Подготовка программы к работе и ее адаптация к потребностям пользователя

Выше уже говорилось о том, что «Галактика» отличается гибким механизмом настройки, который позволяет учесть практически любые потребности пользователей и специфику конкретного предприятия. По количеству параметров настройки программа существенно опережает многих конкурентов. Эти параметры находятся в реестре настройки, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Настройка. Окно реестра настроек, которое отображается в результате выполнения данной команды, представлено на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Реестр настройки программы «Галактика»

На рисунке видно, что данное окно имеет двухпанельное представление. В левой панели находится список разделов настройки, имеющий иерархическую структуру. Параметры настройки, включенные в раздел, отображаются в правой части окна. Таким образом, чтобы получить доступ к требуемым параметрам настройки, нужно щелчком мыши выделить раздел, в котором они находятся.

ПРИМЕЧАНИЕ Разделы настройки могут иметь вложенные подразделы, причем в некоторых случаях используется несколько уровней вложенности. Такие разделы в списке помечены соответствующими символами. Например, на рис. 3.1 такими разделами являются Бухгалтерский контур, Платежный календарь, Управление финансами (он в данном случае является открытым), и др. А, например, разделы Национальная денежная единица и Сроки хранения данных подчиненных уровней не имеют.

В правой части окна в колонке Наименование настройки отображается название (имя) параметра, а в колонке Значение – его текущее значение. Чтобы отредактировать значение параметра, установите курсор в колонку Значение, после чего совершите требуемое действие. Порядок заполнения и редактирования зависит от конкретного параметра: выбор значения может осуществляться через клавиши F3 или F4, выбираться из раскрывающегося списка, вводиться с клавиатуры, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ В реестре настройки настраивается не только модуль «Управление бюджетом», но и другие модули «Галактики». Параметры, имеющие непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом», находятся в разделе Управление финансами, подраздел Бюджетирование.

Тем не менее, есть ряд параметров, которые также имеют отношение к модулю «Управление бюджетом», но при этом находятся в корневом разделе реестра настроек, который так и называется – Настройка. Значения этих параметров следует определить в первую очередь, и об этом пойдет речь в следующем разделе.

Настройка общих параметров

В разделе Настройка имеется три параметра, значения которых имеют непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом». Одним из них является Тип периода планирования – параметр, определяющий текущий тип периода планирования. Его необходимость обусловлена тем, что все проводимые при бюджетировании операции используют периоды планирования только одного типа. Если же необходимо формировать бюджеты по нескольким разным типам периодов планирования, то это делается параллельно. Чтобы выбрать тип периода планирования, нажмите клавишу F4 – после этого отобразится окно, которое показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Определение типа периода планирования

Здесь в поле Значение следует нажать F3 или кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника типов периодов планирования, где нужно щелчком мыши указать нужный тип и нажать клавишу Enter, а затем – кнопку ОК. Значение параметра Период планирования определяет конкретный период, который будет предлагаться при бюджетировании по умолчанию. Требуемое значение данного параметра выбирается в окне справочника периодов планирования таким же образом, как и значение рассмотренного выше параметра.

И еще один важный параметр называется Центр ответственности. О том, что представляет собой центр ответственности и как этот элемент используется в бюджетировании, уже говорилось ранее (подробнее см. выше раздел «Бюджет современного предприятия»). С помощью данного параметра определяется центр финансовой ответственности, который будет предлагаться по умолчанию при составлении бюджетов, а также в иных режимах работы модуля. После заполнения этого параметра курсор в интерфейсах выбора центра ответственности будет автоматически устанавливаться на заданный здесь центр ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника центров финансовой ответственности таким же образом, как осуществляется выбор значений рассмотренных выше параметров.

Настройка параметров бюджетирования

Для настройки модуля «Управление бюджетом» предназначены параметры, которые находятся в разделе Настройка→Управление финансами→Бюджетирование реестра настроек. Отметим, что этот раздел содержит несколько подчиненных подразделов. Здесь мы рассмотрим параметры, расположенные в «корне» раздела (параметры подчиненных подразделов рассматриваются ниже).

В разделе Бюджетирование имеются уже знакомые нам параметры Тип периода планирования, Текущий центр ответственности и Текущий период планирования, поэтому порядок их заполнения нам также уже известен.

ВНИМАНИЕ Значения, которые установлены данным параметрам в разделе Бюджетирование, имеют более высокий приоритет по сравнению с аналогичными параметрами раздела Настройка.

С помощью параметра Текущая типовая форма из соответствующего справочника выбирается типовая форма бюджета, которая будет применяться по умолчанию для просмотра бюджета из других модулей «Галактики». Например, если вы захотите просмотреть бюджет, находясь в модуле «Платежный календарь», то он будет соответствовать указанной с помощью данного параметра типовой форме. Также текущая типовая форма определяет перечень бюджетных статей, доступных для текущего пользователя при определенном значении параметра Доступные статьи (его описание приведено ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ Параметр настройки Текущая типовая форма не является обязательным для заполнения, по умолчанию значение ему не присвоено.

