HRM-системы: полнота функционала и опыт внедрений в России 5 page

Также система БОСС-Кадровик позволяет настроить данный функционал таким образом, чтобы автоматически планировать и контролировать прохождение сотрудниками (или группами сотрудников) обязательного и периодического обучения. При этом сотрудник, не прошедший такое обучение, или получивший неудовлетворительную оценку по результатам проверки знаний, не будет допущен к работе.

Программы обучения и другие документы по организации обучения могут храниться в любых электронных форматах, и доступны за любой период без ограничений по срокам давности.

Управление расходами на персонал в системе БОСС-Кадровик. Система управления персоналом БОСС-Кадровик позволяет планировать и рассчитывать практически любые расходы, связанные с деятельностью HR-департамента. Основной функционал, связанный с управлением расходами на персонал, представлен в модулях «Штатное расписание», «Расчет заработной платы», «Планирование ФОТ» и «Управление кадровыми процессами».

Планирование и учет расходов напрямую связан с процессом стратегического планирования – создания организационной структуры, штатного расписания, планирование численности компании и определения центров затрат. Система БОСС–Кадровик позволяет осуществлять ведение, добавление, изменение и закрытие нескольких версий центров затрат, расчет планового фонда заработной платы по категориям, расчет затрат на содержание рабочих мест и расчет бюджета.

Моделирование процессов формирования кадрового резерва и перемещений сотрудников в компании позволяет учитывать косвенные затраты, связанные с расходами по подбору персонала и получения отчетов, а также на планирование расходов по обучению и подготовке кадрового резерва, с возможностью сегментации по произвольно задаваемым критериям.

В функционале системы БОСС–Кадровик большое внимание также уделено подготовке отчетов по расходам, связанным с различными формами компенсаций и выплат, в том числе при оформлении отпусков и командировок.

Фактически в системе управления персоналом БОСС-Кадровик можно учитывать любую сферу затрат на персонал, в том числе выплаты сотрудникам, уходящим на пенсию; затраты на страхование сотрудников, включающие в себя все виды страховых выплат; расчеты и распределение фонда премирования; факторы, влияющие на изменения фонда премирования за различные периоды и др.

Расчет затрат на мероприятия в системе БОСС-Кадровик. В рамках процесса управления персоналом неизбежно планирование и учет затрат на мероприятия. Все кадровые процессы, сопровождающиеся необходимостью проведения мероприятий, в рамках планирования в системе управления персоналом БОСС-Кадровик, сопровождаются возможностью функциональной поддержки в виде составления детализированной, настраиваемой отчетности, в том числе и по финансовым показателям. Основные группы мероприятий по рекрутингу, обучению, оценке, формированию кадрового резерва сопровождаются детальной отчетностью, в число которой входят:

-учет нормативных и распорядительных документов по мероприятиям;

- формирование и учет планов и результатов мероприятий;

- формирование списков участников мероприятий;

- учет расходов на организацию мероприятий в разрезе различных статей сметы (аренда помещений, стоимость услуг контрагентов и т.д.);

- учет финансовых, нормативных и распорядительных документов;

- формирование и хранение истории участия в мероприятиях по участникам и контрагентам;

- формирование и хранение заключений об участниках групп по результатам обучения, тестирования, оценки, собеседования и иных мероприятий;

- ежемесячный и ежеквартальный учет затрат и др.

На практике этот функционал системы управления персоналом БОСС-Кадровик, представленный в модуле «Управление кадровыми процессами», работает следующим образом. Например, в контексте затрат на проведение мероприятий по обучению сотрудников, в системе будет отражено:

- формирование, согласование и утверждение плана учебных мероприятий на календарный год;

- заявки на обучение, приказы о проведении мероприятий и командировании участников;

- формирование договоров (в том числе и ученических) на обучение персонала;

- планирование необходимой учебно-материальной базы для проведения мероприятия;

- формирование статистических и аналитических отчетов (по различным видам и показателям) в формализованном и произвольном вариантах по результатам обучения.

Согласно заключенному в мае этого года соглашению между компаниями АйТи и Астро Софт, последняя будет представлять в Северо-Западном регионе программный продукт компании АйТи – «БОСС-Кадровик». Астро Софт будет осуществлять продажу, гарантийное и послегарантийное обслуживание системы, проводить обучение пользователей и оказывать услуги по внедрению. Предлагаем вашему вниманию ознакомительный материал по данному продукту.

«БОСС-Кадровик» относится к классу комплексных систем управления персоналом. Он позволяет формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату. Этот программный продукт может использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов на любом предприятии независимо от рода деятельности.

Система «БОСС-Кадровик» поможет в работе:

- руководителю предприятия. Для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках;

- менеджерам по персоналу. Используя специализированную программную систему, они смогут освободиться от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке, оформлении и контроле исполнения приказов. Хранение полной информации о кандидатах и сотрудниках позволит эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников;

- бухгалтеру. Расчет заработной платы в автоматизированном режиме с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях позволит работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять заработную плату, формировать бухгалтерские проводки, относить затраты на себестоимость.

