Ввод исходных данных

Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.

Формирование и ведение списка ЦФО

Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.

В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Справочник ЦФО

В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево‑линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.

ПРИМЕЧАНИЕ Для пометки записи либо снятия пометки с записи нужно установить на нее курсор и нажать клавишу Insert. Для пометки одновременно всех записей в списке следует воспользоваться клавишей «плюс», для снятия пометки со всех помеченных записей предназначена клавиша «минус». Режим пометки записей удобно использовать для выполнения групповых операций – например, для удаления нескольких помеченных записей, для копирования нескольких помеченных записей, для множественного выбора позиций, и т. д. Возможность пометки записей и выполнения групповых операций с помеченными записями реализована и во многих других интерфейсах списка и выбора.

Для перехода в режим формирования нового центра ответственности следует поместить курсор в нужное место иерархии и нажать клавишу F7. Переход в режим редактирования текущей записи осуществляется нажатием клавиши F4. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования ЦФО, изображенное на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Ввод и редактирование ЦФО

На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Центры ответственности и Подчиненные ЦО.

ПРИМЕЧАНИЕ Помните, что вкладка Подчиненные ЦО отображается только для тех центров ответственности, у которых имеются подчиненные центры ответственности.

Вкладка Центры ответственности включает в себя параметры, которые перечислены ниже.

• Тип ЦО – в данном поле из раскрывающегося списка выбирается тип текущего центра ответственности. Возможен выбор одного из четырех вариантов: организация, структурное подразделение, сотрудник (физическое лицо) либо пустое поле (в этом случае тип центра финансовой ответственности не указывается). Если выбрано одно из первых трех значений, то справа открывается поле, в котором из соответствующего справочника (окно справочника выводится на экран либо автоматически, либо нажатием клавиши F3 или кнопки выбора) нужно выбрать конкретный объект в зависимости от типа центра ответственности. Например, если в поле Тип ЦО установлено значение организация, то в открывшемся правее поле значение нужно будет выбрать в справочнике организаций.

• Вышестоящий ЦО – в данном поле указывается наименование вышестоящего центра ответственности, которому будет подчинен текущий центр ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника центров ответственности (см. рис. 3.6) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

• Наименование ЦО – в данном поле с клавиатуры вводится полное наименование центра финансовой ответственности.

• Аббревиатура – в данном поле с клавиатуры вводится сокращенное наименование центра финансовой ответственности.

• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего центра ответственности на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового центра финансовой ответственности, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего центра ответственности в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.

• Руководитель ЦО – в данном поле указывается руководитель текущего центра финансовой ответственности. Для заполнения данного поля нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников предприятия выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью.

• Нац. ден. единица – в этом поле указывается наименование валюты, которая используется в расчетах с данным центром финансовой ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.

Вкладка Подчиненные ЦО носит исключительно информационный характер – на ней отображается список центров ответственности, которые в иерархии подчинены текущему центру ответственности. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование.

Варианты бюджетов

Напомним, что в модуле «Управление бюджетом» реализована возможность формирования и использования различных вариантов бюджетов – например, для сохранения промежуточных стадий разработки бюджетов, для создания бюджетов разной степени напряженности, для сравнения бюджетов и т. д. Для ввода, редактирования, просмотра и хранения информации о разных вариантах бюджетов в модуле предусмотрено ведение справочника вариантов бюджетов. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню модуля Н→Варианты бюджета. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Варианты бюджетов

В данном окне отображается список введенных ранее вариантов бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается признак помеченной записи, полное наименование варианта бюджета, его краткое наименование и числовой код. Переход в режим редактирования текущего варианта осуществляется нажатием клавиши F4 либо Enter; для ввода в справочник новой позиции следует нажать клавишу F7. При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно редактирования варианта бюджета, которое показано на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Ввод и редактирование варианта бюджета

В данном окне следует определить значения перечисленных ниже параметров. • Вышестоящий – если текущий вариант бюджета должен быть подчинен в иерархии другому варианту, то его следует указать в поле Вышестоящий. Требуемое значение выбирается в окне справочника вариантов бюджетов (см. рис. 3.8), вызываемом с помощью кнопки выбора либо нажатием клавиши F3.

• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование варианта бюджета.

• Код на уровне – в этом поле отображается код текущего варианта бюджета на данном уровне иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически в момент создания нового варианта бюджета, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

• Код в иерархии – в этом информационном поле отображается код текущего варианта бюджета в иерархии. Значение данного поля формируется системой автоматически, и с клавиатуры не редактируется.

После закрытия окна редактирования информация о новом (отредактированном) варианте бюджета отобразится в окне справочника (см. рис. 3.8).

Работа с каталогом бюджетных статей

О том, что представляет собой бюджетная статья и чем обусловлена важность и незаменимость этого элемента бюджета, мы уже неоднократно говорили ранее. Набор бюджетных статей представляет собой типовую форму бюджета (о типовых формах речь пойдет позже). Кроме этого, в модуле «Управление бюджетом» к бюджетным статьям можно привязывать группы аналитик.

ВНИМАНИЕ Значения аналитик, входящих в группы, присваиваются при привязке аналитик к статьям типовой формы, что позволяет создавать бюджеты с различной степенью детализации по аналитическим признакам.

В программе «Галактика» для ввода, редактирования и хранения сведений о бюджетных статьях предназначен соответствующий каталог, который вызывается с помощью команды Н→Статьи бюджетов. Окно каталога, которое отображается на экране при выполнении этой команды, представлено на рис. 3.10.