Параметр Текущее представление для анализа бюджетов определяет представление для анализа бюджетов, которое будет использоваться по умолчанию. При открытии окна Настройка сравнения бюджетов, открываемом при активизации команды главного меню Н→Представления для анализа бюджетов (описание данного режима рассматривается ниже, в соответствующем разделе), курсор будет автоматически установлен в позицию, которая соответствует значению данного параметра. Для заполнения данного параметра нужно нажать клавишу F3, затем в открывшемся окне Выбор настройки сравнения бюджетов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Возможности программы предусматривают ведение многовалютного учета, что позволяет формировать бюджеты в разных валютах. Курс валюты в пределах периода планирования формируется на основании значения параметра Курс валют по периоду планирования. Дата, на которую программа автоматически рассчитает курс валют, может быть на начало или на конец периода планирования (значения соответственно брать на дату начала периода планирования или брать на дату конца периода планирования).

Бюджеты могут формироваться на основе финансовых операций. Более подробно данный механизм рассматривается ниже, а здесь поясним, что в настройках модуля предусмотрен параметр, определяющий курс валюты для пересчета финансовых операций. Он называется Курс валют финансовых операций и может принимать значения брать на дату фин. операции или брать на период фин. операции. В первом случае программа автоматически возьмет курс валюты, сложившийся на на дату совершения финансовой операции, во втором случае курс валюты будет устанавливаться в зависимости от значения параметра Курс валют по периоду планирования, описание которого приведено в предыдущем абзаце.

Определение прав доступа к информации

В подразделе Бюджетирование→Права доступа находятся параметры настройки модуля, с помощью которых определяются права пользователей на доступ к информации.

Значение параметра Администраторы модуля определяет пользователей системы, которым предоставляется право доступа ко всем копиям бюджетов – независимо от дескриптора этих копий (дескриптором называется краткое буквенное обозначение пользователя, то есть его имя, которое используется главным образом для разграничения прав доступа пользователей к информации), а также права на выполнение ряда иных операций. Для формирования списка нужно нажать клавишу F3 и выбрать пользователей в открывшемся окне.

Далее следует ряд параметров, с помощью которых определяются права пользователя на доступ к тем или иным данным бюджетов, а также на выполнение определенных операций. Эти параметры перечислены ниже.

• Доступные бюджеты;

• Список бюджетов ЦО пользователя;

• Доступные типовые формы бюджетов;

• Список типовых форм для ЦО;

• Список типовых форм пользователя.

В частности, эти параметры влияют на выполнение команды Документы→Бюджеты (редактирование бюджетов), а также следующих команд меню Операции: Декомпозиция по периодам, Групповое копирование бюджетов, Модели распределений по ЦО, Пересчет бюджетов.

Если параметру Доступные бюджеты присвоено значение все бюджеты, то пользователю предоставляются права доступа ко всем сформированным ранее бюджетам. Если же данному параметру присвоено значение из списка пользователя, то пользователю будут доступны бюджеты для центров ответственности, отображаемых при нажатии F3 на параметре Список бюджетов ЦО пользователя.

В программе реализована возможность ограничения доступа к типовым формам, с которыми может работать пользователь в режиме редактирования и просмотра бюджетов. Иначе говоря, вы можете определить список типовых форм, с которыми работать разрешается – а все остальные типовые формы автоматически станут недоступными. Эта задача решается с помощью параметра Доступные типовые формы бюджетов. Если вы хотите открыть доступ ко всем зарегистрированным в модуле типовым формам (список типовых форм ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомимся ниже) – присвойте данному параметры значение все типовые формы. Если данному параметру присвоить значение из списка для ЦО, то доступны для использования будут типовые формы, которые определены значением параметра настройки Список типовых форм для ЦО. При установленном значении из списка пользователя можно будет пользоваться только теми типовыми формами, перечень которых установлен значением параметра настройки Список типовых форм пользователя. Если же установить значение из списка пользователя по конкретному ЦО, то пользователю будут доступны только те типовые формы, которые одновременно входят в списки параметров Список типовых форм для ЦО и Список типовых форм пользователя.

Далее следуют используемые совместно параметры Доступные статьи и Список статей пользователя. Их главная задача состоит в том, чтобы установить права пользователя на доступ к статьям бюджета.

Если параметру Доступные статьи присвоено значение все статьи, то пользователь получает полный доступ ко всем статьям, которые ранее были зарегистрированы в справочнике статей бюджетов (более подробно с этим справочником мы познакомимся позже). При выборе значения из списка пользователя список доступных пользователю бюджетных статей определяется значением параметра Список статей пользователя (значение данного параметра представляет собой сформированный перечень бюджетных статей). Если же параметру Доступные статьи присвоено значение статьи из текущей типовой формы, то пользователю предоставляются права доступа к статьям из типовой формы, которая определена значением параметра Текущая типовая форма (описание данного параметра приведено выше, в разделе «Настройка параметров бюджетирования»).

ПРИМЕЧАНИЕ Перечень доступных статей может использоваться, например, при выборе бюджетных статей в модуле «Платежный календарь».

