Информационно справочная документация. Правила составления и оформления

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

· Докладная записка;

· Объяснительная записка;

· Предложение;

· Представление;

· Заявление;

· Протокол;

· Акт;

· Справка;

· Заключение;

· Отзыв;

· Перечень;

· Список;

· Переписка;

· Служебная записка;

· Письмо;

· Телефонограмма.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря — инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий.

Служебные письма, наиболее распространенный вид информационно-справочной документации. Поэтому позднее расскажем и об этих письмах.

Документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. С изменениями №1, утверждены Госстандартом России 21.01.2000 № 9, подразделяют на три группы:

· Организационные;

· Распорядительные;

· информационно-справочные.

Третья группа, как выше было сказано, состоит из документов: различные письма, докладные записки, акты, протоколы и т.п.

Объединение в одну группу столь разных видов документов возможно по признаку их основного назначения, они предназначены для фиксации какой-либо информации и ее передачи (пересылки) должностному лицу или организации.

Нет организации (учреждения или предприятия), в котором не применялись бы эти документы.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.

Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х годах.

В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов.

Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего.

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители).

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений.

Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.

Более подробно рассмотрим составление и оформление информационно-справочных документов в процессе работы.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).

3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).