Таким образом, использование системы «БОСС-Кадровик» позволит ключевым людям предприятия сократить количество рутинных операций и высвободит время для творческой и аналитической работы.

9. Структура и функции системы «БОСС-Кадровик»

Система «БОСС-Кадровик» разрабатывалась в течение четырех лет и впитала в себя опыт работы десятков профессионалов-кадровиков. Вся отчетность, формируемая в системе, разработана на основе постановлений Госкомстата РФ, Правительства РФ, инструкций Министерства труда РФ.

Дружественный интерфейс облегчает ввод информации и обучение работе. Логика системы интуитивно понятна любому (даже начинающему) пользователю. Экранный вид всех документов приближен к стандартному, основным действиям в системе соответствует стандартный набор функциональных клавиш. Если вы случайно сделали что-нибудь некорректное, то «БОСС-Кадровик» сам предупредит вас и предложит вариант действий.

Рутинные операции в системе сведены к минимуму. При заполнении любого документа практически всю необходимую информацию можно найти в справочниках. Использование фильтров позволит выделять из списков самые замысловатые выборки. Многие параметры заполняются по умолчанию с возможностью корректировки и замены.

В состав системы «БОСС-Кадровик» входят модули «Учет кадров», «Штатное расписание» и «Расчет заработной платы»; в зависимости от потребностей конкретного предприятия в систему включается отдельный модуль учета табеля рабочего времени, предназначенный для ведения ежедневного табельного учета непосредственно в подразделениях.

Модуль «Штатное расписание». Этот раздел системы предназначен для автоматизации деятельности сотрудников ПЭО по ведению штатного расписания и позволяет:

- создавать и редактировать структуру предприятия;

- формировать штатное расписание;

- непрерывно вести редакции штатного расписания, их утверждение начальством, ввод в действие новых редакций;

- осуществлять контроль однозначного соответствия персонала, принятого на работу, позициям штатного расписания;

- формировать отчеты по вакансиям и/или превышению штатной численности (при желании заказчика реализуется функция автоматического запрета на превышение штатной численности при приеме на работу);

- проводить пропорциональное изменение окладов;

- вести списки должностей, разрядов и надбавок;

- формировать различные выходные документы.

В модуле формируется множество стандартных выходных документов, к основным из них относятся:

- планируемое штатное расписание;

- перечень изменений к штатному расписанию;

- приказы об изменении должностей, окладов и тарифных ставок;

- действующее штатное расписание в целом по предприятию;

- отчеты по среднесписочной численности;

- различные сводки по должностным окладам.

Кроме того, встроенный генератор отчетных форм позволяет создавать отчеты любой степени сложности.

Модуль «Учет кадров». Модуль разработан для менеджеров по персоналу и предназначен для работы с персоналом предприятия, с различными приказами по кадрам. Позволяет вести справочную работу, а также предусматривает подготовку различных статистических данных. Поддерживает ведение документооборота (приказы по персоналу, прочие приказы, служебные записки, инструкции и т.п. отдела кадров и планово-экономического отдела) с функцией полного автоматического формирования текста по персоналиям как результата конкретного действия с данными по работнику. В модуле представлен широкий спектр настроек элементов приказа (подписывающее лицо, набор виз согласования и ознакомления, схема рассылки и т.п.). Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным фирмам, подразделениям, уволенному персоналу.

В состав документов по кадровому составу входят:

1. Документы о движении по службе (по приему и увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты).

2. Документы о различных выплатах помимо заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях).

3. Документы, обосновывающие необходимость отрыва от основной работы (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы и т.п.).

4. Прочие документы по кадровому составу.

Автоматизированное рабочее место работника отдела кадров предназначено для решения следующих задач:

-ведение карточек на сотрудников с фотографиями;

-ведение архива приказов;

-оформление сотрудников на работу;

-оформление увольнения сотрудников;

-оформление отпусков;

-учет получения и выдачи трудовых книжек;

-формирование отчетных документов в вышестоящие организации.

- видов выходных документов (без учета возможности настройки системы) - такого количества выходных форм вы не найдете ни в одной кадровой системе.

Ниже представлены наиболее часто используемые выходные документы:

-личная карточка (форма Т-2);

-приказ о приеме на работу;

-приказ о переводе на другую работу;

-приказ об увольнении;

-записка о предоставлении отпуска;

-приказ на совместительство;

-записка о заключении срочного трудового договора;

-журнал отпусков;

-журнал учета трудовых книжек;

-журнал трудовых договоров;

-сведения о вакантных рабочих местах;

-списки сотрудников по различным запросам и др.

Помимо готовых отчетов, менеджеры по персоналу могут создавать произвольные списки, осуществлять выборки по запросу, задавать порядок представления подразделений, сотрудников и т.п.

Модуль «Табельный учет». Этот модуль может работать как на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ), если на предприятии табельный учет ведется специально выделенным сотрудником, так и в составе АРМ расчетчика (модуль «Расчет заработной платы»).

