Лекция 49. АИС в музее

Функциональные характеристики. Автоматизация основной деятельности: учет, реставрация, исследование, выставочная, популяризационная, издательская деятельности

Современные компьютерные технологии характеризуются расширением функциональных возможностей. Новые версии АИС, используя самые передовые технологические решения, охватывают практически все виды основной деятельности музея; вместо локальных АРМ создаются комплексные АИС, решающие задачи учетной и фондовой работы, реставрации, экспозиционно-выставочной деятельности и т. д.; отдельно работающие компьютеры объединяются в локальные сети на базе технологии «клиент–сервер». АИС становятся системами управления музейными коллекциями. Появляются принципиально новые технологические решения, например ретроконверсия, позволяющая значительно сократить время формирования базы данных по сравнению с временем традиционной технологии ввода данных в компьютер.

Информационные технологии широко используются в настоящее время во всех сферах деятельности музея (учетно-фондовой, научной, экспозиционно-выставочной, реставрационной, издательской). Современные информационные технологии позволяют избежать многократного дублирования одинаковой информации и усовершенствовать информационную деятельность музея. Благодаря автоматизированной информационной системе (АИС) в музеях создаются базы данных музейных коллекций, которые постоянно пополняются. Существующие базы данных дают возможность музейным работникам выполнять быстрый поиск музейных предметов по заданным критериям и использовать полученные результаты в соответствии со своими целями (научными, хранительскими, экспозиционными, реставрационными и т. д.). Оформление учетной документации и фиксирование внутримузейного передвижения предметов и их выдача из стен музея также осуществляется с помощью АИС. Внедрение АИС в музее влечет за собой изменение технологии работы с коллекциями. Эта новая технология, в свою очередь, меняет свое качество по мере перевода информационных ресурсов музея с традиционных носителей (различные бумажные картотеки и книги, а так же незадокументированная информация, которой владеют сотрудников музея) в электронный вид – базу данных. Существуют определенные правила, только при условии выполнения которых, автоматизированные информационные системы могут успешно функционировать в музеях. Наиболее органично автоматизированные системы вписываются в процесс оформления учетной документации. При этом не происходит переложение один к одному «ручной» технологии на «компьютерную», а возникает новая технология автоматизированного учета музейных экспонатов. В процессе постоянного документооборота появляются описания музейных предметов, которые и ложатся в основу базы данных, современного информационного ресурса музея. Кроме выполнения задач отдела учета, АИС должна быть ориентирована на все группы сотрудников музея, так или иначе имеющих дело с описаниями музейных предметов: хранителей, реставраторов, экспозиционеров и др. Все они в процессе своей повседневной работы создают различные формы музейных документов: научные паспорта, топографические и экспозиционные описи, каталоги, разнообразные списки и т. д. По мере роста информационных ресурсов музея (количество описаний предметов в базе данных) расширяется сфера использования информационной системы. С достижением некоего критического объема (до 70 % от фактического размера коллекции) качественно эффективнее начинает работать функция обработки запросов – поиск по базе данных. Возможности поиска данных и обработки запросов – это как раз то принципиально новое, что могут дать только современные информационные технологии. Для обеспечения качественного поиска необходима хорошо продуманная система классификации и рубрикации музейных предметов, значение которой в начале внедрения информационной системы сотрудники музеев иногда недооценивают. Пока база данных небольшая, она кажется понятной, но чем объемнее она становится, тем больше критериев отбора начинает требовать для составления разумных запросов. Полноценной информационной системой база данных может считаться только тогда, когда содержит в себе описания не только самих музейных предметов, но и персоналий, организаций и событий, так или иначе с ними связанных, т. е. информацию об авторах, исследователях, изготовителях, бывших владельцах, исторических событиях, выставках и т. д. Наличие различных взаимосвязей между всеми разделами и создает базу данных (база знаний). Применение новых информационных технологий значительно активизировало издательскую деятельность музеев и ускорило процесс публикации научных (монографии, каталоги) и популярных (путеводители, энциклопедии) изданий, который осуществляется на электронных носителях.

