Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам

Данные отдельного бухгалтерского счета не дают представления о хозяйственной и финансовой деятельности организации за отчетные периоды в целом. Для оперативного руководства результатами деятельности организации, проверки правильности записи хозяйственных операций по счетам и обобщенных данных за месяц составляют оборотные ведомости.

Хозяйственные операции после их документирования, расценки и котировки записываются на аналитические и синтетические счета. В конце месяца записи по счетам суммируются для получения обобщенных показателей в виде месячных оборотов и сальдо, то есть составляются оборотные ведомости, которые подразделяются на два вида: оборотная ведомость по синтетическим счетам и оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей, общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид (табл. 3.9).

Таблица 3.9 – Оборотная ведомость по синтетическим счетам

В первой графе на основании данных синтетических счетов записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале – активные, затем – пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: графы 2, 3, 4, 5, 6 и 7. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по значениям начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечное сальдо рассчитывается путем сложения с начальным сальдо оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графе 2 + графа 4 – графа 5). В пассивных счетах конечное сальдо определяется сложением начального сальдо по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 = графа 3 + графа - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

1) начальных остатков по дебету и кредиту

∑ С_нд = ∑ С_нк.

Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовое сальдо, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовое сальдо, – его пассив. Итоги актива и пассива баланса равны между собой;

2) оборотов по дебету и кредиту

∑ О_д = ∑ О_к.

Равенство обусловлено применением метода двойной записи, в связи с чем каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебетов всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;

3) конечный остаток по дебету и кредиту

∑ С_кд = ∑ С_кк.

Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета. Такие оборотные ведомости составляются отдельно к каждому синтетическому счету, по которому ведется аналитический учет.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим счетом, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.

В зависимости от того, как ведется учет по аналитическим счетам – в денежном и натуральном или только в денежном выражении, – оборотные ведомости подразделяются на два вида.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам, в которых приведены только денежные показатели, в основном совпадает с приведенной формой, применяемой по синтетическим счетам (табл. 3.10). В ней в первой колонке вместо наименования синтетических счетов даются наименования аналитических счетов. Подобные оборотные ведомости составляются по счетам аналитического учета таких синтетических счетов, как 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других.

Таблица 3.10 – Оборотная ведомость по счетам аналитического учета синтетического счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Оборотные ведомости по аналитическим счетам, в которых приведены показатели в денежных и натуральных единицах, используются по счетам аналитического учета таких синтетических счетов, как 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и других (табл. 3.11).

Таблица 3.11 – Оборотная ведомость аналитического учета строительных материалов

В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что если один синтетический счет дебетуется, а другой обязательно кредитуется, то по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счета, будет сделана запись счета либо по дебету, либо по кредиту. Таким образом, оборотные ведомости по счетам аналитического учета имеют контрольное и оперативное значение. Они позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учета и выявить имеющиеся ошибки, а также способствует усилению контроля за использованием имущества организаций.

В оборотных ведомостях по аналитическим счетам иногда (для упрощения) обороты не записывают, а отражают только остатки по счетам. Такая сокращенная ведомость называются сальдовой (табл. 3.12).

Таблица 3.12 – Сальдовая ведомость счету 10 «Материалы»