Рис. 3.10. Каталог бюджетных статей

В окне каталога все бюджетные статьи представлены в виде списка, который может иметь вид дерева или линейную форму. Вы можете самостоятельно выбирать вариант отображения списка с помощью комбинации клавиш Alt+S. Что касается самого окна, то оно включает в себя две части – верхнюю и нижнюю. Вверху отображаются бюджетные статьи, для каждой из которых в соответствующих колонках показаны перечисленные ниже сведения:

• признак помеченной записи;

• отображается ее полное и сокращенное наименование;

• уникальный числовой идентификатор (код);

• валюта бюджетной статьи (для национальной денежной единицы данный параметр не заполняется);

• единица измерения;

• название группы аналитик, которая привязана к данной статье;

• признак агрегации, который задается в окне редактирования статьи бюджета (описание данного окна приведено ниже) с помощью переключателя Правила агрегации: С – агрегат статей, А – агрегат аналитики, Н – не агрегат, либо пустое поле.

В нижней части окна отображаются сведения только для тех бюджетных статей, которые являются расчетными. В частности, здесь показывается алгоритм расчета статьи, вариант бюджета и центр финансовой ответственности.

Нажатием правой кнопки мыши открывается контекстное меню, команды которого предназначены для выполнения тех либо иных операций над списком бюджетных статей. Рассмотрим порядок работы с некоторыми из них.

С помощью команд Печать каталога документов и Печать текущего состояния дерева (данные команды можно вызвать также с помощью комбинаций клавиш соответственно Ctrl+P и Alt+P) на экран выводится окно Отчеты по статьям бюджета, которое показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Отчеты по бюджетным статьям

Данное окно содержит несколько кнопок, которые предназначены для формирования соответствующих отчетов. Любой из предложенных отчетов можно формировать на выборочной основе, предварительно с помощью клавиши Insert пометив требуемые статьи. В модуле предусмотрен механизм настройки, формирования и печати отчета о расчетных бюджетных статьях. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Реестр расчетных статей – при ее выполнении отображается окно, которое показано на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Предварительная настройка отчета

Здесь с помощью соответствующих параметров следует определить, по каким признакам должны быть отобраны данные для включения в отчет. Путем установки соответствующих флажков можно установить следующие условия отбора: Дата модификации, Кто модифицировал, Вариант бюджета и ЦО бюджета. После установки флажка справа открывается для редактирования поле, в котором задается конкретное условие отбора (например, начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет, имя пользователя, и др.). Для выбора значения используйте клавишу F3, а что касается даты модификации, то требуемый интервал можно ввести также и с клавиатуры. В нижней части окна можно установить фильтр на протокол изменений алгоритмов расчета. В качестве условия фильтра можно использовать дату модификации и имя пользователя, осуществившего модификацию. Значение фильтра выбирается в поле, которое открывается для редактирования после установки соответствующего флажка.

После нажатия в данном окне кнопки Далее программа сгенерирует отчет и представит его в окне, пример которого изображен на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Реестр расчетных статей

Как видно на рисунке, данное окно включает в себя четыре панели, каждая из которых отображает определенную информацию. В двух верхних панелях представлены уже знакомые нам сведения – мы их видели в окне справочника статей (см. рис. 3.10 – правда, в данном случае отсутствует признак помеченной записи, числовой идентификатор, наименование валюты и название единицы измерения). В третьей сверху панели представлена информация об изменениях активной в верхней панели статьи бюджета: указывается дескриптор пользователя, который внес изменения, группа дескрипторов, к которой отнесен данный пользователь (в случае, если он отнесен к какой‑либо группе), дата и время изменения, а также причина изменения. Что касается самой нижней панели, то она представляет собой текстовое поле, в котором при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.

Список бюджетных статей пользователь формирует самостоятельно, добавляя их в каталог по мере необходимости. Напомним, что без бюджетных статей формирование бюджета становится невозможным. Чтобы внести в каталог бюджетную статью, следует в верхней части окна справочника (см. рис. 3.10) установить курсор в требуемое место иерархии и нажать клавишу F7; для перехода в режим просмотра и редактирования текущей статьи следует воспользоваться клавишей F4 либо Enter. Ввод и редактирование бюджетных статей осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Окно ввода и редактирования бюджетной статьи

В данном окне на вкладке Статьи бюджетов (она открывается по умолчанию, см. рис. 3.14) выполняется настройка основных параметров статьи и определения ее места в общей структуре статей бюджета. Первое, что нужно сделать – это в поле Наименование статьи с клавиатуры ввести название бюджетной статьи, под которым она будет отображаться в бюджете, а также идентифицироваться в интерфейсах списка и выбора. Значение данного поля следует вводить так, чтобы была понятна сущность статьи – например, Выручка от реализации, Отчисления на социальное страхование, и т. д. Затем в поле Группа аналитик можно указать группу аналитик, которая должна быть привязана к данной статье (значение выбирается через F3).

После этого следует определить, будет ли данная бюджетная статья являться расчетной (о том, чем характеризуются расчетные статьи, мы говорили выше). Если статья расчетная, то для ввода алгоритма расчета статьи следует в поле Способ расчета нажать клавишу F3 и выбрать значение расчет по формуле. В этом случае алгоритм расчета статьи необходимо будет сформировать на вкладке Алгоритмы расчета, с которой мы познакомимся чуть позже.

В программе «Галактика» предусмотрен механизм классификации бюджетных статей по типам (доходы, расходы, натуральные показатели, и т. д.). Отнести статью к тому или иному типу можно как при ее вводе, так и в режиме редактирования. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип статьи. Отметим, что данное поле не относится к числу обязательных для заполнения параметров.

Если данная бюджетная статья должна иерархически подчиняться другой бюджетной статье из числа ранее внесенных в справочник, то укажите ее в поле Вышестоящая статья. Для заполнения данного поля нажмите клавишу F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую статью и нажмите Enter.

Каждой бюджетной статье программа автоматически присваивает уникальные числовые идентификаторы (коды), которые отображаются в полях Код на уровне и Код в иерархии. При формировании иерархического кода программа учитывает положение данной статьи в иерархии бюджетных статей. В случае надобности вы можете откорректировать значение поля Код на уровне вручную, а вот иерархический код недоступен для редактирования.