С помощью параметра Список статей пользователя определяется перечень бюджетных статей, доступных текущему пользователю. Для заполнения данного поля нужно щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне в поле Значение также воспользоваться кнопкой выбора (либо нажать клавишу F3), после чего в открывшемся окне Доступные статьи бюджетов для пользователя (рис. 3.3) сформировать список статей.

Рис. 3.3. Формирование списка доступных статей

Чтобы внести в список статью, нажмите F7 – в результате отобразится окно справочника бюджетных статей (с ним мы познакомимся позже), в котором нужно щелчком мыши выбрать требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ В окне реестра настроек в качестве значения параметра Список статей пользователя отображается слово Список. Имейте в виду, что значение параметра Список статей пользователя принимается во внимание лишь в том случае, когда параметру Доступные статьи установлено значение из списка пользователя.

В подчинении подразделу Права доступа находится еще один подраздел – Запретить модификацию. С помощью параметров данного подраздела можно запретить пользователю редактирование некоторых каталогов, справочников и таблиц. Каждый из перечисленных ниже параметров, включенных в состав данного подраздела, может принимать значение да либо нет.

• Каталога бюджетов.

• Копий бюджетов.

• Книг финансовых операций.

• Каталога статей бюджетов.

• Каталога сценариев бюджетов.

• Каталога типовых форм.

• Структуры осей типовых форм.

• Каталога баз распределений.

• Каталога индексов и атрибутов.

• Аналитика бюджетирования.

• Области видимости бюджетирования.

• Списка бюджетов ЦО пользователя.

• Списка типовых форм для ЦО.

• Списка типовых форм пользователя.

• Списка статей пользователя.

Чтобы изменить значение любого из перечисленных параметров нужно в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (также для этого можно воспользоваться клавишами F4 либо F3) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Редактирование параметра

В данном окне нужно установить переключатель Значение в требуемое положение и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Настройка финансовых операций

Как уже отмечалось выше, значения бюджетных статей могут рассчитываться автоматически на основании сформированных ранее финансовых операций. В программе предусмотрен механизм настройки финансовых операций – соответствующие параметры находятся в подразделе Бюджетирование→Финансовые операции.

С помощью параметров Закрытый период по умолчанию до, Закрытый период по регистру «план» до, Закрытый период по регистру «факт» до, Закрытый период по регистру «по данным бух. учета» до можно установить закрытый период в модуле «Управление бюджетом». Все перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения.

Возможности программы предусматривают контроль редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду. Эта задача решается с помощью параметра Модификации финансовых операций после закрытия периода, который может принимать одно из трех перечисленных ниже значений.

• разрешать – контроль редактирования финансовых операций в закрытом периоде не производится.

• с подтверждением – при попытке редактирования данных закрытого периода программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

• запрещать – при установленном данном значении возможность редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду, полностью блокируется (при попытке откорректировать такую операцию программа выдаст соответствующее информационное сообщение).

С помощью параметра Автоформирование дескриптора можно установить требуемый порядок автоматического формирования дескриптора при создании финансовых операций (о том, что представляет собой дескриптор и для чего он нужен, шла речь выше, в разделе «Определение прав доступа к информации»). Чтобы было понятнее, проиллюстрируем порядок использования данного параметра на конкретном примере.

Предположим, что финансовые операции формируются пользователем Иванов по документам, которые создали Петров и Сидоров. Если параметру Автоформирование дескриптора присвоено значение из документа, то для финансовых операций автоматически сформируются дескрипторы соответственно Петров и Сидоров. Если же установлено значение пользователя, то финансовым операциям будет присвоен дескриптор Иванов.

Чтобы присвоить значение параметру Автоформирование копий бюджетов под дескриптором, следует в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне вновь щелкнуть мышью на кнопке выбора в поле Значение либо в этом же поле нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно Выбор дескриптора, изображенное на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Выбор дескриптора

В данном окне нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. В результате при расчете показателей бюджета дескриптор новой копии этого бюджета будет присвоен в зависимости от значения данного параметра. Отметим, что использование данной возможности имеет смысл только при использовании сетевой версии программы. Параметры редактирования бюджетов

В подразделе Бюджетирование→Редактирование бюджета находится несколько параметров, значения которых играют важную роль при редактировании бюджетных данных.

Параметр Типовая форма по умолчанию позволяет выбрать способ задания типовой формы бюджета, используемой по умолчанию. Данный параметр может принимать одно из двух значений: последняя используемая либо последняя используемая для данного ЦО. Если выбрать значение последняя используемая для данного ЦО, то при просмотре бюджетов для каждого центра финансовой ответственности по умолчанию загружается своя типовая бюджетная форма.

Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.

Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.

Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.

Настройка выгрузки данных в Excel‑формат

В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel‑отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».

• Каталог для Excel‑отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel‑отчеты, сформированные в модуле.

• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel‑отчетах, сформированных в модуле.

Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:

• Реестр финопераций;

• Раскрытие агрегата по данным бюджета;

• Раскрытие агрегата по данным финопераций;

• Анализ бюджетов.

Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.