Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.).

Составление справок практикуется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя для информации о выполнении планов, заданий, поручений. В деятельности кадровых служб часто используется такая разновидность этого документа, как справка о движении кадров. Их представляют в установленные сроки. Текст информационной справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылки на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

Справки бывают двух видов. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает еще и главный бухгалтер учреждения. Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания. Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.

Справки личного характера, удостоверяющие юридические факты, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их места работы, зарплаты, учебы, занимаемой должности, места проживания трудового стажа и др. Их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст справки личного характера следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). Так же не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана...”, “Настоящим подтверждается, что... действительно работает...", «действительно учится» и т. д. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки. При наличии компьютера шаблон справки может быть составлен заранее, а по мере необходимости он заполняется и распечатывается. В тексте таких справок обязательно указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Текст заверяют подписью и печатью.

Письмо

Письмо – распространенный способ обмена информацией, оно объединяет группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (беседа, телефонный разговор).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т. д. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа. Письмом выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Кадровые службы часто имеют контакты с городскими (территориальными) органами власти и управления, обращаются в органы социальной защиты, службы занятости, военкоматы, биржи труда и другие организации. Кадровые службы ведут переписку по вопросам подбора персонала, приема на работу, повышения квалификации, об обучении кадров и др.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - ПИСЬМО - не пишут.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Бланк письма – это официальной бланк организации, включающий в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, номер счета в банке, номер справочного телефона, номер факса. Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется. Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля).

Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже. Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия. В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью). Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Текст письма строят по схеме:

· введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

· доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме);

· заключение (излагаются выводы, предлагаются решения).

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

В вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений. Письмо желательно посвящать одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Если при обращении в крупную организацию надо решить несколько вопросов, имеет смысл написать несколько писем, так как рассматриваться они будут в разных структурных подразделениях. Не рекомендуется составлять письма, превышающие одну страницу.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным, корректным, ясным, четким, кратким, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Он должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали или общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо.

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа - «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа - «Педагогический коллектив и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного лица - «Прошу…», от первого лица множественного числа - «Просим…».

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем – это избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (“не откажите в любезности”, “с глубоким почтением”). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: “тщательно рассмотрев Ваше предложение”, “детально ознакомившись с Вашим заявлением”, “внимательно изучив Ваши замечания”. Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов, которыми следует начинать фразу: “учитывая высказанные замечания...”, “считая принципиальным положение...”, “рассматривая поступившее заявление...”.Убедительность служебных писем достигается за счет использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа: “Оплата гарантируется...”, “В порядке обмена...”, “В соответствии с предварительной договоренностью...”, “В связи с проведением совместных работ...” и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О. При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т. п., точно отобранных фактов, цифровых данных. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счет приведения значительного количества цифрового материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.