Для каждой статьи можно сформировать сокращенное наименование – аббревиатуру. Требуемое значение вводится с клавиатуры в поле Аббревиатура. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Приоритет задается приоритет обработки бюджетной статьи. При этом действует следующая закономерность: чем ниже числовое значение, тем выше приоритет (например, приоритет 1 выше, чем приоритет 2).

Каждая бюджетная статья может обладать теми или иными атрибутами, которые задаются с помощью флажков, расположенных слева внизу окна в области Атрибуты статьи. Если установлен флажок Валютная, то справа от него отобразится поле для выбора валюты бюджетной статьи. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое автоматически выводится на экран сразу после установки флажка. После выбора валюты значение бюджетной статьи будет храниться в информационной базе в указанной валюте.

Если бюджетная статья предусматривает ведение количественного учета (например, это может касаться статей, связанных с товарно‑материальными ценностями), то нужно установить флажок количественный учет, и в открывшемся справа поле указать требуемую единицу измерения (отметим, что предварительно данная единица измерения должна быть внесена в соответствующий справочник).

Если назначить статье атрибут В том числе, то это будет означать, что она не агрегируется по статьям бюджета, но агрегируется по периодам планирования. Атрибут Сальдируемая свидетельствует о том, что бюджетная статья не агрегируется ни по статьям бюджета, ни по периодам планирования.

Если статье назначить атрибут Внутренние обороты, то по ней будут отображаться суммы доходов или расходов, перемещаемые между подчиненными центрами ответственности корпорации. Например, логично учитывать статьи с этим атрибутом при формировании бюджетов подразделений корпорации и не учитывать в бюджете корпорации, полученном путем агрегации бюджетов подразделений.

Что касается атрибута Спецрасчет, то для расчетной статьи с привязанной аналитикой при установке данного флажка не рассчитываются значения статьи по аналитике.

Переключатель Правила агрегации позволяет определить правила вычисления значения расчетной статьи. Первые два положения переключателя позволяют задать эти правила, когда аргументами расчетной формулы являются другие статьи, и ко всем этим статьям привязана аналитика.

• агрегат – суммируется из подчиненных статей – в данном случае значение расчетной статьи рассчитывается следующим образом: вначале происходит суммирование значений по аналитике для статей‑аргументов формулы, а затем полученные значения подставляются в формулу.

• агрегат – суммируется из подчиненной аналитики – в данном случае значение расчетной статьи вычисляется следующим образом: вначале значения по аналитике статей‑аргументов подставляются в формулу, затем полученные значения суммируются.

• вводимая статья – не является агрегатом – в данном случае суммирование по подчиненным статьям вообще не производится, в данную статью можно ввести любое значение с клавиатуры.

Вкладка Подчиненные статьи носит информационный характер и предназначена для просмотра списка статей, находящихся в подчинении у текущей статьи. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Данная вкладка отображается только для статей, у которых имеются подчиненные статьи.

Вкладка Алгоритмы расчета предназначена для просмотра, а также ввода и редактирования алгоритмов расчетных статей.

ВНИМАНИЕ Данная вкладка доступна только для тех статей, у которых на вкладке Статьи бюджетов в поле Способ расчета установлено значение расчет по формуле.

На данной вкладке отображается список сформированных ранее алгоритмов; для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее расчетная формула, вариант бюджета и центр финансовой ответственности. Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.

Содержимое вкладки показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Алгоритмы расчета

Формирование нового либо редактирование текущего алгоритма осуществляется в окне Редактирование алгоритма расчета показателя (рис. 3.16), которое выводится на экран нажатием клавиш соответственно F7 либо F4.

Рис. 3.16. Редактирование алгоритма расчета показателя

На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Описание алгоритма, Кто модифицировал и Примечание. Рассмотрим содержимое каждой из них. На вкладке Описание алгоритма (содержимое данной вкладки показано на рис. 4.16) в поле Алгоритм расчета статьи через F3 либо по кнопке выбора открывается окно Мастер формул, которое показано на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Мастер формул

Это окно содержит параметры, необходимые для построения расчетной формулы алгоритма. Положение переключателя Получить значение статьи определяет порядок ввода статьи в алгоритм. При установленном значении текущей мастер формул введет в алгоритм текущую статью. Если же переключатель установлен в положение выбрать, то правее открывается для редактирования поле, в котором нужно указать статью (выбор значения осуществляется через F3 или по кнопке выбора). Переключатель За период позволяет определить, за какой период (текущий, предыдущий либо выбрать) используется значение данной статьи. Если переключатель установлен в положение выбрать, то справа от него появляется поле, предназначенное для выбора периода.

Поле Результат заполняется автоматически и вручную не редактируется – программа подставляет сюда результирующую формулу, которая будет задействована в алгоритме расчета бюджетной статьи. При этом используются следующие обозначения:

• %<аббревиатура статьи>% – в алгоритме используется значение указанной статьи;

• = – текущий период;

• < – предыдущий период;

• <аббревиатура периода> – указанный период.

Если установлен флажок Брать аргумент по аналитике, то программа будет брать значение статьи, агрегированное по аналитике, а не значение статьи по аналитике.

Для сохранения данных, введенных в окне Мастер формул, нажмите кнопку Готово, Завершается работа в окне Мастер формул нажатием кнопки Готово. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Стоит отметить, что в поле Алгоритм расчета статьи (см. рис. 3.16) по умолчанию предлагается значение формула не вычисляется. Это дает возможность вообще не привязывать никакого алгоритма расчета статьи к нужным вариантам бюджета или ЦФО. В частности, если для расчетной статьи не привязывать формулу к ЦФО верхнего уровня иерархии, а к подчиненным центрам ответственности – привязывать, то при агрегировании бюджета значение этой статьи не рассчитывается, а суммируется по подчиненным центрам ответственности.

ПРИМЕЧАНИЕ При изменении формулы расчета статьи выдается запрос на перестройку типовых форм, содержащих данную статью, а затем выдается отчет о результатах данной операции.

