А. Основные справочные сведения. 1. Общие сведения об отчетах

1. Общие сведения об отчетах

Отче – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Источниками данных для отчета служат таблицы, запрос или инст­рукции SQL. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

2. Создание отчета

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера отчетов или автоотчётов. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользо­вателя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой соз­даваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструк­тора и внести изменения в стандартный макет.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или; запроса. При этом возможно создание двух типов:

– автоотчет: в столбец – каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

– автоотчет: ленточный – поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

11.Б. Порядок выполнения работы:

1. Загрузите Microsoft Access и откройте созданную Вами базу дан­ных Продажи.MDB в папке группы. Каждый студент должен самостоя­тельно составить три типа отчетов с помощью мастера отчётов по данным таблиц или запросов, и отредактировать их, в режиме конст­руктора. Один из отчетов создайте итоговым.

Чтобы создать отчет в режиме мастера, выполните следующие дей­ствия:

1.1. Войдите в главную форму созданной Вами базы данных.

1.2. Перейдите на вкладку Отчеты.

1.3. Щелкните кнопку Создать.

1.4. В окне диалога Новый отчет выберите в списке Мастер отчетов. Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос с помощью линейки прокрутки.

1.5. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера, с помощью кнопки Далее переходите к следующему окну диалога.

1.6. На втором шаге задайте по какому из полей сгруппировать данные.

1.7. Сформируйте итоговые поля с помощью кнопки Итоги. В от­крывшемся окне установите флажки, определяющие тип итоговых полей.

1.8. Выполните сортировку по одному из полей, выйдите из мастера, щелкнув по кнопке Готово.

1.9. Для создания автоотчета необходимо также выбрать источник данных.

2. Создайте несколько адресных этикеток на основе таблиц с по­мощью мастера. Для создания этикетки в окне диалога Новый отчет выберите Почтовые наклейки. Выполните следующее:

– Выберите объект данных, который будете использовать для наклейки;

– Выберите из предложенных размер этикетки, щелкните Далее;

– Установите шрифт и цвет текста наклейки;

– Опишите внешний вид, используя поля таблицы или запроса;

– Отсортируйте данные наклейки;

– Присвойте имя Почтовой наклейке.

3. Внесите один из отчетов в конструктор, отредактируйте его, внесите управляющую кнопку для закрытия отчета, заголовок отчета, рисунок. Проявите свою фантазию в оформлении. Для расположения данных в отчете в два столбца служит команда Параметры страницы на вкладке Макет страницы выберите ярлык столбцы. Для нумерации записи в группе или по всему отчету необходимо:

– Добавить в область данных несвязанное поле с панели элементов;

– Открыть окно свойств этого элемента управления;

– В поле ввода свойства Данные ввести = 1;

– Для свойства Сумма с накоплением установите значение Для всего или для группы, исходя из того, что вы хотите нумеровать.

4. Выйдите из Microsoft Access.

Контрольные вопросы

1 Что можно сделать с помощью отчета?

2. На основании чего можно спроектировать отчет?

3. Как делается адресная этикетка?

4. В каких режимах могут быть открыты отчеты?

5. Что такое разделы отчета?

6. Как производится сортировка записей в отчете?