База данных, возникшая в процессе эксплуатации АИС музея, может способствовать его процветанию. Одной из возможностей реализации музейных функций является музейный сайт. Сайт музея позволяет анонсировать музейные события, предоставлять информацию об услугах, изданиях, каталогах и коллекциях музея. Интернет-ресурсы требуют постоянного обновления, смены интерфейса, добавления новых разделы, изменения структуры. Все это требует привлечения высокооплачиваемых специалистов, таких как web-дизайнеры, web-программисты и т. д. Способом использования информационных ресурсов музея является формирование на их основе электронных каталогов. При их создании описания предметов отбираются из базы данных на основе какой-то идеи, необходимым образом группируются, сопровождаются статьями, т. е. происходит интерпретация информации. Представление электронных каталогов дает, можно сказать, тройной эффект: 1) происходит обновление сайта; 2) большее число музейных предметов становится общеизвестными; 3) кроме того, получившийся каталог – это, по сути, электронная публикация, имеющая своего автора или авторов и популяризирующая не только музейную коллекцию, но и своих создателей.

Поскольку полиграфические услуги достаточно дороги, такая форма издания становится все более заманчивой для музеев. Кроме этого, у электронных изданий есть и другие привлекательные стороны: во-первых, это потенциальный круг посетителей сайта, «тираж» издания в Интернете бесконечно велик, в полиграфическом же исполнении он всегда конечен; во-вторых, электронные каталоги, в любой момент могут быть легко обновлены, представляют собой публикации, которые всегда можно считать незавершенными. Подготовка Интернет-изданий на основе информационных ресурсов музея в свою очередь влечет более интенсивный ввод описаний музейных предметов в базу данных, а так же гарантирует их высокое качество, так как к публикациям в данной сфере привыкли относиться серьезно. Один из побудительных мотивов к обновлению сайта – стремление заставить пользователя не ограничиваться одним его посещением. В этом отношении сайты, на которых представлены базы данных музейных предметов с возможностью построения к ним различных запросов, обладают, если так можно выразиться, эффектом постоянной новизны. Они очень динамичны: меняя запрос, пользователь каждый раз получает новый результат, максимально задействовано такое мощное средство, как интерактивность. Технологии работы с базами данных, выставленными на сайтах музеев, только начинают отрабатываться, реальный опыт в этой области пока совсем не велик, а проблем достаточно. Без выработки таких технологий трудно предлагать музеям выставлять свои коллекции на всеобщее обозрение.

Создание специальных программ. В работе отечественных музеев используются типовые проекты АИС, адаптируемые к конкретному музею, среди них системы «КАМИС», «НИКА-музей», «АИС-Музей» и др. Для совместимости баз данных, создаваемых в различных музеях, необходимо использовать стандартные принципы описания. Общепринятой на государственном уровне классификации музейных предметов, позволяющей осуществить эффективный поиск предметов, пока не существует. Минимум необходимых данных для создания информационного ядра был выработан Комитетом по документации в 1996 г.

Новые информационные технологии используются в музее при проектировании экспозиций и выставок. Посетитель может получить углубленную информацию о событиях, связанных с темой экспозиции, об экспонируемых предметах (или аналогичных из базы данных), совершить виртуальную экскурсию по музею с помощью электронного путеводителя и пр.

Приступая к автоматизации музейной деятельности необходимо прежде всего определить цели и очертить круг задач, которые могут быть решены с помощью компьютерной техники. К ним относятся автоматизация трудоемких ручных процедур, связанных с подготовкой документов, и создание сводного каталога музейных собраний: учетно-хранительская работа (регистрация новых поступлений в фонды музея, оформление движения музейных предметов, прием на временное хранение и возврат владельцам, исключение музейных предметов из учетной документации, составление топографических описей; ведение различных картотек, проведение сверок); реставрационная деятельность (ведение картотек сохранности, составление реставрационных паспортов); научная работа (составление научных описаний и ведение инвентарных книг, подготовка каталогов, анализ коллекции, подбор и подготовка материалов для публикаций и выступлений); выставочная и экспозиционная работа (подбор экспонатов для выставок, подготовка выставочных каталогов и сопроводительной документации в рамках одного музея, на региональном уровне и федеральном уровне – создание государственного каталога музейных ценностей); пропаганда музейных коллекций ( подготовка публикаций, создание мультимедийных изданий на CD и DVD, подготовка интернет-сайтов, разработка интерактивных систем для посетителей).

