Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель проверки:

- установление обоснованности и необходимости выдачи сумм под отчет;

- правильности документального оформления расчетов с подотчетными лицами;

- использование установленных норм и нормативов;

- подтверждение отчетной информации о расчетах с подотчетными лицами.

Источники информации:

- журнал-ордер №7,

- авансовые отчеты,

- командировочные удостоверения,

- приказы и распоряжения руководителя,

- журнал регистрации командировочных удостоверений,

- журнал регистрации авансовых отчетов,

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег в кассе,

- сметы представительских расходов,

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные деньги на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов аудитора.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен.

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

- наблюдение или участие в инвентаризации;

- наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

- устный опрос;

- получение письменных подтверждений;

- проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

- проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

- проверка арифметических расчетов;

- анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

- наличие приказов, распоряжений руководителя;

- правильность возмещения командировочных расходов, затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, т.к. эти затраты включаются в себестоимость продукции и услуг;

- наличие командировочного удостоверения с отметкой о прибытии и убытии в месте пребывания;

- правильность и своевременность составления авансового отчета;

- наличие оправдательных документов;

- сдача в кассу неиспользованного аванса своевременно и полностью;

- правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды, представительские расходы, краткосрочные загранкомандировки, которые включаются в себестоимость продукции или покрываются за счет прибыли, в зависимости от учетной политики;

- правильность составления бухгалтерских проводок;

- правильность выведения остатков на конец месяца по счету 1251;

- соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по счету 1251 и Главной книге.

Все суммы, выданные в подотчет сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.

Если при проверке выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд. Если перерасход нецелесообразен, то он не возмещается.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому работнику отдельно, с выведением в конце месяца сумм остатка или перерасхода по подотчетным лицам на счете 1251.

Отчет по подотчетным суммам производится на основании авансового отчета, который представляет работник с приложением подтверждающих документов:

- чеков,

- квитанций,

- торговых чеков,

- закупочных актов,

- актов выполненных работ,

- проездных билетов,

- счетов от гостиниц.

Учет командировочных расходов производится на основании учетной политики организации и Налогового кодекса РК. Расходы на служебные командировки в Налоговом кодексе рассмотрены в статье 155 «Объекты налогообложения».

Представительские расходы должны подтверждаться копиями командировочных удостоверений членов делегации или копиями загранпаспортов, а также подписанным договором и протоколом намерений.

Авансовые отчеты по представительским документам принимаются в установленном порядке при наличии подтверждающих документов.

Командированному работнику возмещаются:

- суточные,

- расходы по проезду к месту назначения и обратно, включая проезд до аэропорта,

- расходы по найму жилья,

- расходы на бронирование билетов и номеров в гостинице,

- расходы на постельные принадлежности.

Главная книга проверяется арифметически на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам и сверяется с данными журнала-ордера №7.

Журнал-ордер №7 проверяется арифметически на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях. Журнал-ордер №7 сверяется с авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.

Авансовые отчеты проверяются на правильность составления и оформления, на наличие оправдательных документов (товарные, кассовые чеки, накладные, проездные билеты, счета и т.п.).

Всю полученную информацию аудитор записывает в рабочую тетрадь, сопоставляет с фактически выявленными нарушениями и делает выводы.

БИЛЕТ №38