ВОПРОС 40. Порядок бронирования мест и номеров в гостинице

Бронирование – предварительный заказ мест и номеров в гостинице. С этого процесса начинается обслуживание гостей.

Процесс бронирования состоит из нескольких этапов:

• прием запроса на бронирование

• сравнение запрашиваемого типа комнаты с имеющимися

• создание записи о бронировании

• подтверждение бронирования

• отслеживание бронирования (изменение даты, дополнительные запросы)

• создание отчетов.

Каждая заявка должна содержать следующие реквизиты:

• дата, день и время заезда;

• дата, день, примерное время отъезда;

• категория номера (одноместный, двухместный, люкс);

• ко­личество человек;

• услуги в номере (наличие ванны, душа, телевизора, холо­дильника и т. д.);

• услуги по питанию (только завтрак, полупансион, полный пансион;)

• цена (при указании цены следует точно определить, за что платит клиент: имеется ли в виду цена за номер, за один день пребывания, за каждого проживающего и т. д.);

• кто будет оплачивать (фамилия);

• вид оплаты (наличный или безналичный, расчет через фир­му, кредитной карточкой);

• особые пожелания (заранее забронировать стол в рестора­не, трансферт, животное в номере и т. д.).

Обработка заявок. После получения заявки заполняется специальный бланк, после чего клиенту направляется подтвер­ждение заявки или отказ. При этом на заявку, полученную в устной форме или по телефону, направляется подтверждение в письменной форме в течение одного дня. На заявку, получен­ную по телефону или по телеграфу, ответ дается в течение не­скольких часов, соответственно по телексу или по телеграфу. На заявку, присланную по почте, ответ дается в письменном виде, и она отсылается по почте в течение 1-2 дней. После подтверждения каждая заявка вносится в электронную систе­му бронирования.

Если в бронировании произошли какие-либо изменения или заявка была аннулирована, то это фиксируется работниками службы, для чего также используются специаль­ные бланки. Для удобства и более четкой работы бланки ис­пользуются разного цвета (например: заявка на бронирование — белого цвета, изменение в бронировании — розового, анну­ляция — зеленого или разного размера).

При заполнении бланков должно быть четко указано, кто и по чьей просьбе вносил соответствующие изменения или аннулиро­вал заявку. Все изменения и аннуляции немедленно вносятся в электронную систему бронирования, а гостю сообщается, что желаемые изменения в бронировании были произведены.