Автоматизация вспомогательной деятельности (документооборот, планирование, финансирование, кадровое обеспечение)

Традиционная административная система управления уже не в состоянии решить сложные и многообразные задачи, встающие перед музейным сообществом; для этого необходимо совместное участие разнопрофильных организаций (из сферы культуры, науки, технологии и др.), возникает потребность в использовании новых управленческих технологий. Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является автоматизация службы ДОУ. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. При большом документообороте и достаточной технической оснащенности музея для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД). При использовании баз данных формируется единая справочная система по документам музея. СУБД позволяет относительно просто создавать самостоятельно базы данных, которые учитывают все особенности делопроизводства музея. Широкое распространение получили СУБД Microsoft Access, уникальная как по своим возможностям, так и по числу пользователей различной квалификации. Музеи могут приобретать и готовые базы данных, предназначенные для автоматизации делопроизводства на основе использования электронных сетей. Современные офисные системы имеют простой и удобный для пользователей интерфейс; разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др. Наиболее распространенными программами являются САДД «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»; система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»; «БОСС-Референт» – система автоматизации делопроизводства для небольших и средних предприятий, разработанная компанией «АйТи»; Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе «DOCS Open» и «WorkRoute» компании «Весть-Метатехнология».

Выбор и адаптирование типовых программ. Создание и внедрение АИС в музее. Создание компьютерной базы данных о музейных коллекциях Технология обработки данных и изображений в музейной АИС. Обработка текстов учетной и научной документации.

Музею нужна компьютеризация учета фондов для того, чтобы вся информация о музейном собрании сконцентрировалась в одном месте, а не была рассредоточена. Автоматизация учета помогает формировать отчетные сведения о своей деятельности, включиться в создание Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

Программа «НИКА-Музей»построена на основе современных технологий, которыепозволяют не только активно развивать систему, но и интегрировать ее с другими программными продуктами, использующимися в музее. Эта особенность также делает возможной гибкую конвертацию данных из уже имеющихся в музее баз данных и обратно. «НИКА-Музей» внедрена и успешно используется в ведущих российских музеях, среди которых: Российский исторический музей, Музей истории города Москвы, Центральный музей древнерусской культуры и искусства им. А. Рублева и др. Эта программа обеспечивает: учет приема, выдачи и движения музейных предметов; создание необходимой учетно-хранительской документации; всестороннее описание музейных предметов; создание и поддержание видеоохранного банка изображений музейных предметов; создание сколь угодно объемной базы данных музейных коллекций, включающую не только описание и изображения музейных предметов, но описание и хранение связанных с ними исторических событий, исторических лиц, библиографических сведений, географических объектов, видео- и аудиоматериалов, выставок и т. п.; эффективный поиск предметов и связанных с ними материалов по различным критериям (реквизитам, произвольному описанию) с учетом морфологии русского языка; эффективный поиск и отбор предметов для выставок; подготовку сопроводительной выставочной документации; поддержку современных способов работы с посетителями (посредством Интернета, с помощью информационных интерактивных киосков, каталогов и музейных мультимедийных продуктов на CD и DVD); создание сводных коллекций; гибкую настройку под специфику каждого музея. История создания программы «НИКА-Музей» насчитывает уже два десятка лет, в этот период задачами автоматизации Российского исторического музея (ГИМа) занимался академический институт системного анализа на базе популярной в те годы объектно-ориентированной информационной системы ИНЭС. Несколько лет назад сотрудничество возобновилось сотрудничество РИМ (ГИМ) с компьютерными организациями. В 2000 г. была реализована автоматизированная система ГИМ на базе СУБД "Ника", являющейся технологическим наследником ИНЭС. Работы по совершенствованию продолжены, учитывая полученный опыт, в результате появился тиражный продукт "НИКА-Музей".

Более 200 музеев страны сегодня используют программы АИС «Музей» и «КАМИС». Это связано с тем, что они созданы строго в соответствии с инструкцией по учету и хранению музейных ценностей и могут быть адаптированы под технологический процесс учета и хранения конкретного музея. Наиболее часто используемые в российских музеях программы принципиально отличаются друг от друга. «КАМИС» работает «отпредметно», а АИС «Музей» – «отдокументно». Такая технология отражает принципиальную позицию: АИС «Музей» – система, разработанная в недрах Министерства культуры. Главным идеологическим отличием является то, что в этой системе учет и хранение – это 2 разные процедуры. В «КАМИС» же модули учета и хранения взаимосвязаны. От карточки предмета в фонде можно перейти к документу в учетной части. И наоборот, находясь в любом документе отдела учета, можно через список предметов, приписанный к этому документу, войти в карточку конкретного предмета. Поскольку в АИС «Музей» учет и хранение разнесены, в каждом из модулей формируются свои документы, что неизбежно ведет к дублированию информации внутри системы. В «КАМИС» изменение, внесенное в хранительской части системы, сразу же находит отражение в учетной, и наоборот. АИС «Музей» демонстрирует высокий уровень лингвистического обеспечения автоматизированной системы. Она включает тщательно проработанную классификационную часть, присутствующую во всех фондах: для предметов естественно-научных коллекций, истории техники, нумизматики, для письменных источников. Главным источником лингвистического обеспечения АИС «Музей» является музейный словарь «Dictionarium Museologicum», выпущенный в 1986 г. в Будапеште при участии ИКОМ на 20 языках и включающий 1632 статьи.

