Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которые относятся к информационно-справочным документам.

Докладные записки могут быть двух видов:

1. внешняя;

2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации. Они составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

· в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Внутренняя докладная записка - это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Обычно докладной запиской информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 Трудового Кодекса Российской Федерации) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем, и руководителем подразделения.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения); наименование вида документа; дата и регистрационный номер; место составления (для внешней докладной записки); адресат; заголовок к тексту; текст; подпись.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка. Составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Примером такой справки может быть "Справка о проверке состояния работы по обучению и повышению квалификации".

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.