирует стоящие перед ним цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов.

Регулирование призвано детерминировать всякое отклонение от нормы и достигать такой деятельности системы, при которой все отклонения состояния системы менеджмента от заданного значения, нормы выравниваются.

Контроль включает в себя определение результатов реализации управленческого решения; сравнение фактических и запланированных результатов (критерии эффективности – индикаторы успеха); анализ результатов сравнения (отклонений) и принятие в случае необходимости корректирующих решений.

Как функция управления контроль является продолжением функций планирования и регулирования и сопровождает процесс реализации управленческих решений.

Контроль предполагает определение и документирование фактических показателей (результатов реализации решений) и сравнение их с плановыми показателями для определения результатов деятельности организации. К контролю также относятся сравнение показателей ожидаемого и фактического выполнения планов, проверка допустимости исходных предпосылок и контроль методической и содержательной согласованности планов реализации управленческих решений. Кроме того, контроль включает в себя комплекс мероприятий по анализу вероятных отклонений от запланированных показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия решений, которые в свою очередь инициируют проведение корректирующих мероприятий и обеспечивают долгосрочный обучающий эффект.

Осуществление контроля реализации решений предполагает создание механизма контроля, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования организаций, места возникновения проблем, необходимость дополнительных решений для достижения целей системы. Механизм контроля должен состоять из двух частей: контроль изменений во внешней среде (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы).

С позиции управления в кибернетическом смысле процессы контроля представляют собой обратные связи и возможности изменения ранее заданных показателей на основе анализа причин отклонений и разработки корректирующих мероприятий.

Целесообразно классифицировать отклонения следующим образом:

• изменение результата вследствие изменения структуры производственной программы;

• изменение результата вследствие изменения заданных цеп (отклонение по ценам);

• изменение результата вследствие изменения заданных издержек (отклонение по издержкам).

Разложение общего отклонения фактических результатов от запланированных дает возможность целенаправленно анализировать причины отклонения в тех подразделениях, где они произошли.

Основными видами контроля реализации управленческих решений являются: административный, технологический, ревизия и аудит.

Административный контроль – это проверка и постоянное наблюдение за процессами реализации управленческих решений: сроками, объемами, качеством их выполнения.

Контроль как функция управления представляет собой процесс обес­печения достижения поставленных целей, реализации принятых управленческих решений. Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, определения фактически достиг­нутых результатов и их отклонения от нормы; с другой — процесс мо­ниторинга хода выполнения управленческих решений и оценки дос­тигнутых результатов. Результаты контроля являются основа­нием для корректировки ранее принятых решений при обнаружении значительных отклонений от намеченного хода реализации решения. Другими словами, контроль представляет собой процесс сравнения полученных результатов с запланированными и, в случае необходи­мости, проведения соответствующих корректирующих мероприятий.

Неопределенность как неотъемлемая характеристика будущего является главным обоснованием контроля в процессе реализации управленческого решения.

Контроль сопутствует всем этапам процесса. По этому признаку различают следующие основные виды контроля.

Предварительный контроль осуществляется до начала мероприя­тий по разработке решения. Его целью является предупреждение на­ступления нежелательных результатов до момента их появления за счет разработки критериев оценки, отладки методики и регламента контролирующих действий. Предварительный контроль использует­ся для раскрытия признаков и причин проблемы, анализа неопреде­ленностей, формулировки ограничений и оценки альтернатив. При­мером предварительного контроля являются действия комиссий по оценке статей проекта бюджета МО при принятии бюджета на сле­дующий год.

Текущий контроль реализуется непосредственно в ходе процесса реализации решения. Он осуществляется руководителем и основан на измерении и изучении фактических промежуточных результатов выполненной работы в условиях воздействия внутренних и внешних факторов. Регулярный контроль работы исполнителей, обсуждение возникающих вопросов позволяют оперативно устранить текущие отклонения от намеченных планов и заранее скорректировать про­цесс решения проблемы.

Корректирующий контроль направлен на уже совершенные дей­ствия и создавшуюся ситуацию. Он предназначен для корректиров­ки ситуации, когда известны результаты реализации управленческо­го решения и они противоречат запланированным значениям. Глав­ной целью является недопущение повтора аналогичных ситуаций в будущем. Многие бухгалтерские и финансовые документы создают­ся с целью корректирующего контроля, так как, например, в финан­совом управлении города проводится сравнение реальных годовых бюджетных расходов с запланированными и на следующий год мо­жет быть предложен иной проект использования финансовых ресур­сов.

Заключительный контроль выполняется после того, как принятое решение реализовано. Назначение — учет, измерение конечных ре­зультатов и сравнение их с запланированными, на основании чего может быть сделан вывод о степени достижения цели. Следует пом­нить, что заключительный контроль осуществляется тогда, когда уже нельзя поменять решение в случае неудачного исхода. Он выполняет следующие важные функции.

1. Формирование и заполнение базы данных по следующим направлениям:

цели и составляющие их задачи;

¨ начальные, промежуточные и конечные параметры деятельно­сти;

¨ критерии оценки исходных показателей;

¨ набор корректирующих решений;

¨ результаты достижения целей при конкретных параметрах дея­тельности;

¨ набор решений но нейтрализации побочных явлений.

2. Сбор статистических данных о специфике работы в конкретной сфере, позволяющий руководителю принимать более адекватные решения в сложных ситуациях.

3. Разработка инновационных технологий для совершенствования процесса реализации решения.

Существует два варианта контроля: по результатам и по упреж­дению.

Контроль по результатам использует организационную, эконо­мическую, техническую и правовую документацию. Осуществляется оценка отклонения фактического результата от запланированных значений. Такой вариант контроля целесообразно применять в про­цессах с небольшим временем цикла и при невысокой стоимости процесса разработки и реализации решения. Управленческое реше­ние постепенно совершенствуется на основе предыдущих результа­тов реализации, с помощью корректировок и уточнений

Контроль по упреждению основывается на стандартах, нормах, пра­вилах и может осуществляться до начала или в процессе разработки и реализации решения.

Контроллинг — направление в управленческой практике, которое включает административный, технологический контроль, ревизию и аудит.

Административный контроль представляет собой постоянное на­блюдение за процессом разработки и реализации управленческого решения, сроками и качеством.