Эффективная работа музейной системы во многом зависит от того, насколько продумано организован в ней ввод информации о музейном предмете. Задача программ – добиться максимально возможной однотипности описания тех или иных параметров в разных модулях системы. Организация справочников – один из способов обеспечения чистоты базы данных. Справочники помогают исключить дублирование значений того или иного атрибута, разночтения в написании. Однако справочник будет полезен только в том случае, если им удобно пользоваться. Большинство справочников, имеющихся в настоящее время в АИС «Музей» и «КАМИС», являются одноуровневыми, т. е. нужный атрибут находится сразу при входе в справочник. Наряду с этим в музейных системах встречаются и многоуровневые справочники. Например, в АИС «Музей-2» поля «тип предмета» и «вид предмета» имеют 9 уровней вложенности. В «КАМИС-2000» поле «место создания» может иметь до 4 уровней описания: страна – область (губерния) – район (уезд) – город (деревня). Число уровней в КАМИС-2000 не ограничено. В АИС «Музей» реализована единая база данных по фондам постоянного хранения, где хранится информация о предметах основного и научно-вспомогательного фондов. Для их отличия в специальном поле вводится признак КПОФ или КПНВ. В «КАМИС» поиск происходит по любым картотекам (авторы, сдатчики, выставки, справочники и т. п.), а также по их взаимосвязям.

Унификация описания, унификация терминологии. Унификация форм музейных документов

Унификация – это приведение каких-либо объектов к единой системе, форме, единообразию и сокращению исходного множества. Унификация приводит к установлению рационального единообразия, сокращает затраты на составление, изготовление, оформление. Стандартизация – установление и применение унифицированных правил для достижение упорядоченности в сфере производства. Стандарт – нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандарта способствует повышению уровня унификации и взаимопонимания, развитию автоматизации производственных процессов, а также росту эффективности эксплуатации”. В современной музейной деятельности объектом стандартизации становится описание музейного предмета, которое включает: научное описание, учетное описание, описание для каталогов, описание для научно-популярных изданий и СМИ. Унификация и стандартизация описания является обязательным этапом перехода музеев к компьютеризации музейных коллекций. Для этого необходимо: выявление минимальных наборов признаков, достаточных для отражения основных характеристик предмета; единые словари – как для специалиста-индексатора, составляющего описание предмета, так и для пользователя-непрофессионала, осуществляющего предметный или тематический поиск.

Проблемой стандартизации музейных описаний (в первую очередь – его учетной частью) уже многие годы занимаются специалисты как в России, так и за рубежом. Еще в 1978 г. Роберт Чинхолл (США) и П. Хомулус (Канада) впервые представили на обсуждение CIDOC’а (Комитета по документации международного совета музеев ICOM) проект внутримузейного стандарта описания предмета на основе 16 информационных категорий. После детального изучения комитет CIDOC принял этот документ в качестве основы разрабатываемых им рекомендаций по описанию музейного предмета. В 1994 г., после изучения и анализа существующих стандартов разных стран, CIDOC издал документ «MICMO. Minimum information categories for museum objects: proposed guidelines for an international standard».

Сегодня существует Стандарт ISO-10918, предложенный Международной организацией по стандартизации (International Organisation for Standartization – ISO), который стал, по существу, музейным стандартом для баз данных компьютерных изображений, благодаря его успешному применению в ряде проектов Европейского совета. Этот стандарт включает в себя как единые нормы минимального описания музейного предмета, представленного на компьютерном изображении, так и единый формат компьютерных изображений. На основе данного стандарта была создана единая европейская сеть компьютерных изображений «Museum оn Line» (MOL), а также пакет сервисных программ, в разработке которых принимали участие специалисты Франции (NetImage), Германии (Parsitec), Великобритании (Оксофрд), США (Университет Беркли) и Национального японского центра компьютерных исследований.

