Создание таблицы в окне конструктора

Создание таблиц в окне конструктора предоставляет наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Для того чтобы перейти в конструктор таблиц, выберите в из списка воз­можных вариантов в окне диалога «Новая таблица» опцию Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы.

В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип дан­ных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных. Наименование каждого из полей таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет хра­ниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле.

Давайте вначале рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании на­именований полей вы должны следовать следующим правилам:

• Наименование поля может содержать до 64 символов, но не сле­дует злоупотреблять этой возможностью, задавая слишком длин­ные имена

• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки (.), восклицатель­ного знака (!), прямых скобок ([]) и управляющих символов с ко­дами АSСII 0-31

• Наименование поля не может начинаться с пробела

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наимено­ваний

Типы данных

Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в поле столбца Тип данных. В МS Access допусти­мыми являются данные следующих типов:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле МЕМО

• Поле объекта ОЬЕ

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора (рис. 4.4).

Текстовые поля

При вводе имени поля по умолчанию МS Access присваивает им текстовый тип данных с шириной поля, равной 50.

Для изменения ширины поля нужно в строке Размер поля раздела «Свойства поля» задать число, определяющее ширину поля (от 1 до 255). Например, если вы зададите ширину поля равной 25, то это означает, что в такое поле не могут быть введены значения, длина которых превышает 25 символов.

Ниже приведены примеры данных, которые вы можете ввести в раз­личные записи такого поля:

Музыкальный центр

ЦКБ "ЦИКЛОН"

123-34-78 (домашний)

Числовые поля

Познакомившись с текстовыми полями, вы знаете, что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает вопрос: с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргументов по использованию числовых полей приве­дем следующие:

1. При вводе данных числового типа автоматически производится про­верка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, МS Access выдаст предупреждение, и ошибочные данные не будут введены.

2. Только над числовыми полями возможно выполнение математичес­ких операций.

Используя значение свойства Размер поля, можно установить сле­дующий формат для полей числового типа:

Прежде чем установить размер поля, подумайте, какие значения вы будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, вы сэкономите место для хранения данных.

Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

Поля денежного типа

Денежное поле аналогично числовому полю. В отличие же от число­вого поля, для денежного поля свойство Формат поля устанавливается автоматически в значение Денежный, а свойство Число десятичных зна­ков принимает значение, равное двум знакам после запятой, которое вы при желании можете изменить. С помощью денежного типа полей можно производить вычисления с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. При этом размер поля составляет 8 байт.

Поля типа Счетчик

Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добав­лении каждой новой записи в таблицу.

Их значения являются уникальными, последовательно возрастаю­щими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

Поля дат/времени

Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные

представлены в специальном формате, предоставляет вам ряд дополни­тельных преимуществ:

1. МS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форма­тах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавлива­ется в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хране­нии данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

2. При вводе дат МS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

В поле данного типа может содержаться любая дата и время от 1 ян­варя 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт.

Логические поля

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического. поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если вы выберите встроенный формат, а затем будете вводить экви­валентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение Тгие или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве