Информационно-справочные документы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы могут быть полными, краткими и стенографическими. Типовой формуляр протокола: наименование организации-автора документа; наименование вида документа; дата заседания; номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф согласования (если нужно); гриф утверждения (если нужно).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Основная часть протокола состоит из разделов, которые соответствуют пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основной частью протокола является раздел "ПОСТАНОВИЛИ", который составляется наиболее подробно. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем совещания (заседания). Протокол заседания совета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании членами совета.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения.

Протокол составляется на общем бланке или чистом листе бумаги. Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки целятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними и внешними.

Типовой формуляр внутренней докладной записки: «именование структурного подразделения - автора документа, «именование вида документа; дата, номер (не обязательно); адресат; заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения; подпись.

Внутренние записки пишут на листе бумаги формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Типовой формуляр внешней докладной записки: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа; наименование вида; документа; дата; номер; место издания; адресат; заголовок; текст; подпись.

Внешние записки оформляются на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Типовой формуляр: наименование организации (наименование министерства, или ведомства, структурного подразделения) - автора документа; наименование вида документа; дата; номер (если есть); заголовок к тексту; текст; подпись.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. Также акты составляются полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т.п.) и представителями контролирующих и ревизующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

Типовой формуляр акта: наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа; наименование вида документа; дата; номер; заголовок к тексту; место издания; текст; отметка о наличии приложения; грифы утверждения и согласования (если необходимо); подписи. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Оформляют на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события, справки бывают двух видов:

1) справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации. Справки, выходящие за пределы учреждения оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние — на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами;

2) справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Оформляют на унифицированных трафаретных бланках формата А5.

Типовой формуляр: наименование организации - автора документа; наименование вида документа; дата; номер; место составления; заголовок; текст; адресат; отметка о наличии приложения (если есть); подпись; печать.

Служебные письма - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инициативные, письма-ответы, инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-приглашения и др.

Письма оформляются на бланке письма и содержат, наряду с постоянными реквизитами бланка, следующие переменные реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись должностного лица, фамилию, имя, отчество исполнителя и его телефон.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. Название вида документа в письмах не указывается (исключением являются гарантийные письма). Письма составляются в двух экземплярах - первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй хранится в деле.

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы), составляются на бланках письма. Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма. Название вида документа ("факс") не указывается, за исключением сообщений, адресованных иностранным деловым партнерам. В этом случае после справочных данных об организации, как правило, указывается - FAX -MESSAGE. Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем.

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.