Основные функции менеджмента

Управленческая деятельность представляет собой сочетание различных функций, каждая из которых направлена на решение специфических, разнообразных и сложных проблем взаимодействия между отдельными подразделениями предприятия, требующих осуществления большого комплекса конкретных мероприятий. Сфера управления охватывает не только производство, но и НИОКР, сбыт, финансы, коммуникации и т.д.

Функции менеджмента – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.

В современном менеджменте выделяется пять основных функций:

– прогнозирование и планирование;

– организация;

– мотивация (стимулирование);

– координация и регулирование;

– контроль.

Прогнозирование и планирование – основа менеджмента и его первый этап. На этом этапе вырабатываются цели деятельности и определяются пути их достижения.

Прогнозирование предшествует планированию. Оно представляет собой исследование будущего организации, нацеленное на решение его стратегических, долговременных задач. По результатам прогноза выстраиваются опорные точки плана, определяются требуемые ресурсы, оцениваются ожидаемые условия и среда деятельности, рыночная конъюнктура. Источниками прогноза могут выступать как собственные исследования, так и разработки, выполненные специализированными организациями.

Процесс планирования содержит несколько этапов:

– выявление цели организации;

– определение задач деятельности организации;

– составление планов работ по выполнению задач;

– разработка общих направлений реализации планов на каждом управленческом уровне;

– выработка конкретных схем и правил выполнения задач.

Планирование в организации делится на два вида: перспективное (долгосрочное) и текущее (оперативное). Перспективное планирование в современных условиях приобрело черты стратегического планирования. Текущее планирование представляет собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным планом.

Организация как функция менеджмента – это работа управленческого персонала по формированию структур предприятия и обеспечению их деятельности в соответствии с его целями и планами.

Процесс организации включает следующие стадии:

– разработку организационной структуры предприятия, обеспечивающей возможность решения его задач;

– установление организационных отношений между работниками, исходя из анализа процессов разделения и кооперации труда;

– составление штатного расписания;

– определение функциональных обязанностей работников (разработку должностных инструкций).

Разработка оптимальных планов и методов их реализации, обоснование эффективной организационной структуры – необходимые условия достижения целей. Решающую роль играет отношение работников к своей деятельности, направленной на достижение целей организации. Следовательно, важная задача управления – обеспечение у всех работников желания и готовности эффективно выполнять свои обязанности.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Персонал является не только важным ресурсом организации. Он имеет, в отличие от материальных факторов производства, свои цели, ценности, представления, ожидания, потребности. На поведение работников, в том числе и их отношение к конкретной деятельности, выполнению определенного задания, влияют ее условия и содержание, взаимоотношения с коллегами, психологический климат в организации и обществе в целом.

В реализации мотивации как функции управления персонал организации играет самую активную роль. Его цели, ценности, установки, потребности – не только предмет анализа теорий мотивации, но и непосредственные движущие силы деятельности по достижению целей организации.

Набор и соотношение элементов системы движущих сил у различных людей существенно отличаются. Воздействие на мотивационную структуру человека может осуществляться на двух уровнях:

1. На первом уровне имеющаяся структура рассматривается как данная, т.е. известно, что побуждает человека совершать определенные действия, какие мотивы деятельности для него наиболее значимы. Управленческое воздействие направлено именно на данные мотивы для обеспечения желаемой реакции исполнителя. На этой базе строятся в основном системы материального стимулирования.

2. На втором уровне управленческое воздействие направлено на изменение самой мотивационной структуры. При этом развиваются одни мотивы и ослабляется влияние других. Инструментами воздействия на мотивационную структуру являются воспитание и образование. Результат мотивационного воздействия – обеспечение добросовестного отношения работника к деятельности. Это отношение раскрывается через ряд характеристик:

– готовность затратить определенные усилия, задействовать свой потенциал для достижения целей организации;

– старание, стремление выполнить работу добросовестно, наилучшим образом;

– настойчивость в достижении конечного результата;

– направленность на достижение своей цели или целей организации.

Мотивационный процесс включает следующие этапы:

– возникновение у человека потребности, т.е. ощущения необходимости чего-либо;

– поиск путей устранения потребности – ее удовлетворения, подавления или игнорирования. Для удовлетворения потребности необходимо выполнить определенные действия;

– определение целей (направления) деятельности. Здесь оценивается объем предстоящей деятельности, величина ее результата, размер вознаграждения за достижения результата и степень удовлетворения потребности ожидаемому вознаграждению;

– деятельность по достижению целей;

– получение вознаграждения;

– устранение потребности (ее полное, частичное удовлетворение либо отсутствие удовлетворения).

Существуют различные теории мотивации, включающие психологическое и организационно-экономическое направления, которые подразделяют на две основные группы:

– содержательные теории мотивации, базирующиеся на исследовании внутренних побуждений субъекта, которые заставляют людей действовать определенным образом (теория иерархических потребностей Маслоу, теория двух факторов Герцберга, теория потребностей Мак-Клейланда);

– процессуальные теории мотивации, базирующиеся на том, как ведут себя люди с учетом воспитания и познания (теория ожидания, теория справедливости и модель Портера – Лоулера).

Так как существуют различные направления мотивации, менеджер должен: определить набор стимулов, которые в наибольшей степени влияют на поведение работников; создать условия, способствующие мотивации сотрудников; активно общаться со своими подчиненными.

Координация и регулирование предполагают деятельность управленческого персонала по поддержанию работы предприятия на запланированном уровне.

Координация – это согласование деятельности организации и ее подразделений с намеченным планом. В отличие от прямого, административного вмешательства в деятельность подчиненных координация предполагает косвенные, преимущественно экономические методы управления. При этом создаются условия, при которых управляемый объект сам, по собственной инициативе будет работать в определенном, оптимальном для организации, направлении.

Регулирование – это коррекция деятельности организации, изменение ее состояния путем принятия необходимых поправок к управляющим воздействиям руководителей всех уровней. Регулирование дополняет координацию и применяется тогда, когда одной координации оказывается недостаточно.

Для осуществления координации и регулирования менеджер должен располагать достоверной и своевременной информацией о требуемом и фактическом состоянии объекта управления, а также о причинах, вызывающих сбои в его работе. Такими причинами могут быть ошибки в прогнозах, необоснованно, непродуманно составленные планы, постоянный или временный дефицит информации, некачественные решения, плохая исполнительская дисциплина, плохой учет, анализ деятельности и контроль.

Контроль призван обеспечить правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки стратегии и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование организации и достижение намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в опросах оперативного руководства.

Функция контроля включает:

– сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации;

– выявление отклонений фактических результатов от запланированных и анализ причин этих отклонений;

– разработку мероприятий по устранению выявленных отклонений и при необходимости корректировку планов.

В управлении различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль связан с готовностью организации к началу работы. Обычно его проводят по трем направлениям: управленческие решения, персонал и состояние материальных и финансовых ресурсов организации.

Текущий является основным видом контроля и осуществляется в основном за производственно-хозяйственной деятельностью, а также за эффективностью работы организации, ее производительностью, прибыльностью и т.д.

Заключительный контроль – это оценка выполнения организацией своих планов. Такой контроль имеет две важные функции: дает организации информацию, необходимую для планирования дальнейших действий; обеспечивает измерение результативности и определяет необходимое вознаграждение сотрудников.