Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Объяснительные записки составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях.

1. Сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт.

2. Происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

- объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Объяснительная записка в трудовых отношениях согласно статье 193 ТК РФ является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий.

В объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, и эти документы готовят на обычной бумаге. Но при этом воспроизводят информацию бланка, т.е. указывают название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации (учреждения), название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления.

Внутренняя докладная и объяснительная записки могут быть написаны от руки, но должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, указания вида документа и даты его составления.