В поле Вариант бюджета (см. рис. 3.16) выбирается вариант бюджета, с которым связан текущий алгоритм (для этого нажмите F3 или кнопку выбора). Если данному полю присвоено значение по умолчанию (это делается через клавишу Delete), то расчетная формула, отображаемая в поле Алгоритм расчета статьи, используется для тех вариантов бюджета, у которых алгоритм не задан. Например, если вкладка содержит только один алгоритм, для которого в данном поле введено значение по умолчанию, то этот алгоритм применяется для всех вариантов бюджета.

Название ЦФО, к которому привязывается алгоритм расчета бюджетной статьи, указывается в поле ЦО бюджета. Если в данном поле содержится значение по умолчанию, то оно будет обработано по тем же правилам, что и в поле Вариант бюджета.

Раздельная привязка алгоритма расчета статьи к варианту бюджета и центру финансовой ответственности позволяет в рамках одного варианта рассчитывать статью бюджета по разным алгоритмам для каждого центра финансовой ответственности. Учтите, что в формулах можно использовать только те статьи бюджетов и периоды планирования, для которых в справочнике указано сокращенное наименование (аббревиатура).

На вкладке Кто модифицировал хранится информация о пользователе, который вносил изменения, а также о дате и времени изменения. Эта информация вносится автоматически и с клавиатуры не редактируется.

На вкладке Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.

Для проверки внутренней согласованности элементов формулы предназначена кнопка Проверка корректности формул, при нажатии на которую осуществляется запуск этой проверки. Обнаруженные в результате проведения проверки ошибки выводятся в окне встроенного текстового редактора с указанием возможных причин и рекомендациями по устранению.

С помощью кнопки Протокол изменений формулы на экран выводится окно Протокол изменений алгоритмов расчета показателя, в котором отображается информация обо всех изменениях формулы с указанием дескриптора пользователя, который внес изменения, группы дескрипторов (если он отнесен к некоторой группе), даты, времени и причины изменения. При наличии примечания к изменению оно будет показано к нижней панели данного окна.

Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования

О том, что представляет собой тип периода планирования и какую роль данный элемент играет в процессе бюджетирования, шла речь выше (подробнее см. в первой главе раздел «Бюджет современного предприятия»). Здесь же мы расскажем о том, как осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» системы «Галактика».

Стоит напомнить, что системный и пользовательский типы периодов планирования задаются с помощью соответствующих параметров настройки (подробнее см. выше разделы «Настройка общих параметров» и «Настройка параметров бюджетирования»).

ВНИМАНИЕ Если вы изменили тип периода планирования в настройках программы, то для обеспечения целостности базы данных и корректной работы следует выполнить команду Операции→Пересчет бюджетов.

Сведения о типах периодов планирования хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Типы периодов планирования. Окно справочника, которое отображается после выполнения этой команды, представлено на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Справочник типов периодов планирования

Здесь представлен древовидный список созданных ранее типов периодов планирования. Для каждого типа показаны следующие сведения: • признак помеченной записи (на рис. 4.18 помечена запись Квартал);

• название;

• уникальный числовой идентификатор (код);

• признак построенных периодов планирования на основании данного типа (в случае, если по данному типу уже построены периоды планирования).

Чтобы зарегистрировать в справочнике новый тип периода планирования, нажмите F7, предварительно установив курсор в то место иерархии, где должен располагаться данный тип. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее типа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование типов периодов планирования осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Окно ввода и редактирования типа периодов планирования

Здесь вы можете определить параметры текущего типа периода планирования, а также сформировать периоды планирования на основании данного типа. Большинство необходимых для этого параметров находится на вкладке Типы периодов, содержимое которой показано на рис. 3.19 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Что касается вкладки Подчиненные типы, то она отображается только для тех типов периодов планирования, у которых в подчинении имеются другие типы, для каждого подчиненного типа показывается уникальный числовой идентификатор (код) и наименование. На вкладке Типы периодов в поле Вышестоящий осуществляется выбор названия вышестоящего типа для текущего типа. Этот параметр заполняется только для тех типов, которые находятся в подчинении у вышестоящих типов (например, тип периода Квартал подчиняется в иерархии типу периода Год, и т. д.). Для заполнения данного поля нажмите F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите требуемую позицию и нажмите Enter.

Но в первую очередь обычно заполняется поле Наименование – в нем с клавиатуры вводится название типа периода.

Все типы периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» классифицируются по видам. Существует два вида – пользовательский и стандартный, и отнесение типа периода планирования к требуемому виду осуществляется путем выбора соответствующего значения в поле Вид периода. Для пользовательских видов отображается поле Длительность периода, а также становится доступным переключатель Выравнивание. Сущность такого вида состоит в том, что вы можете самостоятельно настроить требуемый нестандартный период планирования – например, 15 дней, или 2,5 месяца, в зависимости от специфики ситуации. Что касается стандартных видов периодов, то здесь все понятно – таковыми являются, например, неделя, месяц, квартал, и т. д.

Параметр Длительность периода отображается на данной вкладке только для пользовательских видов. В этом поле можно ввести длительность периода в установленной для него единице измерения, выбор которой осуществляется в поле Единица измерения. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: допустим, если пользователь ввел тип Пятилетка и выбрал единицу изменения – год, то длительность периода будет равняться 5.

Учтите, что если периоды планирования данного типа уже созданы (о том, как это делается, будет рассказано ниже), то для редактирования доступны только поле Наименование и для пользовательского вида – переключатель Выравнивание.

В поле Начало отсчета с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата начала отсчета данного типа периода планирования.

Для пользовательских видов становится доступным для редактирования переключатель Выравнивание, который используется для определения способа выравнивания периодов планирования. Если данный переключатель установлен в положение не выравнивать, то период планирования данного типа выравниваться не будет. При установленном значении на день недели нужно в расположенном левее поле выбрать день недели, по которому выравнивается данный тип периодов планирования. Если указан вариант, предположим, понедельник, то любой период начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье. Если начало отсчета таково, что попадает не на понедельник, то автоматически сформируется неполный период от начала периода до первого понедельника после этой даты. Если переключатель установлен в положение на число месяца, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом будет выравниваться данный тип периодов планирования. Что касается значения на день и месяц года, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом выравнивается данный тип периодов планирования.

