Методические указания по выполнению контрольной работы

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Принципы организации делопроизводства:

оперативность;

современное техническое оснащение; целесообразность всех делопроизводственных операций; умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным;

Формы организации делопроизводства: централизованная; децентрализованная; смешанная (частично централизованная).

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо; для историка — историческим источником, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

По мнению специалистов-документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

27.07.2006 года Государственной Думой принятый Федеральный закон.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - дает определение терминов «информация» и «документ»:

информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи. Изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Чрезвычайно важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Некоторые документы изначально обладают юридической функцией устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы, другие документы приобретают ее в случае использования их как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры нотариате, арбитраже и др.

В настоящее время существует значительная нормативно-правовая база делопроизводства, представляющая собой систему законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

По юридической силе можно выделить следующие виды нормативно-правовых актов в области делопроизводства.

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) общеотраслевого и ведомственного характера

2. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

В зависимости от предмета и объема регулирования можно классифицировать нормативно-правовые акты в области делопроизводства следующим образом:

-Государственные стандарты на документацию.

-Унифицированные системы документации.

-Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения.

4. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

5. Нормативные документы по организации архивного хранения документов. На территории нашей страны действуют следующие нормативные акты по стандартизации:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);

применяемые в установленном порядке

международные (региональные) стандарты;

правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных и других общественных объединений.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации, которая представляет собой иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.

Государственная система стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др.

Вопросы для самоконтроля:

Что включает в себя понятие «документ»?

Что означает термин «делопроизводство»?

Назовите современные виды носителей информации.

Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?