В настоящее время на основе данного стандарта в России начаты работы по созданию Охранного видеографического банка данных в Государственном историческом музее. При работе с изображением музейного предмета этот же стандарт используется как базовый и петербургской фирмой «Альт-Софт» (разработчик «КАМИС»). Стандарт интегрирован в состав программного обеспечения всех версий комплексной автоматизированной музейной информационной системы «КАМИС».

Особое место среди информационно-поисковых систем имеет занимающаяся изучением восточно-христианского искусства на компьютерной основе «CODART-SYSTEM». Основополагающая роль в этой системе отводится словарям-тезаурусам (СODART-Thesauri), самым обширным из которых является тезаурус “Iconoclatura”. В его основу легла иконографическая система «ICONCLASS», разработанная голландским ученым Г. Ван де Ваалем и позднее дополненная и изданная его учеником Л. Д. Купри.

Чрезвычайное серьезное внимание уделяется проблеме терминологического единства как на национальном, так и на межгосударственном уровне. Разрабатываются (или уже разработаны) проекты терминологических словарей и словарей-тезаурусов. Особенно часто используются: словари фонда Getty: «The Art and Architecture Thesaurus (AAT)» – тезаурус по искусству и архитектуре, «The Union List of Artist Names (ULAN)» – словарь имен авторов, «The Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN)» – тезаурус географических названий; словари иконографического анализа: «ICONCLASS» и «Thesaurus iconographique» Ф. Гарнье.

В России также проводились и проводятся работы по унификации системы описания музейного предмета. Еще в 1987 г. был разработан и утвержден Министерством культуры СССР «Унифицированный паспорт на движимые памятники истории культуры (музейные предметы)», описание которого содержит 47 признаков. К сожалению, в силу ряда причин, носящих как объективный, так и субъективный характер, этот документ не получил широкого распространения в музеях России.

Безусловный интерес представляет справочник, составленный специалистами Российского этнографического музея, «Атрибуция музейного памятника». В последние годы в Государственном историческом музее ведутся работы по адаптации зарубежных систем и словарей под отечественные информационные системы (русские версии системы «NARCISSE», иконографического тезауруса Ф. Гарнье и др.).

В музейных информационных системах используются следующие типы словарей: алфавитно–предметные; иерархические классификаторы; информационно-поисковый тезаурус является центральной частью дескрипторного языка; информационно–поисковый глоссарий – список минимально аннотированных терминов с алфавитными реестрами. В глоссарии отсутствуют пояснительные примеры (свойственные толковым словарям), а также информация, затрагивающая историю развития термина (энциклопедические словари). Аннотации глоссариев служат для устранения любой неоднозначности дескрипторов.

Поэтапное внедрение АИС в региональных музеях.

Внедрение АИС в музее зависит от многих факторов, одним из существенных является наличие технических средств. Начинать можно и с одного компьютера, но для успешного функционирования системы необходимо, чтобы в каждом отделе имелся по крайней мере один компьютер. В больших музеях целесообразно, чтобы в отделе учета было по компьютеру на каждый участок учета. Для создания банка изображений необходимо автоматизированное рабочее место по их подготовке, включающее кроме компьютера сканер, видеокамеру и устройство ввода видеосигнала. Подготовка малотиражных изданий, буклетов, этикеток и т.п. может осуществляться на том же рабочем месте или на отдельном настольном издательском комплексе. Наличие сети весьма желательно, однако на первом этапе не обязательно. Создание музейной информационной системы может идти двумя различными путями: разработка системы силами своих или привлеченных специалистов, приобретение готовой системы и ее настройка или доработка. В настоящее время первый вариант является гораздо более дорогостоящим и не обеспечивает динамичного развития системы, ее соответствия современному уровню развития технических и программных средств. При выборе второго варианта работы осуществляются в следующем порядке: обследование подразделений музея (в зависимости от размеров музея оно занимает от нескольких дней до нескольких недель), подготовка технического задания и доработка системы (только для больших музеев); настройка системы: обучение пользователей. В небольших и средних музеях указанный процесс занимает от 7 до 15 дней. В крупных – от нескольких месяцев до нескольких лет в зависимости от масштабов поставленных задач и объемов финансирования.