С помощью переключателя Неполный период вы можете определить способ обработки неполного (незавершенного) периода, который может находиться в конце вышестоящего периода планирования. Наиболее характерный пример – это недельные периоды, которые точно не укладываются в вышестоящий месячный период, в результате чего образуется неполный период. Данный переключатель может принимать одно из перечисленных ниже положений.

• оставлять (что означает оставлять без изменения);

• объединять (что означает объединение с предыдущим периодом);

• автоматически (в данном случае, если неполный период меньше половины полного периода, то он объединяется с предыдущим, а если больше, то формируется отдельный сокращенный период).

По умолчанию данный переключатель установлен в положение оставлять.

Формирование периодов планирования данного типа осуществляется нажатием кнопки Создать периоды. При этом на экране отобразится окно Создание периодов, в котором можно осуществить эту операцию. В данном окне в поле Введите количество периодов нужно ввести количество создаваемых периодов и нажать кнопку Создать периоды. Готовые периоды можно просмотреть в окне Периоды планирования, описание которого приводится в следующем разделе.

ВНИМАНИЕ Если по некоторому типу периодов уже созданы периоды планирования, то при нажатии данной кнопки последующие периоды располагаются на временной оси после уже сформированных.

С помощью кнопки Просмотр периодов на экран выводится окно Выбор периодов планирования, в котором отображаются периоды планирования, сформированные на основе текущего типа периодов планирования. Если периоды планирования для данного типа еще не созданы, то кнопка Просмотр периодов будет недоступна.

Периоды планирования, используемые в бюджетировании

Понятие периода планирования, а также его взаимосвязь с типом периода планирования приводилось в первой главе книги, см. раздел «Бюджет современного предприятия». В программе «Галактика» сведения о периодах планирования находятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды Н→Периоды планирования.

ВНИМАНИЕ Характерной особенностью периодов планирования по сравнению с другими элементами бюджетирования является то, что их создание возможно только в режиме работы с типами периодов планирования (см. выше раздел «Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования»). Иначе говоря, в справочнике периодов планирования механизм ввода новых позиций отсутствует.

Окно справочника, которое отображается на экране в результате выполнения команды Н→Периоды планирования, изображено на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Справочник периодов планирования

В данном окне отображается иерархический список периодов планирования. Для каждой позиции списка отображается ее полное и сокращенное наименование (последний параметр является необязательным), а также уникальный числовой идентификатор (код). Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи. Для перехода в режим редактирования периода планирования следует выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу F4. В результате на экране откроется окно редактирования, изображенное на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Параметры периода планирования

На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Периоды планирования и Подчиненные периоды. Вкладка Периоды планирования включает в себя перечисленные ниже параметры. Отметим, что среди данных параметров доступны для редактирования лишь поля Код на уровне, Аббревиатура и Наименование периода, а также поле для указания количества рабочих дней в данном периоде.

• Тип периода – здесь отображается тип редактируемого периода планирования. Если для данного периода планирования имеется вышестоящий период, то его наименование отображается в информационном поле Вышестоящий период.

• Код на уровне – это формируемый автоматически код текущего элемента на данном уровне иерархии. Код можно откорректировать с клавиатуры, чтобы, например, изменить порядок следования записей на данном уровне иерархии. Код относится к данному уровню иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.

• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.

• Аббревиатура, Наименование периода – в данных полях указывается соответственно краткое и полное наименование периода планирования. Значения этих полей можно отредактировать с клавиатуры.

• Дата начала, окончания – в зависимости от типа периода в данных полях автоматически отображаются даты начала и окончания периода.

• Длина календарных, рабочих – в эти поля автоматически выводится количество календарных и рабочих дней в данном периоде. Значение поля рабочих при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

Что касается вкладки Подчиненные периоды, то она отображается только для тех периодов, у которых имеются подчиненные периоды планирования. На данной вкладке содержится список подчиненных периодов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее числовой код и наименование.

Аналитика бюджетирования

Понятия аналитики и аналитического разреза приведены выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»». В модуле «Управление бюджетом» предусмотрено использование стандартных и пользовательских аналитик. Стандартные и пользовательские аналитики можно использовать для представления показателей бюджетов в различных аналитических разрезах. В качестве стандартных аналитик используются системные справочники и каталоги организаций, подразделений, сотрудников, товарно‑материальных ценностейи т. д.

Пользовательские аналитики – это произвольный набор классификационных признаков, например, направления деятельности корпорации. Пользовательские аналитики объединяют в группы, которые непосредственно привязываются к статьям бюджетов. Переход в режим формирования и редактирования пользовательской аналитики осуществляется с помощью команды главного меню Н→Пользовательская аналитика.

Как отмечалось выше, в системе «Галактика» группы аналитик привязываются к статьям бюджета – это позволяет получать бюджета с детализацией по группам аналитических признаков. Переход в режим работы с группами аналитик осуществляется с помощью команды главного меню модуля Н→Группы аналитик.

Порядок работы с пользовательской аналитикой и группами аналитик прост и отдельного описания не требует.

С помощью команды Н→Аналитика бюджетирования осуществляется переход в режим работы со списком значений аналитик, учитываемых в бюджетировании. При привязке типовой финансовой операции (ТФО) к документу автоматически формируется финансовая операция с аналитикой бюджетирования, определенной из аналитики документа согласно этому каталогу и группе аналитик статьи бюджета, которая привязана к финансовой операции. Необходимо отметить, что при удалении некоторого значения аналитики оно учитывается как прочие значения аналитики.

Следует учитывать, что если параметр настройки Настройка→Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа→Запретить модификацию→Аналитика бюджетирования имеет значение да, то ручное редактирование каталога аналитики бюджетирования невозможно. Однако при этом некоторые автоматические функции, например, создания и пересчета типовых форм, могут записывать значения в указанный каталог.