Функции, выполняемые в модуле:

- ежедневный табельный учет отработанного времени непосредственно в подразделениях;

- учет отпусков, больничных и прогулов.

Модуль «Расчет заработной платы». Система учета труда и заработной платы по праву занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии. Она направлена на решение следующих задач:

- в установленные сроки производить расчеты с персоналом по оплате труда;

- своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и отчислений органам социального страхования;

- собирать и группировать показатели по труду и заработной плате для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности.

Автоматизированное рабочее место работника расчетного отдела бухгалтерии предназначено для:

- расчета зарплаты сотрудникам предприятия;

- расчета аванса;

- расчета межрасчетных выплат штатным работникам;

- ведения архива постоянных сведений по зарплате работников;

- ведения архива ведомостей и лицевых счетов за согласованный период времени с информацией о том, как начислена любая сумма;

- формирования документов для других подразделений;

- автоматической разноски зарплатных выплат по проводкам и статьям затрат;

- формирования документов для налоговых и других органов.

Модуль расчет заработной платы автоматически производит такие виды расчетов, как:

- начисление основной и дополнительной заработной платы;

- начисление различных социальных выплат;

- начисление оплаты отпусков и больничных листов;

- удержание подоходного налога;

- удержание пенсионного налога;

- удержание по исполнительным листам.

АРМ оператора расчетного отдела существенно сокращает количество ручных и машинописных работ при оформлении документов, всевозможных отчетов и справок, так как вся информация о сотрудниках находится в БД. Основной функцией сотрудников отдела в этих условиях становится контроль за проведением автоматизированного расчета заработной платы и взаимодействие с личным составом по этим вопросам. Система гибко настраивается на различные алгоритмы расчета видов оплат, позволяет проводить расчеты в рублях по отношению к фиксированной сумме начислений в валюте, получать расчет методом обратного счета от суммы к выдаче и т.д. Расчеты можно проводить по различным участкам учета с разной степенью детализации - для предприятия в целом, подразделения, отдельного сотрудника.

Выходные документы:

- ведомости на выплату аванса;

- расчетно-платежные ведомости на разные выплаты;

- расчетные листки;

- свод по ведомостям;

- расходные и приходные кассовые ордера;

- свод по отделам и статьям начислений и удержаний;

- данные для формирования отчета по социальному страхованию;

- список по исполнительным листам;

- список по перечислениям в сберкассу;

- список удержанных страховых взносов;

- данные по формированию отчета по пенсионному фонду;

- лицевые счета;

- справка о средней заработной плате;

- справка о совокупном доходе при увольнении;

- отчет по труду;

- справки в налоговую инспекцию;

- итоговый отчет в налоговую инспекцию.

Сводные сведения по начисленной зарплате можно формировать по подразделениям и статьям затрат различных направлений, что позволит оценить абсолютные и удельные величины трудозатрат в стоимостном выражении в определенном объеме оборота фирмы.

Все выходные документы соответствуют формам, утвержденным Госкомтруда и ГНИ. Система автоматически формирует налоговую карточку и поддерживает экспорт данных в систему «Персональный учет в Пенсионном фонде России» Пенсионного Фонда РФ.

Недавно система «БОСС-Кадровик» успешно прошла сертификацию Госналогслужбой РФ (ГНС) на предмет соответствия требованиям по возможности подготовки работодателем налоговых отчетов на магнитных носителях о доходах своих сотрудников.

Надежная платформа - один из главных аргументов. «БОСС-Кадровик» является сетевым продуктом, классически реализованным в архитектуре клиент-сервер, поэтому система отличается высокой надежностью, способна восстанавливаться при сбоях аппаратуры и обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа.

Для работы с базой данных используется сервер Microsoft SQL Server. Применение данного SQL-сервера гарантирует максимальное использование сервером всех возможностей операционной системы. MS SQL Server поддерживает широкий спектр средств разработки, позволяет интегрировать программный продукт с офисными приложениями такими, как Microsoft Word, Еxcel, Internet Explorer.

При выборе автоматизированной системы управления персоналом наряду с функциональными возможностями оцениваются финансово-экономические характеристики приобретаемой системы. «БОСС-Кадровик» поможет службе управления персоналом справиться с большим объемом работы. Как показывает опыт внедрения, один инспектор отдела кадров с помощью системы «БОСС-Кадровик» способен вести более 1000 человек персонала, и столько же сотрудников, без особых трудностей, обслуживает один оператор расчетного отдела. Притом, что в ручном режиме на такое же количество персонала требуется три расчетчицы и соответствующее количество работников отдела кадров. Нетрудно просчитать, что срок окупаемости системы при этом значительно меньше месяца. И главное, сотрудники не будут заниматься малоэффективной рутинной деятельностью.

Получить более подробную информацию о системе «БОСС-Кадровик», ее возможностях, условиях поставки и дополнительных услугах вы можете, обратившись в фирму Астро Софт.