Заняття №3

Тема. Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів. Формуляр – зразок.

Мета:

§ ознайомити учнів із класифікацією документів, із загальними вимогами до їх складання та оформлення;

§ розширити уявлення учнів про офіційно – діловий стиль;

§ сприяти осмисленому засвоєнню правил оформлення формуляра – зразка;

§ розвивати логічне мислення та культуру писемного ділового спілкування;

§ виробляти орфографічні пунктуаційні навички учнів;

§ виховувати мовленнєву культуру, прагнення пізнавати таємниці мови.

Обладнання: тести, таблиця «Класифікація документів».

Кожен день дає нам урок пізнання.

І завжди, і скрізь наш учитель – мова.

І. Вихованець

Хід заняття

I. Організаційний момент.

II. Повідомлення теми, мети, мотивація навчальної діяльності.

v Робота з епіграфом. Прочитайте слова І.Вихованця. Висловіть свої міркування з приводу прочитаного у формі стислого роздуму.

III. Сприйняття та осмислення нової інформації.

Лекція за планом:

1. Документ – основний вид офіційно – ділового стилю.

2. Класифікація документів.

3. Реквізит – елемент документа.

4. Вимоги до текстів документів.

5. Вимоги до ділових паперів.

Дорогі десятикласники! Ви стоїте на порозі самостійного життя і задумуєтесь над тим, яку професію обрати. Тож пам’ятайте, що немає жодної професії, яка б не була пов'язана більшою чи меншою мірою з написанням різних ділових паперів, введенням канцелярських книг, заповненням бланків. Не можна обійтися без оформлення документів і при виконанні громадсько – політичної роботи, і в особистому житті.

- Що ж таке документ?

Документ (від лат. Documentum – навчальний приклад, спосіб введення, доказ, взірець) – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти,події,явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють на різні види за ознаками класифікації і групами.

Класифікація документів

v Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".
Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.
Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.
В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.
Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.
ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.
За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

1 - Державний герб та герб АРК;
2 - емблема об'єкта та суб'єкта;
3 - зображення нагород;
4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;
5 - код форми документа за загальнодержавним класифіксатор управлінської документації;
6 - найменування міністерства або відомства;
7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;
8 - найменування структурного підрозділу;
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс;
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання та видання вхідного документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - печатка;
27 - відмітка про засвідчення копій;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження;
32 - запис про державну реєстрацію.
Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.
Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).
В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - ЗО мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення".

v Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Офіційно – діловому стилю властиві певні ознаки, які треба враховувати при укладанні будь- якого документа:

§ достовірність;

§ точність;

§ логічність;

§ лаконічність;

§ аргументованість і переконливість;

§ емоційна нейтральність та відсутність індивідуальних особливостей стилю автора;

§ прогнозування результативності;

§ структурна і композиційна чіткість;

§ доступність викладу;

§ відповідність нормам та вимогам офіційно – ділового мовлення.

IV. Узагальнення вивченого

v Обмін інформацією за тематичними виписками, зробленими в ході лекції вчителя.

v Рефлексійна анкета.

Я зрозуміла, що…

Я дізналася, що…

Я знаю…

Я зможу…

Я бажаю продовжити…