При активизации команды Н→Аналитика бюджетирования на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Аналитика бюджетирования

Данное окно включает в себя вкладки Системная и Пользовательская, для хранения соответственно системных и пользовательских аналитик. Просмотр и редактирование аналитики (в частности, формирование списка значений аналитик) осуществляется в правой части окна. Чтобы добавить значение аналитики, нажмите F7 – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Добавление аналитики

В данном окне нужно щелчком мыши выделить требуемое значение и нажать Enter. Вы можете добавлять одновременно несколько значений – для этого предварительно выделите соответствующие позиции в списке с помощью клавиши Insert. Чтобы удалить значение аналитики из списка, нужно выделить ее курсором и нажать клавишу F8. Можно удалять одновременно несколько значений – для этого нужно предварительно пометить их клавишей Insert.

Настройка типовых форм бюджетов

Типовая форма бюджета представляет собой шаблон настроек бюджета, который включает в себя иерархию статей и аналитик. По сути дела, при формировании типовой формы не указывают только центр ответственности и период планирования. Типовая форма – это основа, без которой в принципе невозможно построение бюджета. Данные типовых форм непосредственно используются при отображении бюджетов.

Для перехода в режим формирования, настройки и редактирования типовых форм бюджета предназначена команда главного меню Н→Типовые формы бюджетов. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Список типовых форм бюджетов

На рисунке видно, что данное окно состоит из двух панелей. В верхней панели отображается структура типовых форм бюджетов в виде иерархического или линейного списка. Для каждой формы отображается ее наименование, код и ряд перечисленных ниже признаков:

• значок в поле? обозначает, что не заданы оси данной типовой формы;

• символ! в одноименном поле указывает на некорректность данной типовой формы. Возможные причины некорректности будут рассмотрены ниже;

• буква Х в одноименном поле означает, что типовая форма заблокирована другим пользователем (это возможно только в многопользовательском режиме работы), который ее редактирует или использует для отображения бюджета. Для таких типовых форм редактирование осей запрещено. Заблокированные типовые формы отображаются серым цветом в окнах выбора.

Для создания новой типовой формы необходимо нажать клавишу F7, а для редактирования существующей – клавишу F4. В обоих случаях открывается окно Редактирование типовой формы, в котором можно выполнить указанные операции (описание данного режима приводится ниже).

Нижняя панель окна Типовые формы состоит из четырех вкладок: Ось 1, Ось 2, Аналитика типовой формы, Слои типовой формы.

Значения аналитики, являющиеся элементами иерархической структуры аналитик, привязанных к статьям или осям типовой формы, отображаются в виде соответствующих значков: элемент, имеющий подчиненные уровни – раскрытая либо закрытая папка, самый нижний элемент иерархии – значок с символом А.

На вкладке Ось 1 отображаются статьи бюджета, привязанные к этой оси. В поле Наименование показан иерархический список статей бюджета и значений аналитик, связанных с 1‑ой осью. В поле Код выводится код статьи или значения аналитики. Поле КАУ содержит наименование аналитики для данной записи. В поле Группа аналитик выводится наименование группы аналитик, которая привязана к данной статье.

На вкладке Ось 2 отображаются аналитики, которые привязаны к этой оси. В поле Наименование отображается иерархический список значений аналитик, связанных со 2‑ой осью, в поле Код выводится числовой код аналитики. В поле КАУ отображается название аналитики для текущей записи. Если аналитики ко второй оси не привязывались, то на вкладке Ось 2 отображается запись Период планирования бюджета, указывающая на то, что ко второй оси будет привязан период планирования бюджета.

На вкладке Аналитика типовой формы отображается список аналитик, связанных с текущей типовой формой. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее порядковый номер, наименование и код.

Вкладка Слои типовой формы отображает наименование слоя аналитик для данной типовой формы. Эта информация создается системой автоматически, без участия пользователя.

Среди команд контекстного меню данного окна следует отметить команду Настройка распределения агрегатов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Настройка распределения агрегатов

Следует отметить, что команда Настройка распределения агрегатов доступна только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да. Кроме этого, работа в окне Настройка распределения агрегатов (см. рис. 3.25) возможна только в случае, когда параметру настройки Доступ к настройке редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да. В данном окне с помощью группы флажков Разрешено редактировать осуществляется контроль редактирования агрегатов. Возможные значения – Агрегаты по статьям(С), Агрегаты по периодам(П) либо Агрегаты по аналитике(А) (допускается выбор нескольких значений). При выборе последнего значения открывается переключатель, с помощью которого можно определить, редактировать агрегаты по аналитике ТФ либо листы по аналитике ТФ (в данном случае ТФ – это типовая форма) – для этого достаточно установить переключатель в соответствующее положение.

Система предусматривает два типа редактирования агрегатов – автоматически (при этом открывается переключатель Режим редактирования, который позволяет проводить процесс с напоминанием либо без напоминания), и вручную. Выбор осуществляется с помощью переключателя Тип редактирования. Автоматическое редактирование может осуществляться по одному из двух вариантов, выбор которых осуществляется из раскрывающегося списка: А – на прочие, П – равномерно либо А,П – Новое/Старое (А – имеется в виду аналитика, П – периоды). При ручном редактировании также имеется два варианта: Правка либо Разноска.

С помощью кнопки Сохранить осуществляется сохранение произведенной настройки.

Для перехода в режим создания и настройки новой типовой формы бюджета, следует в окне списка типовых форм (см. рис. 3.24) нажать клавишу F7. Для редактирования текущей типовой формы нужно воспользоваться клавишей F4. Создание новой и редактирование текущей типовой формы осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 3.26.

