Выбор концепции мероприятия

То, какими могут быть цели мероприятия, мы подробно рассматриваем в разделе «Планирование», где говорится о путях реализации мероприятия. Однако на этапе творческой разработки их также необходимо постоянно учитывать. Определите главные цели ваших мероприятий и стройте всю концепцию проведения предстоящего события, отталкиваясь именно от них. Боюсь показаться скучным, однако хочу опять и опять повторить, что нельзя просто увлекаться замечательными идеями мероприятия, стараясь формой заменить содержание. Это типичная ошибка. Процесс заслоняет собой цель, и можно потерять сам смысл всей своей деятельности.

Мои опасения о недооценке целей мероприятия небезосновательны. На наших семинарах по event‑менеджменту мы постоянно сталкивались с этим. В ходе семинара все время напоминаем: помните о том, зачем вы проводите мероприятие, вплетайте элементы достижения цели в каждый его этап.

Тем не менее мы сталкиваемся со следующей ситуацией. Во время деловой игры необходимо придумать концепции проведения мероприятий с целью продаж, с целью развития командного духа, с целью развития отношений с Клиентами и т. д. Участники, предлагая различные концепции мероприятий, выдвигают блестящие и яркие идеи. Талантливые идеи. Тем не менее их предложения полностью взаимозаменяемы и отличаются только деталями. А это неверно, такого не должно происходить.

Творческие идеи должны соответствовать целям мероприятия.

При разработке концепции вам также необходимо учитывать ряд ограничений, накладываемых реальностью. Это такие ограничения, как:

– общая выполнимость проекта. Трезво оцените, возможно ли воплотить все предложенные идеи. Будьте реалистами;

– соответствие ограничениям бюджета. Постарайтесь, чтобы затраты на ваш проект окупились. Или как минимум не превысили выделенный на него бюджет;

– достаточная численность персонала и его квалификация. Оцените, хватит ли у вас персонала для воплощения идей. Учтите, насколько загружены ваши коллеги, сможете ли вы их мобилизовать;

– правильный расчет времени. Хватит ли его на подготовку мероприятия и реализацию всех креативных идей? Время – тоже ограниченный ресурс со своей стоимостью.

Лучше всего, если впоследствии разработанная концепция станет документом, где изложено ваше видение, то, каким, по вашему мнению, должно стать готовящееся вами мероприятие.