Автоматическая фиксация длительности и стоимости телефонных переговоров

За телефонные переговоры выписываются счета. В большин­стве гостиниц они обрабатываются на ЭВМ, в небольших гос­тиницах возможна выписка счетов вручную. Для выписки сче­тов за телефонные переговоры также обычно используются ти­повые бланки, на которых помимо приведенных данных долж­ны указываться реквизиты гостиницы. Электронное оборудование позво­ляет гостям звонить из номера напрямую, без посредничества оператора. Эти же устройства облегчили подсчет времени переговоров и на­числение оплаты за них, превратив отдел комму­никации в центр прибыли гостиницы. Послед­ние достижения коммуникационных технологий еще более расширили возможности этого отдела. Многие телефонные системы отеля имеют те­перь и голосовую почту, что освобождает операто­ра от необходимости доставки сообщений, а гостю дает возможность получить более персонифициро­ванную услугу.

Телефонная служба крайне важна для работы службы безопасности гостиницы. Опе­ратор АТС служит центром коммуникации при воз­никновении несчастных случаев и других непредвиденных обстоятельствах. Таким образом, телефонная служба поддерживает сложную систему внеш­них и внутренних коммуникаций. В некоторых гостиницах эта служба может называться коммутатором, телефонной станцией или АТС (Private branch exchange - РВХ). Оператор АТС или телефонист кроме функций приема и распределения звонков может выполнять ряд дополнительных функций.

В случае осуществления гостем платных местных, междугородних или между­народных звонков т елефонная служба после их соответствующей оценки пе­редает эту информацию в службу администратора для внесения в счет гостя.

В функции операторов АТС может также входить проверка работоспособнос­ти автоматизированных систем (типа тревог несанкционированного доступа в номера или пожарных тревог) и координации аварийной связи. Операторы АТС, осуществляющие соединение, не разглашая номера комнат гостей, вно­сят свой вклад в программу безопасности отеля. В некоторых гостиницах принято обращаться к операторам телефонной станции по вопросам уборки помещений, обслуживания в номере, заказа услуги будильника и т.п. Другой современной тенденцией, связанной с обеспечением безопасности клиентов гостиницы, является необходимость обращения к оператору АТС для связи с гостями даже при использовании телефонных аппаратов, установленных в номерах и помещениях общего пользования отеля. Это уменьшает риск не­желательных или ошибочных телефонных звонков, а также обеспечивает ано­нимность клиента. Многие гостиницы используют для услуг оповещения гос­тей гостиничную радиосеть или другие аналогичные системы. Последние технические достижения значительно облегчили труд операторов телефонных станций. Установив телефонный аппарат в каждый номер, гостиница позволяет всем клиентам свободно осуществлять необходимые ис­ходящие вызовы. Большинство телефонных аппаратов в гостевых номерах име­ют кнопочное устройство тонального набора и световые индикаторы входящих вызовов. Другим новшеством для гостей является услуга голосовой почты, по­зволяющая прослушать оставленные сообщения входящего абонента. Совре­менные компьютерные телефонные системы позволяют пользователю при не­обходимости обратиться к автоматической справке, дающей возможность сде­лать необходимый звонок без вмешательства оператора.

Должностные инструкции профессиональные требования: Владение иностранным языком Пользование современными средствами коммуникаций (телефоном, факсом, ксероксом, персональным компьютером и др., передача информации, подбор справочных и рабочих материалов, культура межличностного общения. Правила пользования оргтехникой, ведение телефонных переговоров, переговоров (входящие исходящие звонки, переадресация звонков, режим ожидания, прием и отправка телефонограмм) и т.д.