Рис. 3.26. Настройка и редактирование типовой формы бюджета

Данное окно предназначено для формирования и редактирования типовой формы бюджета. Типовая форма бюджета строится на двух осях. Первая из этих осей отображает статьи бюджета и аналитики, а вторая – периоды планирования или аналитики. На рисунке видно, что данное окно состоит из четырех панелей: верхняя панель, левая панель, правая панель и нижняя панель. Верхняя панель содержит общие параметры редактируемой типовой формы и позволяет задать ее положение в иерархии типовых форм. Она состоит из четырех вкладок: Типовая форма, Редактирования агрегатов, Загрузка бюджета и Форматирование. Рассмотрим содержимое каждой из них.

Вкладка Типовая форма (ее содержимое показано на рис. 3.26) содержит перечисленные ниже параметры.

• Вышестоящая форма – в данном поле при необходимости можно указать вышестоящую типовую форму. Выбор осуществляется в окне справочника типовых форм (см. рис. 3.24), которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.

• Код на уровне – в данном поле с клавиатуры вводят пользовательский код формы. Это код текущего элемента на данном уровне иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.

• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Значение данного поля автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.

• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой формы бюджета.

• Включена вся возможная аналитика – информационное поле, в котором устанавливается флажок, если к статьям типовой формы привязана вся имеющаяся аналитика.

• Не определены оси типовой формы!!! – данный флажок устанавливается в случае, если не настроены и не отредактированы должным образом оси типовой формы.

• Типовая форма некорректна!!! – информационное поле, в котором устанавливается флажок в ситуации некорректности типовой формы. Такая ситуация может возникнуть при изменении алгоритма статьи, группы аналитики, удалении статей, входящих в состав типовой формы, и т. п.

• Типовая форма заблокирована другим пользователем!!! – установленный флажок указывает на то, что типовая форма в данный момент занята другим пользователем (в многопользовательском режиме работы).

ВНИМАНИЕ Последние четыре параметра формируются системой автоматически при возникновении соответствующей ситуации, и пользователь их изменить не может.

На вкладке Редактирование агрегатов осуществляется настройка редактирования агрегатов статьи бюджета. Содержимое данной вкладки аналогично окну Настройка распределения агрегатов, см. рис. 3.25, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что данная вкладка отображается только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.

Если на вкладке Загрузка бюджета установлен флажок автосинхронизация типовой формы, то автоматически запускается функция синхронизации значений аналитики типовой формы и бюджета.

Ускоренная загрузка аналитик – установка данного флажка позволяет значительно ускорить обработку бюджетов по типовым формам, имеющим большое количество аналитик. Эта настройка действует как при загрузке бюджета на редактирование, так и при выполнении Операции→Пересчет бюджетов. При установленном данном флажке, в режиме загрузки на редактирование бюджета по данной типовой форме либо в режиме его пересчета берется не все множество значений аналитики, учитываемое в данном модуле, а лишь те значения, которые используются в данном конкретном бюджете.

На вкладке Форматирование реализована возможность задания количества знаков после запятой для данной типовой формы. Требуемое значение вводится в поле Количество десятичных знаков после запятой либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.

В левой панели осуществляется настройка параметров первой оси типовой формы, а также определяются статьи бюджета, которые отображаются на этой оси.

В поле Ось 1 определяется расположение статей бюджета. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения статьи бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а периоды планирования (аналитики) – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для второй оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Флажок Статьи устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны статьи. Флажок Аналитика также устанавливается автоматически, если была построена аналитика для указанных статей.

Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды статей бюджета, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора указанных статей бюджета осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели.

Правая панель позволяет привязать аналитики ко второй оси типовой формы бюджета. По умолчанию к ней привязаны периоды планирования.

В поле Ось 2 определяется расположение периодов планирования либо аналитик. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения периоды планирования либо аналитики бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а статьи бюджета – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для первой оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Переключатель Периоды устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Переключатель Аналитика также устанавливается автоматически, если к данной оси была привязана аналитика.

Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды аналитик, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора аналитик осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели. Если ко второй оси привязан период планирования, то колонки Наименование и Код отсутствуют, а вместо них отображается текст Период планирования бюджета (см. рис. 3.26).

Нижняя панель содержит кнопки, предназначенные для редактирования данных, привязанных к осям типовой формы, а также пересчета параметров типовой формы.

С помощью кнопки Редактирование осей осуществляется переход в режим настройки общих параметров осей, а также привязки статей бюджета и аналитики к осям. Описание данного режима приводится ниже.

Нажатием кнопки Перестроить типовую форму приводятся в соответствие существующие значения аналитик и значения аналитик в типовой форме. Существующие значения хранятся в справочнике пользовательских аналитик и справочниках стандартных аналитик – например, каталог организаций, услуг, сотрудников и т. д. Например, если существующие значения аналитик были модифицированы, то выполняется соответствующее изменение значений аналитики типовой формы. С помощью кнопки Выход осуществляется выход из режима редактирования.

Далее рассмотрим, как осуществляется просмотр параметров и редактирование осей типовой формы бюджета. Для того чтобы войти в соответствующий режим, нажмите в окне Редактирование типовой формы (см. рис. 3.26) кнопку Редактирование осей – в результате отобразится диалог, изображенный на рис. 3.27.

Рис. 3.27. Редактирование осей

В этом диалоге вы можете определить общие параметры осей, и осуществить привязку бюджетных статей и аналитики к соответствующим осям. В левой части окна параметр Статьи включается автоматически в том случае, если к данной оси привязаны статьи. Что касается параметра Аналитика, то он тоже включается автоматически – если предварительно была построена аналитика для указанных статей.

Подобным образом в правой части диалога программа автоматически выбирает значение переключателя. Ему будет присвоено значение Периоды – если к данной оси уже привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Что касается положения Аналитика, то оно включается в случае, если к данной оси была привязана аналитика.

И в левой, и в правой частях окна находятся кнопки Редактировать. При ее нажатии в левой части диалога программа автоматически произведет привязку к первой оси бюджетных статей и аналитик. После нажатия этой кнопки в правой части окна будет выполнена автоматическая привязка аналитики ко второй оси. Независимо от того, в какой части диалога нажата кнопка Редактировать, на экране отображается интерфейс, изображенный на рис. 3.28.

Рис. 3.28. Строки типовой формы

Отметим, что это окно может отображаться под названием Строки типовой формы либо Колонки типовой формы – это определяется тем, с каким элементом (строки либо колонки) в данный момент ведется работа. Главная задача этого интерфейса состоит в том, чтобы осуществить привязку бюджетных статей и аналитик к первой оси, а также привязку аналитик – ко второй оси. Окно содержит перечень бюджетных статей или аналитик, привязанных к оси., При этом для каждой позиции представлены перечисленные ниже сведения.

• название позиции (бюджетной статьи или аналитики);

• уникальный числовой идентификатор (код);

• название аналитики;

• название группы аналитик;

• сокращенное название (аббревиатура) – при наличии такового.

Кроме этого, слева находится стандартный элемент, присутствующий во всех аналогичных интерфейсах – колонка, предназначенная для признака помеченной записи (напомним, что пометка элементов осуществляется нажатием клавиши Insert).

При нажатии на кнопку Построить ось программа удаляет всю структуру записей и аналитики, привязанную к данной оси.

С помощью кнопки Построенные уровни аналитики на экран выводится окно Построенные уровни аналитики, в котором можно просмотреть уровни аналитики, привязанные к статьям бюджета или периодам планирования. Для каждой аналитики отображается порядковый номер ее уровня и наименование.

С помощью команды контекстного меню Синхронизация значений аналитик по книге операций можно привести в соответствие значения аналитик, привязанные к статьям типовой формы – с одной стороны, и значений аналитик из документов и ТФО для финансовых операций – с другой.

ПРИМЕЧАНИЕ Такая синхронизация выполняется для предварительно выбранной пользователем книги финансовых операций.

Сущность данного механизма состоит в том, что он оказывает воздействие на значения аналитики, привязанные к статьям типовой формы, и приводит их в соответствие с данными операций из выбранной книги финансовых операций. При этом значения аналитики из операций добавляются в типовую форму, если они не были в ней заданы. Возможен также режим, когда значения аналитик статей типовой формы удаляются, а затем добавляются соответствующие значения из финансовых операций.

Настройка синхронизации значений аналитик выполняется в окне, которое показано на рис. 3.29.

Рис. 3.29. Настройка параметров синхронизации

Здесь следует указать требуемую книгу финансовых операций – для этого установите переключатель в соответствующее положение. Если включить параметр Удалять прежнюю информацию, то при обновлении прежние данные будут утрачены (это полезно, например, чтобы не увеличивать объем базы данных). С помощью параметра Фильтры можно выбрать настроенный ранее фильтр на обрабатываемые данные (это делается через F3 или кнопку выбора). Также в контекстном меню присутствует команда Синхронизация значений аналитик по данным бюджета. Она предназначена для приведения в соответствие значения аналитик типовой формы и текущего бюджета. В результате выполнения команды вначале открывается диалог выбора бюджета, а после него – интерфейс Синхронизация значений аналитик по данным бюджетов, где можно задать параметры детализации бюджета: указать копию, регистр учета. Также вы можете решить, как поступить со старыми значениями аналитики типовой формы: если параметр Удалять прежнюю информацию включен, то прежние значения будут удалены, а вместо них программа подставит соответствующие значения из выбранного бюджета. Если же этот флажок снят, то новые значения будут добавлены к прежним значениям.

Чтобы в список, который представлен в окне Строки (колонки) типовой формы (см. рис. 3.28), добавить новую позицию, нажмите клавишу F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее позиции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование элементов оси выполняется в окне, изображенном на рис. 3.30.

Рис. 3.30. Редактирование параметров элемента оси

С помощью имеющихся в данном окне параметров осуществляется настройка формируемой записи о бюджетной статье и/или аналитике, привязанной к первой оси, или периоде планирования (аналитике), привязанной ко второй оси. Поле Вышестоящий уровень не редактируется (его значение программа генерирует автоматически) и исполняет либо информационные функции – в нем представлено название вышестоящего элемента иерархии, если таковой имеется (иначе говоря, для высшего уровня иерархии данный параметр будет незаполненным). Наименование типа записи, которую вы вводите или редактируете, отображается в поле Каталог, Группа КАУ, а в поле Объект учета (КАУ) через F3 вызывается окно, в котором осуществляется выбор статьи бюджета либо периода планирования (для этого нужно выделить требуемую позицию курсором и нажать Enter).

Параметр Имя в типовой форме может заполниться автоматически, но в любом случае вы можете заполнить или отредактировать его с клавиатуры. Здесь вводится наименование бюджетной статьи.

Каждой позиции программа автоматически присваивает уникальные числовые идентификаторы (коды), которые отображаются в полях Код на уровне и Код в иерархии. При формировании иерархического кода программа учитывает положение данной позиции в общем иерархическом списке. В случае надобности вы можете откорректировать значение поля Код на уровне вручную, а вот иерархический код недоступен для редактирования.

Для привязки аналитики к текущей записи (вы можете привязать как один, так и несколько аналитических уровней) нужно нажать кнопку Привязать аналитику. В результате на экране отобразится окно 1‑й уровень аналитики, предназначенное для привязки аналитики к этой записи, затем – окно 2‑й уровень аналитики, и т. д., пока вы не привяжете все желаемые уровни аналитики.

ПРИМЕЧАНИЕ Возможности системы «Галактика» предусматривают использование до 6 уровней аналитики.

Если вы привязали не все аналитики из некоторой группы аналитик, связанной со статьями типовой формы, то для этой группы автоматически формируется слой аналитики.

Окно N‑й уровень аналитики (в заголовке окна отображается номер привязываемого уровня аналитики) показано на рис. 3.31.

Рис. 3.31. Привязка аналитики

Date: 2015-12-13; view: 607; Нарушение авторских прав